Управление сообщениями. Электронная почта.

Электронная почта

Традиционно специалисты считали почтовую систему, даже электронную почту, дополнительной функцией СППР. То есть разработчики систем поддержки принятия решений понимали, что лицо, которое принимает решения, вероятно имеет системы доставки электронной почты, но такие системы игнорируются при проектировании и разработке СППР. Поэтому при использовании электронной почты пользователь сначала должен был бы прекратить работу с СППР. Даже когда появилась технология «работы с окнами» прикладных программ, разрешающей пользователю легко перемещаться в прикладную программу электронной почты, СППР и электронная почта существовали как все еще независимые программы. Пользователь не мог легко пересылать документы, графику или текст прямо из СППР или получать их, для применения внутри СППР.

В сегодняшней электронной среде имеется интеграция СППР с системой электронной почт и все большее количество менеджеров считают электронную почту продуктивно расширяющим инструментом. Интерфейс с системой электронной почты разрешает ОПР больший доступ к группам обсуждения, базам данных Интернет, другим электронным данным и инструментальным средствам для принятия решений. Эти ресурсы могут расширять диапазон доступной информации и могут, в некоторых случаях, обеспечить доступ к более новым данным. Использования электронной почты, может помогать пользователю связываться с коллегами, чтобы обсудить информацию и проведенные исследование, а также установить приемлемую перспективу решений. Это может, в свою очередь, улучшить связь менеджеров с подчиненными и сформировать поддержку выбора, который есть важными шагами в процессе принятия решений.

Общения среди ОПР обычно более сложное чем простые вопросы и ответы, которые могут быть реализованы на простом шаблоне почты. Часто, они должны формировать документы и исследование на основе анализа или связанных записей. Если электронная почта интегрирована в СППР, пользователи могут легко включать документы, электронные таблицы, и даже графики, обогащающие связь.

Дискуссионные группы

Использования электронной почты для ежедневной связи, которая традиционно проводится в форме встреч, телефонных звонков или почтового обслуживания, создает у людей привычку использовать это средство коммуникаций. По причине, которые не очевидные, большинство людей имеют тенденцию отвечать на электронную почту более легко и быстро, чем использовать какие-то другие типы связи. Так же, люди с удовлетворением используют электронную почту для передачи сообщений, которые иначе не могут быть переданы, в особенности вышестоящими лицам или лицам высшего ранга. Электронная почта обеспечивает связь между лицами, которые обычно не взаимодействуют между собой. Кроме этого, многие люди предоставляют своим сообщениям электронной почты более персональный характер чем записям. Кроме прямого использования электронной почты пользователи СППР могут использовать электронные дискуссионные группы чтобы получить информацию или понимание из расширенной группы коллег. Открытые дискуссионные группы доступные в Интернет почти на любую тему, которую только можно вообразить

Эти дискуссионные группы, большей частью, открытые для кого-нибудь, кто заинтересован темой. Пользователи преимущественно присылают свои вопросы через электронную почту. Вопрос, в свою очередь, рассылается всем абонентам дискуссионной группы. Когда абоненты знают ответ, ссылка ли, они могут ответить в дискуссионную группу или абоненту, который сделал запрос. Пользователи, конечно, зависят от других пользователей, чтобы проверять их электронную почту регулярно и быть способными ответить на вопрос. Много дискуссионных групп работают очень хорошо и люди находят много полезной информации. Лишь экспериментирования с системами может обеспечить точную информацию относительно того, какие дискуссионные группы будут разве что будут полезными.

Пользователи могут также инициировать дискуссионные группы, составленные из служащих их предприятия, отделов или проектных групп, или коллег с подобными интересами и обязанностями из других организаций. Так же дискуссионные группы могли бы использоваться для обсуждения процедурных или стратегических изменений и (или) для идентификации проблемы важности определенных клиентов или подчиненных. Пользователи в этих закрытых дискуссионных группах могут быть более приближены к информации и получать поддержку, так как они именно те, кто будет читать сообщение; они также не должны волноваться относительно открытия частной информации или стратегических планов корпорации. Кроме того, закрытые дискуссионные группы имеют общую цель и ответы на вопрос, могут помочь приблизиться к этой общей цели.

Еще один способ использования электронной почты осуществляется путем просмотра определенной среды, чтобы идентифицировать проблемы и возможности. Например, дискуссионные группы или группы новостей могут помочь аналитику обнаружить новые идеи. Например, вопрос, поставленные другими пользователями относительно новых методов или процедур, могут дойти к вниманию аналитиков, которые могут рассмотреть их как стратегические возможности ли использовать идеи для решения существующих проблем. Так же аналитики из межнациональных корпораций, или те, кто принимают участие в многонациональных переговорах, могут контролировать текущие события в специфических странах, искать изменения, которые могут требовать изменений в политике или планах. Точно так же и внутренние дискуссионные группы могли использоваться для индикации проблем или идей.

Дискуссионные группы не единый путь, которым аналитики могут использовать электронные коммуникации. Существует ряд информационных служб, на которые можно подписаться в Интернет, что обеспечивают, например, своевременные промышленные новости и технологически связаны. Из них аналитики могут получить ряд новостей, которые связанные с рассматриваемым выбором.

Чтобы быть полезной в среде СППР, система электронной почты требует дополнительных возможностей, которые облегчают или хотя бы не препятствуют использовать системы электронной почты для поддержки решений. Одна из таких возможностей — автоматическое сообщение системы пользователю о доступности электронной почты, независимо от того, выполняется ли какое-либо другое прибавление. Если автоматическое сообщение не обеспечивается, то пользователь вынужден остановить то, что он делает для того, чтобы проверить электронную почту. При этих условиях аналитики, вероятно не будут использовать электронную почту, или, по крайней мере, не будут использовать ее эффективно. Конечно, аналитики должны быть способные отключить функцию автоматического сообщения, когда они не хотят отрываться от текущих задач.

С этой возможностью связанная необходимость обеспечить систему фильтрации сообщений, поскольку автоматическое сообщение без механизма фильтрации может сделать систему электронной почты больше раздражающей, чем полезной. Ясно, что быстрое сообщение о несрочной информации не лучше, чем вообще не иметь сообщения.

Тем не менее, если система электронной почты сообщает пользователя только, тогда, когда сообщение получено от отдельных лиц или дискуссионных групп, это может быть полезной информацией. Так же, если фильтрующая система может читать тему сообщения и перерывать лишь если прибывшая электронная почта относительно определенной темы или перечня тем, то это будет полезно для аналитика.

Если система электронной почты способная определить источник сообщения электронной почты, сравнив его с определенным пользователем перечнем источников, и (или) определить тему сообщения и сравнить с определенным пользователем набором тем, то она будет «знать», какие сообщения важные для аналитика, и соответственно этому перерывать его работу. например, можно было бы разрешить фильтрацию таким образом:

• разрешить прерывание для сообщений, в которых встречается любой из указанных критериев.

• для любых сообщений от моего супервизора.

• для любого ответа на мой запрос относительно желательного размещения предприятия.

• для любого нового сообщения от супервизора предприятия.

• регистрировать любые другие сообщения, но не присылать автоматическое прерывание на них.