Бухгалтерские пакеты

Работникам бухгалтерских служб предприятий всех видов собственности приходится иметь дело с огромным количеством первичных данных и широким набором форм бухгалтерской отчетности. Обработка этой информации вручную крайне затруднительна и требует больших затрат времени и финансовых ресурсов. Еще недавно с такими затратами приходилось мириться, но с появлением и развитием компьютерной техники и технологии программной обработки появилась возможность упорядочить процесс использования бухгалтерской информации, в десятки раз повысить его эффективность. Идея автоматизации бухгалтерского учета состоит в стремлении сократить до минимума рутинные операции на всех этапах бухгалтерской работы – от ведения журнала операции до составления отчетного бухгалтерского баланса. Все расчеты по определению оборотов и конечного остатка на счетах, ведению главной книги, составлению оборотной ведомости, журналов-ордеров и т.д. полностью автоматизированы, а роль бухгалтера состоит в ручном занесении начальных остатков по счетам из баланса на начало отчетного периода и составлении корреспонденции счетов (бухгалтерских проводок) в полуавтоматическом режиме (с использованием справочников схем типовых проводок). Безусловно, бухгалтер должен задать параметры расчета и бухгалтерского анализа, а также самостоятельно определить последовательность работы в зависимости от круга решаемых задач.

Повышенный спрос на программные продукты, предназначенные для решения задач автоматизации бухгалтерской деятельности, возник в России в начале 90-х годов, на первом этапе развития мелкого и среднего бизнеса, а также появления негосударственных финансовых учреждений (банки, биржи, фонды и т.д.). Наряду с развитием частного сектора экономики, интерес к бухгалтерским программам определялся и таким фактором, как постоянное изменение в условиях экономической реформы правил ведения учета и составления форм бухгалтерской и финансовой отчетности. Очевидно, что в сравнении с ручным вариантом бухгалтерии, автоматизированная система учета является более гибкой и ее можно быстро адаптировать к изменению внешних условий путем перенастройки программ. Сегодня в России практически ни одна фирма или коммерческий банк, а также большинство государственных структур не обходятся в своей деятельности без бухгалтерских пакетов.

Создатели отечественных бухгалтерских программ были поставлены в очень сложное положение: существующая в России система бухгалтерского учета в начале-середине 90-х годов резко отличалась от западноевропейской и не имела аналогов в мировой практике. Поэтому можно было опираться на опыт специалистов стран Запада только в вопросах выбора и применения инструментальных средств, а разработка алгоритмов и написание программ происходили по методу проб и ошибок. Тем не менее, к 1998 году в России существовало множество бухгалтерских программных продуктов различных фирм-производителей.

Одним из первых бухгалтерских пакетов, нашедших широкое применение, является программа «Финансы без проблем» фирмы Hackers Design. Начальная версия программы, вышедшая в 1991 году, работала в MS DOS и предусматривала автоматизированный учет хозяйственных операций с составлением важнейших форм отчетности, а также некоторые элементы анализа хозяйственной деятельности. Программа оказалась простой в освоении, удобной и пользовалась популярностью у бухгалтеров малых предприятий (МП), учет хозяйственной деятельности которых связан с применением ограниченного количества бухгалтерских счетов и стандартного набора типовых проводок. Далее были выпущены ее версии, предусматривающие более полный и комплексный учет. Тем не менее, первую версию «Финансы без проблем» следует отнести к классу простых бухгалтерских программ. Помимо указанной программы к данному классу можно отнести программу «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт», «1C: Бухгалтерия» версий 5.0, «Зарплата», «Зарплата-плюс 4.0» фирмы «1C», программы «Бухгалтер малого предприятия», «БЭМБИ», «БЭМБИ+», «БЭСТ», «Банк-клиент» фирмы «Интеллект-Сервис», «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик» и др. Помимо операций, ведения главной книги и составления баланса, данные программы, как правило, имеют некоторые дополнительные средства для обеспечения учета заработной платы, материалов, МБП, основных средств, предусматривают возможность печати банковских документов.

