Создание текста на компьютере

Для создания любого документа необходимо владеть не только навыками составления «заготовок» самих документов, но и в работе на компьютере.

Текстовые редакторы предоставляют значительно боль­ше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных от­ступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержа­ния (не следует использовать более 2-3 шрифтов одновре­менно).

Для того чтобы документы, передаваемые с компьюте­ра на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьюте­рах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты.

При установке дополнительных шрифтов следует об­ращать внимание на поддержку шрифтами так называе­мой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно исполь­зовать в MS Office 97, MS Office 2000.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако, если текст бу­дет распечатываться на черно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудно читаемым. Другой способ выделения текста - использование ра­мок. Чтобы рамка не смещалась относительно остально­го текста, следует установить ее расположение относи­тельно абзаца и установить привязку (команда «Графический объект» в меню «Формат», вкладка «Размер и положение»). В Word для обрамления используется специальная панель инструментов «Таблицы и границы».

Рамки удобно применять для пояснений в органи­зационных документах, таких как инструкции и прави­ла. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфогра­фии в фоновом режиме, одновременно с созданием доку­мента и подчеркивает красной волнистой линией незна­комые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекст­ном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласо­ванность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь ока­зывают словари синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках - англо-рус­ские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к вы­бранному слову.