3. Носії інформації

Залежно від способу зображення інформація може бути подана у такому вигляді:

– текстова – текстовий матеріал (цифровий, буквений – розрахунковий, описовий);

– цифрова – інформація, відображена в числах за допомогою арабських або римських цифр (наприклад, розрахунок продуктивності праці);

– алфавітна – інформація, подана в порядку букв, прийнятих в азбуці, тобто за алфавітом, наприклад перелік прізвищ працівників за алфавітом;

– алфавітно-цифрова – інформація, що поєднує водночас алфавітну і цифрову, наприклад той самий перелік прізвищ працівників за алфавітом та порядковим номером або прізвища із зазначенням персонального ідентифікаційного коду;

– графічна – виражена у формі графіків (діаграми, графіки, схеми, картограми, креслення та ін.);

– таблична – дані містяться в таблицях, які можуть бути простими, груповими і комбінованими;

– за допомогою мультимедиа – з використанням сучасних інформаційних комп'ютерних технологій.

За формою подання інформація поділяється на письмову та усну. Письмова – це інформація, подана у письмовій формі (дані звітності, планів, нормативів). Усна інформація – донесена в усній формі, тобто озвучена (виступи, вказівки, доручення).

За ознакою носіїв інформації інформація поділяється на немашинну (позамашинну) і машинну. Немашинна (по зама-шинна) інформація – це інформація, яка подається в усній і документальній формах (сигнали, телефонні повідомлення, документи), представлених у такому вигляді, який не потребує застосування засобів обчислювальної техніки. Здебільшого усний характер має управлінська, роз'яснювальна інформація на низових ланках управління, що міститься в розпорядженнях, вказівках, консультаціях, виступах, доповідях, повідомленнях та ін.

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві.

У XIX ст. завдяки винаходу нових способів і засобів документування (фото-, кіно-, аудиодокументування та ін.) широкого розповсюдження набули нові різноманітні носії документованої інформації. Насамперед слід вказати на появу машинних носіїв і відповідно машинної інформації.

Машинна інформація – це інформація, яка зберігається на машинних носіях інформації (перфокарта, перфострічка, магнітні стрічки, диски, карти та ін.). Виникнення її супроводжувалося розвитком сучасних наукових інформаційних технологій, які широко використовуються не тільки для зведення та обробки даних, а й для ведення бухгалтерського обліку, здійснення аудиту та економічного аналізу.

Виходячи з якісних характеристик носіїв інформації та способу документування, їх групують так:

– паперові (на папері);

– фотографічні (у вигляді фотоматеріалів, представлених гнучкими плівками, пластинками, папером, тканиною);

– носії механічного звукозапису;

– магнітні (магнітні стрічки, диски, карти та ін.);

– оптичні лазерні диски та інші перспективні носії інформації.

В інформаційному забезпеченні аналітичної роботи на підприємстві основну роль відіграють паперові, магнітні носії інформації, оптичні лазерні диски та інші перспективні носії інформації. Розглянемо їх дещо детальніше.

Папір з часу його винайдення (Китай, II ст. до P. X.) і донині залишається найважливішим і найпоширенішим матеріальним носієм інформації. Він виступає матеріальною основою для створення, використання і зберігання різних видів документів.

Технології виготовлення паперу постійно вдосконалюються, підвищується його якість. У кінці XX ст. з'явилися повідомлення про винайдення "електронного паперу", який є пластиковим листом, що має покриття у вигляді гнучких транзисторів і підключається до комп'ютера. На одному такому листі "електронного паперу" можна друкувати безліч документів, зберігаючи при цьому всі інші, які були створені раніше.

Магнітні носії інформації у вигляді сталевого дроту, сталевої катаної стрічки, а потім – магнітного диску почали використовуватися в XIX–XX ст. Проте вони були недосконалі. Так, у 1908 р. для здійснення 14-годинного магнітного запису доповідей на Міжнародному конгресі в Копенгагені було витрачено 2500 км, або майже 100 кг дроту.

Широке застосування магнітного запису почалося з 1920 р. після винайдення порошкової магнітної стрічки. Великим досягненням стало використання на початку 1960-х років магнітних дисків, насамперед у запам'ятовуючих пристроях ЕОМ, а також виготовлення в кінці 1970-х років мікрокасет розміром 50 х 33 х 8 мм, а в середині 1980-х років – пікокасет, які були втричі меншими, ніж мікрокасети.

Найбільш розповсюдженими нині є алюмінієві магнітні диски і гнучкі пластмасові магнітні диски. Алюмінієві магнітні диски – це жорсткі (вінчестерні) диски, які вбудовані в ЕОМ і призначені для постійного зберігання інформації, що використовується при роботі з комп'ютером (пакети прикладних програм, системне забезпечення тощо).

Гнучкі пластмасові магнітні диски (флоппі-диски, від англ. floppy – той, що вільно висить) виготовляються з гнучкого пластику і розміщуються по одному у спеціальних пластикових касетах, які називаються дискетами.

