1.3. Использование формуляра-образца при создании конкретных документов

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовке к оформлении документов использу­ют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 1 А) и Б) ).

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст).

Общая структура документа согласно ГОСТ Р 6.30 – 97 и с учетом обозначенного разделения на блоки приведена на рис.1.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения рек­визитов, пунктиром - переменные. Каждая зона опреде­ляется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Рис.1. Общая структура документа