10. Автоматизация операций инкассации денежной выручки

Прием инкассированной выручки, как правило, осуществляется в вечерней кассе банка.

Прием денежной наличности от юридических лиц, в том числе их обособленных подразделений (далее – организации), и индивидуальных предпринимателей в вечерней кассе осуществляется кассиром в присутствии контролирующего работника, имеющего право подписи на приходных кассовых документах.

Совершать какие-либо расходные операции работникам вечерней кассы запрещено.

Контролирующему работнику выдается штамп «Вечерняя касса», оттиск которого проставляется на приходных кассовых документах, принятых вечерней кассой.

Инкассация денежной выручки осуществляется службой инкассации на основании договоров.

У службы инкассации должен быть список организаций (индивидуальных предпринимателей), обслуживаемых инкассаторами. На каждую организацию ежемесячно составляется явочная карточка с присвоением ей номера, за которым организация зарегистрирована в данном списке. Для инкассации наличной иностранной валюты используется явочная карточка с надписью «Валютная».

Каждой организации в зависимости от объема денежной выручки выдается необходимое количество специальных инкассаторских сумок (мешков), на которых должно быть указано наименование банка, а также проставлен дробный номер, в котором числителем является номер организации, под которым она зарегистрирована в списке, а знаменателем – порядковый номер сумки (мешка).

Начальник службы инкассации составляет маршруты и графики (время) заездов инкассаторов в организации, согласовывая их с территориальными органами внутренних дел.

Количественный состав бригады инкассаторов (не менее 3 человек, включая водителя) определяется начальником службы инкассации в зависимости от объема работы и сложности ее выполнения. Один из членов бригады назначается старшим бригады, другой – инкассатором-сборщиком.

Для сдачи денежной выручки в банк организация к каждой сумке (мешку) выписывает препроводительную ведомость к сумке с денежной выручкой (к сумке (мешку) с валютными ценностями).

Перед выдачей сумки (мешка) с денежной выручкой инкассатору, кассир организации производит все необходимые записи в предъявленной ему явочной карточке. Производить записи в явочной карточке инкассатору-сборщику запрещается.

При приеме сумки (мешка) инкассатор-сборщик проверяет:

• целость сумки (мешка), правильность ее (его) опломбирования (целость шпагата, на котором отжата пломба, четкость оттиска пломбира, соответствие его образцу);

• соответствие номера принимаемой сумки (мешка) номеру, указанному в явочной карточке, накладной и копии препроводительной ведомости;

• наличие подписей (подписи) должностных лиц организации на накладной;

• соответствие суммы денежной выручки, указанной в явочной карточке, записям в накладной и копии препроводительной ведомости;

• соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик передает кассиру организации порожнюю сумку (мешок), расписывается на копии препроводительной ведомости, проставляя на ней номер принятой опломбированной сумки (мешка), дату и печать.

Прием сумок с денежной выручкой в вечерней кассе осуществляется контролирующим работником и кассиром.

Инкассатор-сборщик предъявляет контролирующему работнику накладные к сумкам с денежной выручкой, входящие в комплект препроводительных ведомостей к сумкам с денежной выручкой и явочные карточки.

Контролирующий работник проверяет правильность заполнения документов, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок (мешков) с ценностями и порожних сумок (вводит в компьютер номера сумок (мешков) и суммы вложения для распечатки журнала учета) и по мере регистрации (ввода данных) передает накладные и формы препроводительные ведомости кассиру. На сумки с денежной выручкой в иностранной валюте составляется отдельный журнал учета.

