10. Основные модули решения «1с:Предприятие» по управлению торговлей и примеры их использования.

Основной концепцией бизнес-логики программы является то, что каждая подсистема, входящая в данную схему выполняет свои строго определенные функции, но в то же время все подсистемы взаимосвязаны между собой.

Модуль, помогающий автоматизировать функции отдела закупок.Задачи модуля:

-анализ и прогнозирование спроса на товар;

-формирование заказов поставщикам на получении от них товаров;

-отслеживание сроков поставки и своевременность оплаты товаров поставщикам;

-прием товаров от поставщиков;

-оформление возвратов товаров;

-формирование цен на товары на основании анализа цен поставщиков и контроль назначенных цен.

Для прогнозирования спроса на товары можно использовать инструмент, заложенный в подсистеме «Планирование продаж».

Модуль «Анализ и выбор поставщиков». Поставщиков товаров можно анализировать в разрезе минимальных цен на товары, а также в разрезе таких свойств, как надежность поставщика, условия доставки, а также определенных поставщиком сроков доставки товаров.

По каждому поставщику можно хранить информацию о покупных ценах.

Анализ цен и поставляемого ассортимента поставщика производится в отчете «Анализ цен».

Модуль «Формирование и размещение заявок на закупку товаров».

В программе предусмотрены различные способы формирования заявок на поставку. В случае осуществления регулярных поставок поставщик определят условия поставки товаров, мы регистрируем поступившие заказы поставщиками и затем контролируем соблюдение условий поставки.

В том случае, если мы торгуем дорогостоящими товарами, то заказ поставщику формируется только при условии, что покупатель уже оплатил заказанный товар.

Заказы поставщику могут также формироваться на основе анализа тех потребностей, которые возникают на предприятии. Для формирования таких заказов используется календарный план закупок.

Формирование заказов поставщикам по оплаченным заказам покупателей производится из отчета «Анализ заказов покупателей». Непосредственно из отчета можно сформировать заказы поставщику. В сформированных заказах поставщику указывается тот заказ покупателя, на основании которого был сформирован заказ поставщику. При поступлении товара от поставщика товар будет автоматически зарезервирован под конкретный заказ покупателя.

Оперативный контроль сроков поставки товара осуществляется с помощью календаря пользователя.Поставки, у которых просрочен срок отображаются красным цветом. Непосредственно из календаря пользователя можно сформировать и отправить поставщику электронное письмо о том, что он нарушил сроки поставки.

Оформление поступления товаров.

В программе предусмотрены различные варианты поставки товаров. Поступление товаров на условиях предоплаты, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление импортных товаров, поступление товаров по ордерной сходе с последующим оформление финансовых документов.

Формирование цен на товары.

С точки зрения ценообразования для отдела закупок будут полезны такие возможности программы, как задание цен товаров в разрезе различных характеристик товаров (цвет, размер, полнота) и формирование новых отпускных цен в одном документе. Кроме того, в программе предусмотрена возможность формирования отпускных цен по заданной торговой наценке непосредственно при поступлении товаров от поставщика.

Управление отношениями с клиентами.

Программа позволяет отследить этапы взаимоотношения с клиентами, начиная от первого обращения клиента в компанию до момента заключения договора с ним.

Для отслеживания важных контактов используется механизм напоминаний. Механизм напоминаний можно также использовать для того, чтобы не забыть поздравить важных клиентов с днем рождения.

Использование механизма напоминай позволяет менеджеру не забыть о запланированных событиях, телефонных звонках и деловых встречах. Она напомнит, когда необходимо проконтролировать оплату клиента и дать указание на склад на отгрузку товаров клиентам. Механизм напоминаний может быть использован и в отделе закупок для напоминаний о проверке своевременности оплаты поставщикам, о контроле поставок товаров.

Предусмотрена также возможность формирования сводного отчета по событиям с клиентами с группировкой по видам события и клиентам. То есть по этому отчету можно определить, сколько раз менеджер позвонил клиентам, какие электронные письма были отправлены, какая информация была передана клиенту или получена от клиента.

В программе можно использовать, как внешнюю электронную почту, так и внутреннюю, встроенную в программу электронную почту. При этом используется актуализированная база по клиентам, хранится вся переписка менеджера с клиентом, независимо от того, работает ли на данный момент менеджер в торговом предприятии или нет.

