2.1.Структура деловых и коммерческих писем

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные перегово­ры, выясняются отношения между предприятиями, из­лагаются претензии. Письма сопровождают материаль­ные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для мно­гоаспектных писем уже сложились определенные устой­чивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунк­тов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходи­мо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимуще­ственно одноаспектных писем. Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргумен­ты), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При состав­лении любого письма вначале нужно наметить логичес­кую схему его содержания. Приведем примеры структу­ры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлет­ворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудни­честву.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение пред­ложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.