4.5. Технология обработки табличной информации

Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таб­лицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного ро­да диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моде­лировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершен­ствованию набора функциональных средств Excel.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы.

Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточ­но высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft -80% всех пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обо­значения строк используется цифровая нумерация, столбцов бу­квенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в вице таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же ото­бражаются на экране компьютера.

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типа­ми документов: электронной таблицей (в Excel ЭТ называется рабо­чим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, ко­торую приходится постоянно выполнять пользователю в повсе­дневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках). Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

• формирования заголовка ЭТ;

• ввода названий граф документа;

• ввода исходных данных;

• ввода расчетных формул;

• форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

• подготовки к печати и ее печать.