Анализ расходов на информационные системы

Корпорация Microsoft совместно с компанией Interpose проанализировали расходы на информационные технологии и разработали модель ССВ, которая позволяет определить этот показатель и применить его при оптимизации структуры расходов. Данная модель может быть использована руководителями предприятия и способствует упрощению анализа и управления прямыми и косвенными затратами, связанными с эксплуатируемыми информационными технологиями. Оптимизация модели ССВ приводит к выявлению структурных недостатков.

Проведенный анализ расходов на информационные технологии выявил их усредненные значения на зарубежном предприятии:

1) компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0 обходится организации каждый год в среднем в 6515 USD;

2) капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют около четверти всех расходов на информационные технологии;

3) значительная часть из остальных затрат связана с администрированием и технической поддержкой, неявными расходами на поддержку компьютерных систем, которые производятся рядовыми пользователями.

По утверждению создателей, модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами.

Зависимость между ростом затрат на ИТ и эффективностью работы сотрудников выглядит следующим образом (рис. 147):

Рис. 147. Соотношение затрат на ИТ и эффективности работы сотрудников

Данной закономерности следует уделять особое внимание при анализе структуры расходов предприятия, так как увеличение затрат на информационные технологии ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников. Неоправданная экономия на внедрении новых информационных систем и повышении квалификации сотрудников приводит к росту числа простоев и расходов, вызванных ложными вызовами службы технической поддержки.

В подходе, разработанном Microsoft и Interpose анализируются структуры затрат для различных видов потребителей (серверов, клиентов, принтеров), проводится их классификация (портативные компьютеры - настольные, сервер файлов и печати - сервер приложений). Данная модель способна учесть различные характеристики каждого вида потребителей (фондов) и оптимизировать ввод данных для анализа.

Рис. 148. Рациональная модель распределения затрат, представляющих совокупную стоимость владения.

Источник: Interpose, Inc.

По данным Interpose, некое усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0 может быть представлено следующим образом (рис. 148).

Как видно из рисунка, все затраты разделены на две группы: плановые и внеплановые.

Плановые затраты состоят из расходов:

• на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и очередные обновления);

• на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и субподряда, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

• на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

• на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

Внеплановые затраты возникают тогда, когда рядовые пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам. Данный тип затрат сложно поддается учету и представляет собой большую проблему, так как, согласно исследованиям Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии образуется вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями. Внеплановые затраты могут представлять также скрытую опасность, так как при нерациональном сокращении расходов на информационные технологии происходит перераспределение функций технической поддержки с профессиональных работников непосредственно на рядовых пользователей, при этом начинается резкий неконтролируемый рост таких затрат.

Создатели модели ССВ с помощью специальной методологии способствуют организации исследований и количественного анализа внеплановых затрат, которые:

• связаны с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);

• вызваны простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

По данным Gartner Group, уменьшить ССВ на 35% можно путём использования архитектуры NetPC. Причём, интересными представляются расходы на ССВ, опубликованные в данных отчётах. За год ССВ составила: для NetPC 6469 USD, для NC (СК) 6547 USD, для обычных ПК под управлением Windows 95 – 9869 USD [217; 11].

Экономия за счет использования NetPC складывается из:

• меньшей начальной цены,

• меньших затрат на поддержку,

• стабильности этой аппаратной платформы.

Gartner Group в более поздних отчётах отмечает, что снижение ССВ за счёт применения сетевых компьютеров составит не более 23%. Однако специалисты считают, что примерно такие же показатели экономии при автоматизации офисов могут быть достигнуты на базе Windows-терминалов и NetPC [117;24].

По данным компании Microsoft, существуют пути снижения ССВ при внедрении Windows NT Workstation 4.0, Windows NT с Zero Administration Kit, Systems Management Server и Microsoft Office 97, приведенные в табл. 40.

Таблица 40