Наглядным примером реализации идеи простой формы бухгалтерского учета является программный продукт «Бухгалтер малого предприятия» версии 1.3 фирмы «Интеллект-Сервис».

Для запуска программы с жесткого диска активизируется файл «smlhard.bat» и устанавливается текущая дата.

После нажатия клавиши [ENTER] осуществляется выход в основное меню программы, включающее шесть режимов: «Учет операций», «Отчеты», «Баланс», «Сервис», «Настройка», «Разное». Для перемещения по режимам основного меню используются клавиши «стрелка влево» и «стрелка вправо». Каждый режим имеет собственное меню, состоящее из пунктов подрежимов. В свою очередь, и подрежимы могут иметь собственное меню. Для вызова меню режимов и подрежимов используется клавиша [ENTER]. Обратный выход в основное меню осуществляется клавишей [ESC].

На предварительном этапе работы с программой следует установить расчетный период (режим «Настройка»), затем ввести суммы начальных остатков по счетам на начало расчетного периода (режим «Настройка» /подрежим «Формирование плана счетов» / пункт «Ввод начальных остатков»), ввести списочный состав работников предприятия и настроить параметры подоходного налога (Режим «Учет операций» / подрежим «Расчет заработной платы работников»).

Далее, пользователю необходимо занести хозяйственные операции в Книгу учета хозяйственных операций, которая является регистром синтетического и аналитического учета и служит основанием для определения наличия средств и их источников на конкретную дату и для составления бухгалтерской отчетности. Хозяйственные операции вносятся на основании первичных документов в подрежиме «Книга учета хозяйственных операций» (режим «Учет операций»). Каждая запись представляет собой проводку по двум счетам и имеет поля ввода даты операции, номера договора, номера и даты документа, кодов корреспондирующих счетов, суммы, краткого содержания операции. Для просмотра записей Книги применяют клавиши управления курсором. Отметим, что корректировка даты операции изменяет ее местоположение в таблице. При внесении операций, а также при работе в других режимах программы, можно воспользоваться помощью (клавиша [F1]), встроенным калькулятором (клавиша [F2]) и календарем (клавиша [F3]).

При работе в подрежиме «Расчет заработной платы работников» (режим «Учет операций») пользователь имеет возможность провести начисление заработной платы работникам за расчетный период, рассчитать сумму заработной платы за расчетный период, просмотреть и вывести на печать расчетную и платежную ведомости.

Программа содержит пять справочников:

1) «Рабочий план счетов предприятия», который включает перечень счетов и субсчетов синтетического учета, поддерживаемых на предприятии. В любом месте программы, где требуется ввести код счета, осуществляется проверка на соответствие плану счетов, утвержденному в нормативных документах.

2) «Справочник схем типовых проводок», который носит вспомогательный характер и служит для стандартизации ввода проводок и облегчения процесса ввода информации по проводкам. При внесении записей в книгу учета хозяйственных операций справочник схем типовых проводок вызывается нажатием клавиши [F4].

3) Три справочника по расчету заработной платы («Классификатор видов начислений», «Классификатор видов удержаний» и «Таблица удержания подоходного налога», которая содержит ставки налогов и позволяет автоматически рассчитывать и взимать подоходный налог с годового дохода каждого работника при определении суммы заработной платы за расчетный месяц).

В целях формирования, просмотра и вывода на печать результатов расчетов применяют режим «Отчеты» с подрежимами, соответствующими определенным документам: «Оборотная ведомость по всем счетам», «Накопительная ведомость по одному счету», «Кассовая книга», «Главная книга». Важнейший режим «Баланс» предназначен для составления основных форм государственной бухгалтерской отчетности в подрежимах «Баланс предприятия (форма № 1)», «Отчет о финансовых результатах (форма № 2), «Точность расчета».

Одной из наиболее популярных бухгалтерских программ является «1 С: Бухгалтерия – Проф. для Windows», которая предоставляет широкие возможности манипулирования бухгалтерскими данными. Для работы с программой пользователь должен учитывать минимальные требования к техническому обеспечению на уровне компьютера с процессором Intel 80386, имеющего 4 Мбайт ОЗУ, винчестер с 3 Мб свободного пространства [143].