Пластикові карти – це пристрої для магнітного способу зберігання інформації й управління даними. Вони широко використовуються в банківських системах.

Технології і магнітні носії інформації постійно удосконалюються у напрямі збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні їх розмірів і скороченні часу доступу до цієї інформації.

Оптичні (лазерні) диски – це пластикові чи алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя. Вони почали використовуватися з 1982 p., коли фірми "Sony" і "Philips" вперше зробили оптичний запис звукових програм для побутових цілей на компакт-дисках, які стали позначатися абревіатурою CD (Compact Disc). У другій половині 1990 р. з'явилися нові, перспективні носії інформації – цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) з великою ємністю (до 17 Гбайт). Оптичні (лазерні) диски вважаються нині найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом.

Незважаючи на це, сучасні носії інформації – від паперових до електронної пам'яті – можуть бути безнадійно втрачені внаслідок їх технічного і морального старіння, а також у випадку надзвичайних ситуацій – природних і техногенних (особливо ядерних) катастроф, збройних конфліктів тощо. На думку вчених, сучасні технології цифрового кодування дають змогу зберігати інформацію "практично вічно", але за умови їх періодичного перезапису (наприклад, компакт-дисків – через 20–25 років). Проте комп'ютерна техніка розвивається надзвичайно швидко, що часто призводить до невідповідності апаратури старого і нового покоління. Наприклад, коли американські архівісти вирішили ознайомитися з даними перепису населення 1960 p., які зберігалися на магнітних носіях, то виявилося, що цю інформацію можна було відтворити лише за допомогою двох комп'ютерів у всьому світі. Один із них знаходився у США, а другий – в Японії. Для збереження інформації в Бібліотеці конгресу США, зокрема, створено спеціальний підрозділ, де в робочому стані підтримуються всі пристрої для зчитування інформації із застарілих електронних носіїв.

Враховуючи вищеназвані та інші фактори, в розвинених країнах світу активно ведуться дослідження щодо створення ще компактніших носіїв інформації з використанням нанотехнологій, які працюють з атомами і молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних із атомів, в тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. Завдяки цьому один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків.

Нині здійснюється пошук нового типу зберігання інформації – всередині живих організмів. Так, американські вчені вже розробили й апробували методику зберігання і зчитування даних за допомогою їх запису в геном бактерій, які дешеві й достатньо стабільні для забезпечення зберігання даних протягом тривалого часу. Цікаво, що вчені Тихоокеанської північно-західної національної дослідницької лабораторії (штат Вашингтон) переклали текст пісні "It's a Small World" в код, заснований на чотирьох "літерах" – основах ДНК. Потім вони створили штучні нитки ДНК, на які записали різні фрагменти тексту пісні. Далі цю ДНК укоренили в бактерії Escherichia coli (один із членів групи кишкових бактерій, індикатор забруднення) та Deinococcus radiodurans ("стійка до опромінення"). Останній вид бактерії відрізняється від інших видів своєю здатністю виживати у несприятливих умовах, бо може переносити високі температури, обезводнення, ультрафіолетове та іонізуюче випромінення в дозах, які на три порядки перевищують смертельні для людини дози. Бактерії виду Deinococcus radiodurans вважаються найбільш витривалими на нашій планеті. Записану інформацію можна вилучити з ДНК віддалених нащадків початкової клітини навіть через сотні поколінь. Хоч за нанотехнологіями майбутнє, вони ще вимагають глибоких досліджень з метою широкого впровадження в життя.

Працівники обліково-аналітичної служби щоденно мають справу з великою кількістю інформації, яка з'являється або на самому підприємстві, або надходить зовні. Вона має бути врахована та оброблена. Проте коли інформації надходить забагато, тоді її важко охопити. Тому акцентується увага тільки на найважливішій для використання її в оперативному управлінні, а решта – залишається не переробленою.

Важливість інформації – ознака, яка дає змогу здійснювати поділ інформації на суттєву і несуттєву. Суттєва інформація – інформація, відсутність якої може вплинути на рішення її користувачів. Відповідно несуттєва інформація не впливає на прийняття рішень.

Суттєвість інформації визначається відповідними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та керівництвом підприємства. Вона може оцінюватися як кількісними, так і якісними показниками.

За ознакою насиченості інформація поділяється на недостатню, достатню та надлишкову. Недостатня інформація – це невелика за обсягом, неповна інформація, яка не задовольняє потребу в ній. Достатня інформація – інформація, яка задовольняє потребам, необхідним умовам, що висуваються до неї, і подана за потрібними параметрами: обсяг, повнота, глибина, якість тощо, а також у встановлений строк. Надлишкова інформація – інформація, представлена в більшому обсязі, ніж це потрібно, тобто в такій надмірній кількості, яка виходить за межі необхідного.