logo
Учебник

2.3. Виды библиографических записей

Виды библиографических записей многообразны. В системе документальных коммуникаций могут использоваться отдельные элементы записи, сама запись как информационный продукт, а также совокупность записей, входящих в различные ИПС.

Формирование библиографической записи – это совокупность сложных интеллектуальных процессов, в число которых входит составление отдельных ее элементов, выбор первого элемента записи, фиксация результатов обработки на материальном носителе в ИПС.

По сфере использования библиографическая запись подразделяется:

1) на запись каталогизационную, которая является структурной единицей разных видов каталогов. Каталогизационная запись – это библиографическая запись, предназначенная для библиотечного каталога и обязательно включающая шифр местонахождения документа в фонде конкретной библиотеки.

В нонэлектронной каталогизации используется два вида записей: основная и добавочная. Основная запись – это запись, представляющая главную информацию о документе, обеспечивающая его идентификацию и поиск по основному поисковому элементу (по фамилии автора или названию). Добавочная запись составляется на базе основной библиографической записи, но отличается от нее первым элементом. Она предназначена для обеспечения поиска документа по добавочного признаку, отличному от указанного в основной записи (по фамилии соавтора, редактора, составителя и др.).

В электронной каталогизации используется единая библиографическая запись, в которой выделяются элементы, служащие как основными, так и дополнительными точками доступа. В связи с этим отсутствует необходимость формирования основных и добавочных записей

2) запись библиографического пособия, которая является структурной единицей разнообразных библиографических картотек, списков, указателей, летописей, отечественных и международных банков данных и т. д. Отражает любые документы, независимо от их места хранения. Распространенным видом библиографической записи является аннотированная запись, в которой обязательным элементов является аннотация.

3) запись информационного издания, являющуюся основой обзорных и реферативных изданий, сигнальной и экспресс-информации, создаваемых органами научно-технической информации. Отражает издания в помощь научно-исследовательской деятельности. Одним из распространенных элементов такой записи является реферат;

4) запись рекламных продуктов издающих и книготорговых организаций, присутствующую в тематических планах выпуска, печатных каталогах, прайс-листах, в макете аннотированной каталожной карточки. Отражает текущие или планируемые к выпуску издания. Содержит элементы, способствующие заказу документа;

5) запись списка литературы, составленного к научной работе (в рефератах, курсовых и дипломных работах, диссертациях, монографиях, научных статьях, докладах и т. п.). Она обычно состоит из заголовка и библиографического описания, но может состоять только из библиографического описания.

По первому поисковому элементу БЗ подразделяется на 2 вида:

1) запись под заголовком, обеспечивающая упорядочение и поиск документа по любой другой точке доступа, кроме основного заглавия (названия документа);

2) запись под заглавием, обеспечивающая упорядочение и поиск документа по первому элементу библиографического описания, то есть по основному заглавию.

По объекту обработки БЗ может быть пяти видов:

1) монографическая, отражающая результаты обработки однотомного издания в целом или отдельного тома многотомного или сериального издания;

2) сводная, отражающая результаты обработки многотомного или сериального издания в целом либо нескольких составляющих его томов, выпусков, номеров и т. д.;

3) аналитическая, отражающая результаты обработки составной части документа;

4) объединенная, включающая сведения о различных публикациях одного произведения (его переизданиях, оттисках, переводах) и (или) связанных с ним других произведениях (рецензиях на него, рефератах и т. д.);

5) запись на цитируемое или упоминаемое произведение, оформ­ленная в виде библиографической ссылки.

По полноте набора элементов БЗ может быть простой, дополненной и базовой.

Простая БЗ состоит только из обязательного элемента – библиографического описания.

Дополненная БЗ, кроме библиографического описания со­держит один и более элементов, например заголовок или клас­сификационный индекс. Это наиболее распространенный вид записи, используемый в ИПС различных организаций и учреждений.

Базовая БЗ – это запись, в которой с наибольшей полнотой и точностью отражены все возможные элементы. Такая запись может присутствовать в национальных электронных ИПС. Она содержит элементы, созданные на основе авторитетных данных: полное библиографическое описание, заголовки разных видов, индексы разных классификационных систем, предметные рубрики и дескрипторы, аннотации, рефераты. Произведя выборку необходимых элементов из базовой записи, любая организация — пользователь данной ИПС посредством Интернета преобразовывает базовую запись в дополненную и использует ее в своих поисковых системах.

Обработчик должен уметь создавать базовую запись. Это требование стало особенно актуальным в связи с созданием библиогра­фических записей в электронной форме. В новых условиях набор сведений должен быть максимально полным, чтобы при поиске и выводе необходимой записи можно было получить любую характеристику документа в любом требуемом объеме.

В электронной базовой записи предусматривается возможность отражения наиболее полного набора элементов в целях последующего использования во всех действующих или планируемых источниках информации.

В современном мире сложилась система национальных библиографий и соответственно система обработки входного национального документопотока.

Сведения национальной библиографии являются исходными для создания массивов записей в библиотеках, информационных центрах и т. п. При этом данные национальной библиографии являются текущими, а в конкретных системах они включаются не только в текущие, но и в кумулируемые массивы, а также используются для создания других записей (например, составных частей документа), проблемно-ориентированных баз данных, нормативных/авторитетных файлов и др. Но запись национальной библиографии может быть недостаточной для ее универсального использования и тогда возникает необходимость ее дополнения, изменения (модификации) или преобразования в базовую запись. Развитие программных средств позволяет многие операции с библиографическими сведениями осуществлять в автоматизированном режиме, поэтому общие правила создания базовой записи разрабатываются с учетом этого фактора.

На уровне национальной библиографии при условии функционирования в электронной среде и многоаспектного, многофункционального использования в библиотечных, информационных и других системах базовая запись должна отвечать следующим основным требованиям:

Трудозатраты на максимально полное и адекватное отражение сведений о документе в базовой библиографической записи многократно окупаются благодаря уменьшению затрат на доработку записей в библиографирующих учреждениях

Значение базовой БЗ возросло в связи с созданием международных библиографических баз данных, национальных сводных каталогов и кооперативной каталогизации.

Широкое распространение имеют отдельные элементы записи, которые используются в статистической, учетной, отчетной, регистрационной документации различных организаций.