Основными особенностями программы являются:

• Ведение синтетического и аналитического учета в соответствии со спецификой предприятия;

• Возможность ведения количественного и многовалютного учёта;

• Полная настраиваемость;

• Получение комплекса бухгалтерских документов;

• Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

После запуска программы на экране появляется окно программы. Первый элемент окна – строка заголовка, в которой, помимо имени активной программы, находится кнопка выхода, а также кнопка сворачивания и развёртывания окна. Ниже строки заголовка расположено главное меню, включающее следующие пункты: «Операции», «Действия», «Отчётность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Обращение к каждому из пунктов меню открывает доступ к соответствующим подпунктам и далее – к вложенным меню и окнам диалога для осуществления рабочих бухгалтерских и сервисных операций. Далее, в окне можно увидеть панель инструментов с кнопками наиболее часто встречающихся команд: печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление, вызов калькулятора и т.д. Следующий элемент окна программы – рабочее поле, в которое вводятся все основные бухгалтерские документы. И, наконец, в нижней части окна расположена информационная строка, содержащая сведения о текущем состоянии программы.

Начальным этапом работы является внесение начальных остатков по счетам синтетического учёта. Пользователь выполняет команду «Операции» / «Журнал операций» и получает доступ к диалоговому окну «Журнал операций», основную часть которого занимает табличная форма, а также имеются кнопки команд для манипулирования операциями и записями («Новая проводка», «Копировать», «Удалить» и т.д.). Очевидно, что пользователь должен вводить остатки на определённую дату окончания предыдущего периода (года, квартала, месяца), который в данном случае и следует считать рабочим. Поэтому, перед началом ввода остатков необходимо выполнить команду «Отчётность» / «Расчёт итогов» и провести установку в поле «Рабочий квартал». Можно также установить рабочую дату по умолчанию в диалоговом окне, вызываемом командой «Сервис» / «Общие параметры».

Наряду с определением временных рамок расчёта, пользователь должен настроить справочники плана счетов (команда «Операции» / «Счета»), указать счета с валютным учётом, задать списки субсчетов и аналитических счетов (команда «Операции» / «Виды субконто»). Методика ввода остатков строится на использовании вспомогательного счёта с кодовым обозначением «00» - сальдо относится в виде проводки на соответствующий счет плана счетов (01, 02, 03 и т.д.) и счёт 00. Например, сальдо по активному счёту 04 «Нематериальные активы» будет записано в виде бухгалтерской проводки Д.04-К.ОО, а сальдо по пассивному счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – Д.ОО-К.60. Если пользователь предусмотрел наличие различных субконто по счетам, представленным в проводке, то при переходе к следующему столбцу («Субконто Дебет/ Субконто Кредит») программа предложит выбрать субконто из справочника. Кроме того, в строке может указываться количественное выражение проводки, сумма в валюте и в рублях, текстовая информация о сущности проводки, а также номер проводки.

Завершив введение остатков по всем счетам, пользователь может осуществить проверку с помощью контрольных сумм формы «Оборотно-сальдовая ведомость» из пункта меню «Отчётность». Убедившись в отсутствии ошибок, следует задать в качестве рабочего квартала следующий квартал в диалоговом окне «Расчёт итогов» из пункта меню «Отчётность». При этом в группе «Основной расчёт» можно установить флажок в поле «Автоматический пересчёт» и обеспечить тем самым корректировку итогов при любом изменении журнала операций. Далее, можно приступать к записи текущих бухгалтерских проводок. В программе предусмотрено использование схем типовых проводок (кнопка «Ввести типовую» диалогового окна «Журнал операций»). При необходимости провести итоговый расчёт пользователь может выбрать в диалоговом окне «Расчёт итогов» любой режим: временный расчёт за отрезок отчётного периода, принудительный расчёт активизацией кнопки «Рассчитать за рабочий квартал» в группе «Основной расчёт».

