Особенности создания кис на базе Workflow-систем

Корпоративные информационные системы

Workflow – это подход в управлении

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки работ (заданий) организованы в процедуры (последовательности шагов) в соответствии с предварительно заданными правилами и ориентированы на коллективное выполнение. Отдельно взятая задача должна быть назначена к выполнению конкретной структурной единицей (например, сотрудником или отделом). Каждая структурная единица имеет собственный список задач для выполнения, а также следующую информацию по каждому из заданий:

• что представляет собой задача: описание процедуры и ожидаемый результат ее выполнения

• кто ответственен за выполнение задачи

• сроки выполнения задачи

• кому необходимо представить результаты выполнения задачи

Для обозначения логического описания потока работ (документированной последовательности действий, выполняемых структурными единицами) используют широко известный термин бизнес-процесс (Business Process) .

Автоматизация бизнес-процессов предприятия наиболее логична, и вполне реальна благодаря современным Workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты. Сформированная таким образом КИС характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Она способна автоматизировать деятельность предприятия практически любой отрасли и при этом позволяет сохранить специфические, критически важные нюансы управленческого и организационного ноу-хау. Кроме того, автоматизацию не нужно начинать с нуля. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, т. е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения. Кроме того, применение современных Workflow-систем, которые характеризуются открытостью и широкими возможностями по настройке, легко достигается динамичная и гибкая модификация целей и функций КИС.

Workflow-системы

Работа Workflow-систем основывается на том, что большая часть бизнес-процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных CASE -инструментов создаются модели бизнес-процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в модель описание бизнес-процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Модель бизнес-процесса может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее Workflow-приложение. В некоторых Workflow-системах создание информационных моделей бизнес-процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний.

Важно отметить, что, несмотря на общий подход, Workflow-системы сильно различаются по возможностям моделей бизнес-процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо, прежде всего, обратить внимание, насколько сложными могут быть структуры бизнес-процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта), условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий), ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей), объединение ветвей, скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса.

Также должна существовать возможность определять в контексте модели переменные различных типов, несущие любую смысловую нагрузку и влияющие на ход выполнения работы (непример, название контрагента по сделке, сумма сделки, дата завершения этапа). Разумеется, должен быть встроенный редактор для создания экранных форм, которые на каждом этапе делового процесса отображают переменные и формируют пользовательский интерфейс Workflow-приложения.

Следует помнить, что значения переменных, в идеале, должны считываться не только из базы данных Workflow-системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это позволяет интегрировать систему автоматизации бизнес-процессов с внешними приложениями в разрезе совместного использования данных. Что же касается встроенного языка программирования, то к нему предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком — на сегодняшний день предпочтительнее всего VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными. Крайне желательно, чтобы скрипт мог работать с OLE-серверами, запускать внешние программы, взаимодействовать с почтовыми системами. Кроме того, учитывая, что Workflow-система рассматривается как основа КИС, для получения полной интеграции с другими программами и облегчения этого процесса, скорее всего, потребуется наличие открытого программного интерфейса API, который бы позволил управлять системой из внешних программ.

Если Workflow-система отвечает большинству вышеперечисленных требований, то это позволит легко объединить вокруг нее любые современные приложения, поддерживающие определенные стандарты межпрограммного взаимодействия. Ясно, что функциональная направленность интегрированного комплекса в принципе ничем не ограничена, однако некоторые сферы деятельности носят более распространенный характер, нежели другие, и поэтому заслуживают интеграции в первую очередь.