5.1. Значение авторитетных/нормативных записей

Развитие информационных технологий, широкое применение компьютерной техники для обработки информации позволяют широко использовать документальные библиографические базы данных, созданные центрами национальной (государственной) библиографии. Основу для представления библиографических данных в различных АИБС составляют, как правило, форматы семейства MARC. Для совершенствования автоматизированных информационных процессов работы с библиографическими данными в 1991 году IFLА разработан международный коммуникативный формат представления авторитетных данных – UNIMARC / Authorities: UNIMARC/AUTHORIES: Universal Format for Authorities / Recommended by the IFLA Steering Group on a UNIMARC Format for Authorities. Первый формат авторитетных данных был разработан Библиотекой конгресса США и назывался USMARC Format Authority Data / Cataloging Distribution Service Library of Congress. Структура записи в этом формате соответствовала структуре представления библиографических данных формата ISO 2709. По наполнению данными сохраняется преемственность с UNIMARC. Принципиальное отличие авторитетной записи от библиографической заключается в том, что библиографическая запись содержит сведения об издании как информационной единице, а основу авторитетной записи составляют сведения о логически самостоятельной части библиографических данных (об именах индивидуальных авторов, наименованиях коллективных авторов – организаций, предметных рубриках, унифицированных заглавиях, географических названиях и др.). Эти сведения являются заголовком авторитетной записи. Сведения об изданиях, зарегистрированных в библиографической базе данных, в описании которых содержатся элементы этого заголовка, – это справочная часть авторитетной записи, которая позволяет реализовать связь записи в авторитетных базах данных с библиографическими данными и эффективно использовать накопленный информационный ресурс документальной и авторитетной баз данных одновременно. Значение авторитетных баз данных для работы в автоматизированных информационных системах очень велико. Авторитетные базы данных используются в библиографической, библиотечной, издательской, книготорговой и информационной деятельности.

Международный формат авторитетных баз данных предполагает создание Международной системы авторитетных записей, содержащей унифицированные заголовки описания со своим уникальным номером – ISADN – International Standard Authority Data Number. Создание унифицированных заголовков описания обеспечит эффективный поиск.

Термин «авторитетные данные» («авторитетные записи») произошел от английского термина «authority data» и означает подготовленные по определенным правилам и признанные как основные («расстановочные» или поисковые) данные об элементах библио­графической записи.

В 1995 г. в рамках Программы «ЛИБНЕТ» Российская библиотечная ассоциация (РБА) в целях создания условий для формирования единого информационного пространства России начала разработку системы форматов представления библиографических данных в машиночитаемой форме.

В 1998 г. по заказу Министерства культуры России и под руководством РБА издана первая версия «Российского коммуникативного формата представления авторитетных/нормативных записей в машиночитаемой форме (российский вариант – UNIMARC/ Authorities)». Формат предназначен для обмена авторитетными/ нормативными, а также ссылочными и справочными записями между библиографирующими учреждениями России.

Сокращенный вариант этого отечественного коммуникативного формата отражен в ОСТ 29.131–98 «Издательская и книготорговая библиографическая информация».

Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей согласован по структуре и наполнению полей с Российским форматом машиночитаемой каталогизации и Российским коммуникативным форматом представления библиографических записей.

Использование при разработке форматов одних и тех же стандартов создает условия для формирования системы взаимосвязанных российских коммуникативных форматов для обмена различной информацией. Кроме общих стандартов, разработчики Российского коммуникативного формата для авторитетных/ нормативных записей использовали документы, разработанные ИФЛА: Руководство по составлению авторитетных/нормативных и ссылочных записей (GARE) и Руководство по созданию и ведению предметных авторитетных/нормативных и ссылочных записей (GSARE). В этих документах определены основные элементы данных конкретных типов авторитетных/нормативных записей и идентифицируются заголовки, основные виды связей между заголовками, основные типы информации, содержащейся в авторитетных / нормативных, ссылочных и справочных записях, а также представлены модели вывода записей на экран дисплея или на принтер. В коммуникативном формате не устанавливаются форма, содержание и структура записи в конкретных системах. Основная цель формата заключается в том, чтобы дать рекомендации по форме и содержанию данных, предназначенных для обмена. Форма представления данных в авторитетной/нормативной записи определяется правилами и методикой конкретного библиографирующего учреждения, создающего запись.

Этот формат можно использовать для записи следующих видов заголовков: имени лица, наименования организации, родового имени, географического названия, унифицированного заглавия, обобщающего унифицированного заглавия, тематической предметной рубрики.