4.2. Обработка экономической информации на основе табличных процессоров

Множество задач, которые решают фирмы и предприятия, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например по составлению баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для создания документов с информацией в табличной форме называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, графики, тренды, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций, и многое другое. Типичным и наиболее распространенным табличным процессором является программа Excel фирмы Microsoft.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

• Создание и редактирование ЭТ;

• Оформление и печать ЭТ;

• Создание многотабличных документов, объединенных формулами;

• Построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

• Работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

• Создание итоговых и сводных таблиц;

• Импорт информации из внешних баз данных и других программ;

• Экспорт информации во внешние базы данных;

• Решение экономических задач типа «что – если» путем создания различных сценариев и подбора параметров;

• Решение оптимизационных задач;

• Статистическую обработку информации;

• Разработку микрокоманд, настройку среды под потребности пользователя;

• Создание слайд-шоу и т.п.

Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Например, фирма Microsoft уделяет главное внимание совершенствованию функциональных средств программы Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других табличных процессорах. Возможность использования массивов в Excel обеспечивают большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Последние версии пакета Lotus 1-2-3 снабжены Version Manager для моделирования по принципу «что – если» и средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет создавать приложения в других пакетах. Программа Lotus 1-2-3 имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести простоту создания и редактирования графиков, а также логическую структуру трехмерных таблиц. Использование Team Consolidate предоставляет возможность группе пользователей редактировать копии ЭТ, а затем объединять их. В пакет включен язык программирования Lotus Script.

Пакет Quattro Pro при тестировании также получил достаточно высокие оценки. В нем наиболее привлекательными являются возможности сортировки данных и удобство эксплуатации.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Количество столбцов и строк в разных пакетах различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и 16 тысяч строк. Пересечение строки и столбца называется ячейкой или клеткой. Документ может содержать несколько рабочих листов, которые объединены в один файл, и носит название рабочей книги. На рабочий лист можно поместить несколько типов информации, например диаграмму, макрос и т.п.

Технология работы с табличным документом во многом подобна процедурам подготовки текстовых документов. Пользователь может в диалоговом режиме вносить в редактируемый документ изменения, применяя обширный арсенал имеющихся инструментов.

В каждую клетку электронной таблицы может быть введена текстовая, числовая информация в различных форматах или формула. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить все типы информации, которых должен придерживаться пользователь.

Процесс проектирования ЭТ, как правило, состоит из следующих этапов.

• Формирование заголовка ЭТ;

• Ввод названий граф документа;

• Ввод исходных данных непосредственно с клавиатуры или методом экспорта из других документов;

• Сортировка таблицы, выборка данных по запросу и фильтрация таблицы;

• Ввод расчетных формул непосредственно с клавиатуры, с помощью Мастера формул или методом экспорта из других ячеек таблицы;

• Оснащение документа аналитическими и графическими материалами;

• Форматирование ЭТ и придание ей профессионального вида;

• Подготовка к печати и печать.