Во избежание случайной порчи или уничтожения накопленных данных пользователь должен создавать архивные копии: командой «Сервис» / «Сохранение данных» на экран вызывается диалоговое окно «Сохранить в архив», в котором записывается путь к файлу сохранения с указанием его имени. Восстановление данных из архива происходит при вызове команды «Сервис» / «Восстановление данных» диалогового окна «Восстановление из архива», в котором указывается путь к файлу.

Программа «1C» позволяет формировать стандартные отчётные документы: «Оборотно-сальдовую ведомость», «Шахматку», «Анализ счёта», «Обороты счёта», «Журнал-ордер», «Ведомость по счёту», «Сводные проводки», «Анализ счёта по датам», «Карточку счёта», «Отчёт по журналу операций». Кроме того, программой предусмотрена возможность создания отчётов произвольной формы. Пользователь может по собственному усмотрению корректировать имеющиеся документы или создавать новые. В диалоговом окне «Список отчётов», которое вызывается командой «Отчётность» / «Произвольные отчёты», отражены имеющиеся отчёты и указаны имена файлов и их размещение. Необходимый отчёт выбирается мышью и нажимается кнопка «Сформировать» в нижней части диалогового окна. В случае, если проводится корректировка, следует убедиться, что в столбце «Исходный файл» заткано имя файла размещения соответствующей формы, нажать кнопку «Редактировать» или клавишу [F5], внести исправления в таблицу бухгалтерской формы. Действия по редактированию документа производятся с помощью панели инструментов, вызываемой нажатием клавиши [F2] (повторное нажатие [F2] удаляет панель с экрана). Среди кнопок панели: вставка нового объекта, вставка новой страницы, удаление текущей страницы, включение разметочной сетки и т.д. Для сохранения документа требуется выполнить команду «Действия» / «Сохранить» или нажать комбинацию клавиш [Ctrl] и S. Помещение документов в архив происходит при выполнении команды «Действия» / «Сохранить в архиве», которая открывает доступ к окну диалога «Сохранение отчёта в архиве». Пользователь указывает в окне наименование документа, имя файла размещения. Обращение к архиву возможно при выполнении команды «Сервис» / «Архив документов».

Важным этапом работы является вывод основных отчётных форм на печать. Предварительная настройка печати происходит в диалоговом окне «Настройка печати стандартных отчётов», которое вызывается командой «Сервис» / «Параметры печати отчёта». В окне можно задать верхний и нижний колонтитулы, режим сжатия документа по горизонтали, пропорционально и вручную, установить поля отступов от позиции листа. Печать документов обеспечивается в режиме просмотра нажатием кнопки «Печать» панели инструментов основного рабочего окна программы или нажатием клавиши [F8].

Правила работы в других простых бухгалтерских программах аналогичны рассмотренным.

Для предприятий с большим объемом хозяйственных операций требуются более серьезные возможности учета: складской учет, контроль за выполнением договоров, учет банковских операций, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, учет валютных операций и т.д. Конечно, для этих целей можно использовать набор простых бухгалтерских программ, дополненных табличными процессорами. Однако, более целесообразно применить сложные бухгалтерские программы высокого класса, синтезирующие все основные виды и режимы учета. Некоторые из более сложных программ представлены только локальными версиями (автоматизация ведения учета на одном рабочем месте), другие разработаны в виде сетевых версий (автоматизация ведения согласованного учета в бухгалтерском подразделении на несколько рабочих мест). Итак, к данному классу бухгалтерских программ можно отнести: «Инфо-бухгалтер Проф.» фирмы «Информатик», «Компас-Комфорт» и «Компас-Гигант» фирм «Сенсор» и «Информационные технологии», «1C: Бухгалтерия» версий Проф. 2.0, Профессиональная сетевая 2.0, Профессиональная сетевая 6.0 для Windows фирмы «1C», «Парус» версий 4.01 и сетевая корпорации «Парус», «Суперменеджер» версии 6.0 и 6.0 (сетевая) для MS DOS, 5.0 для Windows компании «Ланке», комплекс «Монолит» фирмы «Монолит-Инфо» и др.