Непосредственно из электронной почты можно планировать деловые встречи с клиентом, создавать новые контакты, регистрировать клиента на основании писем, полученных по электронной почте, классифицировать письма по предметным областям, создавать группы рассылок и производить автоматическую рассылку писем по электронной почте.

Информация о клиентах может быть загружена из внешних программ MicrosoftOutlook,OutlookExpress,TheBat!

Оформление заказов покупателей.

В программе предусмотрены различные варианты работы по заказам покупателей:

-работа по кредитным договорам;

-работа по предоплате;

-работа по договорам с дополнительными условиями.

Для удобства работы с клиентами в программе введено рабочее место менеджера. Рабочее место менеджера содержит всю необходимую менеджеру информацию при разговоре с клиентом. С помощью этой обработки менеджер быстро может получить информацию об остатке и цене товара, непосредственно из рабочего места менеджера сформировать счет на оплату или заказ покупателя.

Для создания оптимальной схемы резервирования товаров на складах и размещения товаров в заказах покупателей в программе предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения. Он поможет оптимально разместить резерв товаров на складах и в заказах поставщиков, исходя из наличия товаров на конкретном складе и соответствия даты поступления и даты отгрузки в заказах поставщиков и заказах покупателей. При нажатии на кнопку «Заполнить и провести» автоматически заполняется схема размещения по заказам.

Контроль выполнения заказов покупателей.

Оперативный контроль выполнения заказов осуществляется с помощью календаря пользователя. Отчет «Оперативный товарный календарь» покажет график планируемых отгрузок по заказам, а с помощью отчета «Анализ заказов покупателей» можно получить полную информацию по заказу покупателей с показом состояния отгрузки и оплаты по заказам.

Оформление отгрузки товаров.

В программе предусмотрены различные схемы отгрузки товаров.

Ценообразование.

Цены продажи детализируются до уровня характеристик товаров.

-цена товара может зависеть от цвета товара, размера и любых других характеристик.

Покупателю можно назначить несколько различных типов цен – по каждому из договоров. Оформленному с ним. Например, можно назначить различные цены по кредитным договорам и по договорам по предоплате.

С помощью групповой обработки можно назначить одинаковые цены группе контрагентов.

При формировании прайс-листа можно произвести отбор товаров и не показывать в прайс-листе те позиции, которые на данный момент отсутствуют на складе.

При работе с клиентами очень важно подходить к каждому клиенту индивидуально, поэтому очень важным для менеджера оптовой продажи является гибкий механизм предоставления скидок. При этом допускаются различные условия предоставления скидки. Скидка может быть назначена в определенные дни недели (например, продажа по сниженным ценам в ночные часы), в определенные дни (например, распродажа перед новым годов), при превышении определенного количества товара или суммы по документу.

При этом все действующие скидки подтверждаются документально и так же с помощью документа могут быть отменены. Предусмотрена также возможность предоставления скидок по дисконтным картам.

Планирование продаж.

Одним из важных моментов управления предприятием является составление долгосрочных планов продаж. При этом можно произвести планирование всех необходимых показателей, таких как количество продаж, цена продажи. При этом можно учитывать данные за предыдущие периоды, складские остатки и заказы покупателей, а также сезонные колебания продаж. При составлении планов допускается любая детализация продаж. Планы могут составляться как по предприятию в целом, так и по каждому подразделению.

Работа со сторонними магазинами.

При работе с магазинами используется схема передачи товаров на комиссию. С магазином оформляется договор комиссионера. Товар отгружается в магазин. При получении отчета о проданных товарах оформляется документ «Отчет комиссионера о продажа товаров». В соответствии с этим отчетом комиссионер перечисляет денежные средства за проданные им товары.

Отдел розничной продажи.

Оформление розничных продаж в торговом зале офиса.

Взаимодействие с собственными магазинами:

-передача товаров в собственные магазины;

-регистрация продаж товаров в магазинах;

-контроль взаиморасчетов;

-анализ эффективности продаж в магазинах.

Взаимодействие с торговыми точками:

-анализ потребностей товаров в торговых точках;

-передача товаров в торговые точки;

-прием выручки от торговой точки;

-проведение инвентаризации в торговой точке;

-регистрация продаж в торговой точке;

-контроль взаиморасчетов.

Продажи в торговом зале.

Продажа в торговом зале может осуществляться с применением различного торгового оборудования.

Контрольно-кассовые машины, работающие в различных режимах: в режиме оn-line,off-line, фискальный регистратор.