При предъявлении сумок (мешков) с денежной выручкой, имеющих повреждения или дефекты, а также в случае расхождения суммы денежной выручки, указанной в накладных (препроводительных ведомостях), с суммой, указанной в явочных карточках, кассир в присутствии контролирующего работника и инкассаторов, вскрывает их и пересчитывает полистно находящуюся в них денежную выручку. После составляется акт о вскрытии и пересчете дефектной сумки (мешка) произвольной формы в двух экземплярах, а в случае выявления недостачи – в трех экземплярах, который подписывается всеми присутствовавшими лицами.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах банка вместе с сопроводительным документом; второй - направляется в организацию; третий – с сообщением о факте недостачи ценностей в случае несогласия организации с выявленной недостачей передается в территориальные органы внутренних дел.

Далее в эту же сумку (мешок) вкладываются все экземпляры акта, препроводительную ведомость и пересчитанная из нее денежная выручка, после чего сумка (мешок) закрывается и вкладывается в хранилище вечерней кассы вместе с другими сумками (мешками) данного маршрута.

После приема сумок (мешков) с денежной выручкой по каждому маршруту (заезду) работники вечерней кассы и все члены бригады инкассаторов подписывают 2 экземпляра журнала учета. Второй экземпляр которого сдается для проверки начальнику службы инкассации (дежурному инкассатору).

Об общем количестве принятых по всем маршрутам сумок (мешков) с денежной выручкой и порожних сумок составляется справка о принятых вечерней кассой сумках (мешках) с ценностями и порожних сумках.

Все сумки вкладываются в хранилище вечерней кассы вместе с документами, на основании которых осуществлялся прием сумок (мешков).

Утром следующего рабочего дня работники вечерней кассы сдают сумки (мешки) с проинкассированной денежной выручкой, в том числе дефектные и порожние сумки, работнику, контролирующему пересчет проинкассированной денежной выручки, по журналу учета и справке, после чего передают справку и накладные (препроводительные ведомости) ответственному исполнителю для зачисления денежной выручки на счета организаций.

За услуги по инкассации денежной выручки клиенты уплачивают вознаграждение банку в размере и сроки, предусмотренные договором.

Автоматизация бухгалтерского учета инкассации денежной выручки в СТ.БАНК.ИТ осуществляется посредством одноименного модуля.

Модуль «Инкассация денежной выручки» предназначен для автоматизации процесса регистрации и пересчета инкассируемых ценностей в кассовом узле банка, а также для формирования операционных и финансовых документов.

Функционально операции модуля включают прием сумок, передачу на пересчет, собственно пересчет, фиксацию результатов пересчета и формирование операционных документов.

Рисунок 13 – Связь задач модуля «Инкассация денежной

выручки»

Модуль служит для решения таких задач, как:

• Ведение явочных карточек. Позволяет заполнять параметры явочных карточек инкассируемых организаций и собственных подразделений банка и печатать их на типовых бланках;

• Учет накладных. Дает возможность регистрировать, обрабатывать, корректировать и контролировать информацию об инкассируемой денежной наличности в сумках (мешках), а также печатать журнал учета принятой денежной наличности;

• Учет недостач и излишков. Позволяет учитывать недостачу и излишки принятой денежной наличности, печатать акты недостачи (с указанием покупюрного расхождения суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в накладной) и контрольные ведомости пересчета инкассируемой денежной наличности;

• Зачисление инкассируемой выручки хозяйственных органов или пунктов обмена иностранной валюты. Служит для автоматической генерации документа для учета принятых средств, а также для корректирующего документа при наличии какого-либо расхождения. При этом производится зачисление инкассируемой денежной выручки на счета обслуживаемых предприятий;

• Печать отчетных форм. В этой задаче печатаются ведомости зачисленной инкассируемой выручки в разрезе счетов и/или банков, а также формируются и выводятся на печать сводные мемориальные ордера по зачислению инкассируемой денежной выручки.

• Анализ инкассируемой выручки, в котором производится начисление комиссионных за инкассацию, формируется журнал учета доходов по инкассации.

• Настройка схемы зачисления выручки. Позволяет настроить счета, которые необходимы для формирования операционных документов, отражающих прием инкассируемой наличности и ее поступление на расчетный счет клиента.