Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного доку­мента (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответ­ственно объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего со­провождающие основной документ и поясняющие содер­жание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо про­исшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформ­ляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от ру­ки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Объяснительная записка имеет следующие реквизиты:

• название вида документа " Объяснительная записка ";

• дата;

• адресат (кому направлена);

• от кого направлена;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки (рис.6).

Рис. 6. Формуляр-образец объяснительной за­писки