Сканеры штрих-кодов и терминалы сбора данных: для автоматизации процесса приемки, отгрузки и инвентаризации товаров.

Электронные вес: для автоматизации продажи весовых товаров.

Товар перемещается в торговый зал. Продажа товаров осуществляется с использованием различного торгового оборудования. После закрытия кассовой смены, в программе формируется «Отчет о розничных продажах». Прием розничной выручки оформляется документом «ПКО» (прием выручки).

Для того, чтобы в торговом зале было удобнее оформлять розничные продажи, на рабочем месте кассира используется «Интерфейс кассира».

Анализ эффективности розничных продаж можно провести с помощью различных аналитических отчетов.

Продажи в торговых точках.

Схема оформления документов при взаимодействии с торговой точкой:

-перемещение товаров в торговую точку – ПКО (прием розничной выручки) – инвентаризация товаров в торговой точке – отчет о розничных продажах товаров в торговой точке.

Анализ деятельности торговой точки.

Информацию об остатках товаров в торговых точках можно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах».

Сравнить полученную выручку с отчетом о проданных товарах в торговой точке можно в отчете «Ведомость о розничной выручке».

Сравнить результаты продаж товаров в различных торговых точках можно с помощью отчета «Продажи».

Для стоимостной оценки товаров в розничных ценах применяется отчет «Стоимостная оценка склада в ценах компании».

Учет на складе.

Система управления запасами позволяет решать следующие задачи: полный контроль материальных потоков запасов, детальный оперативный учет запасов на всех складах и участках хранения.

Использование программы позволяет:

-эффективно организовать складское хозяйство;

-повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур;

-предоставлять оперативную и развернутую информацию коммерческому директору предприятия;

-обеспечить точное и своевременное исполнение заказа клиента.

Инвентаризация товаров.

На каждом складе с определенной периодичностью требуется производить инвентаризацию товаров для определения отклонений фактических остатков товаров от остатков по учету. В системе это просто сделать, используя документ «Инвентаризация товаров».

Внутренние перемещения.

Внутренние заказы могут быть оформлены, как от складов предприятия или розничных торговых точек на поставку им товаров, так и на внутреннее потребление подразделениями предприятия.

Для фиксации заказов на внутреннее потребление подразделениями в программе предусмотрена возможность оформления внутренних заказов в подразделение.

Учет возвратной тары.

В программе предусмотрена возможность учета возвратной тары. При поступлении тары на условиях возврата производится оценка стоимости возвратной тары. При оформлении продажи товаров осуществляется контроль заданных для покупателя лимитов возвратной тары.

Финансовый отдел.

Для работников финансового отдела будут очень полезные те возможности, которые предоставляет подсистема учета денежных средств. С помощью этой подсистемы можно производить балансировку планируемых поступлений и выплат платежного оборота, учет фактических поступлений и выплат с помощью различных платежных документов, анализ плановых и фактических движений денежных средств, анализировать поступление и расход денежных средств по статьям движения денежных средств, вести учет фактических оборотов денежных средств в разрезе проектов, оформлять один платежный документ на основании нескольких заказов покупателей.

Предусмотрено также планирование поступлений и платежей на основании данных по совершенным и планируемым сделкам и срокам их оплаты с помощью документов «Планируемое поступление денежных средств» и «Заявка на расходование денежных средств» и построение платежного календаря.

На основании данных регистров «расчеты с контрагентами» и «взаиморасчеты с контрагентами» можно сформировать «Ведомость по расчетам и взаиморасчетам с контрагентами». В этом отчете можно посмотреть полную историю взаимоотношений с контрагентами за определенный период времени.

Отчет может быть выведен в валюте управленческого учета или в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом. Детализацию данных в отчете можно осуществлять до уровня конкретных документов.

Бухгалтерия.

Включение в конфигурацию подсистемы учета НДС позволит работникам финансового отдела оценить размер суммы уплачиваемого НДС.

Информация в виде документов передается в бухгалтерские программы для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Аналитический отдел.

Мощная и гибкая система отчетов позволяет проводить анализ практически всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия. Пользователь может получить информацию по состоянию складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов – в любых разрезах с требуемой детализацией и в динамике.

Для анализа финансовых результатов используются отчеты «Оборот денежных средств за период». Для дирекции и руководителей подразделений предусмотрен отчет «Рапорт руководителю», в котором представлен удобный и эффективный мониторинг основных показателей деятельности предприятия.