Программа «Инфо-бухгалтер» версия проф. (расширенный вариант) использует оболочку Windows, имеет встроенный текстовый редактор и обеспечивает возможность графического представления результатов. Программа предусматривает: выполнение проводок по счетам при заполнении первичных документов и при вводе хозяйственных операции; автоматическое составление главной книги, оборотных ведомостей, шахматки, журналов-ордеров и ведомостей к ним по любому счету за любой период и с любой детализацией; расчет баланса с приложениями, составление отчета о финансовых результатах и других отчетных форм; автоматический расчет прибыли и налогов; расчет заработной платы с автоматическим расчетом налогов, печатью расчетных листов и ведомостей; параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета с формированием оборотных ведомостей и карточек счетов; аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам; выбор и фильтрацию хозяйственных операций по различным признакам; начисление амортизации основных средств; учет основных средств, материалов и товаров с количественным учетом каждой номенклатурной единицы; учет валютных ценностей; подготовку и печать всех платежных и отчетных документов.

Программный продукт «Суперменеджер» предназначен для полной автоматизации бухгалтерского, складского и торгового учета на предприятии любой формы собственности и различных видов деятельности.

«Суперменеджер» может работать сразу в трех операционных системах – MS DOS, Windows и Macintosh и благодаря этому допускает объединение в сеть компьютеров типа IBM и Macintosh. Требования к комплексу программно-технических средств, необходимых для успешного применения «Суперменеджера», достаточно мягкие:

1) Для компьютеров типа IBM PC рекомендуется, как минимум, процессор 386 SX, 4 Mb оперативной памяти (оптимальный вариант – 486 DX2-66, 12 Mb RAM) и жесткий диск (винчестер) не менее 80 Mb. Системное обеспечение в виде MS DOS версии 5.0 и выше, Windows 3.1 или Windows 98.

2) Для компьютеров Apple Macintosh рекомендуется процессор 68020, 8 Mb оперативной памяти, жесткий диск (винчестер) не менее 80 Mb. Операционная система 7.0 или выше.

В новой версии пакета «Суперменеджер» для Windows применена новая методология и, благодаря взаимосвязи с текстовым процессором Word и электронными таблицами Excel и Lotus 1-2-3, существенно расширены программные возможности и улучшен пользовательский интерфейс. «Суперменеджер» является открытой системой и допускает объединение с программным обеспечением пользователя.

Программа состоит из 9 основных модулей («Бухгалтерский учет», «Касса», «Зарплата», «Склад + Торговый дом», «Учет контрактов», «Учет основных средств», «Документы», «Генератор отчетов», «Сервисный комплекс») и дополнительного модуля «Зарплата универсальная + Кадры».

Центральным является модуль «Бухгалтерский учет», в котором выполняются основные учетные операции. Несколько фирм, образующих корпорацию, могут вести самостоятельный учет с последующей консолидацией данных и составлением обобщающего баланса. Особенностью модуля является возможность решения задач, связанных с валютными расчетами: определяются курсовые разницы, учетные данные собственной фирмы представляются в сопоставимых ценах в пересчете на иностранную денежную единицу по курсу на дату совершения операции. В условиях совместного предприятия можно подготовить отчетные документы в валюте иностранного партнера. Отметим, что хозяйственные операции, заносимые пользователем в модуле «Бухгалтерский учет», служат основным звеном взаимосвязи и управления всеми модулями программы «Суперменеджер».

Модуль «Касса» служит для подготовки приходных и расходных кассовых ордеров и формирования кассовой книга.

Модуль «Зарплата» представляет широкий спектр возможностей для ведения всех форм оплаты труда: окладно-премиальной, сдельной, повременной, расчетов по тарифным ставкам, учета нарядов, бригадных форм расчета и т.д. В системе накапливается полная информация о работнике, в том числе сведения о различных льготах и пособиях, видах начислении и удержаний. Эти данные автоматически отражаются в расчетной части и влияют на величину заработной платы работников. Программа автоматически ведет расчет табеля рабочего времени, отпусков и больничных листов. Возможна настройка программы на сложную структуру предприятия и получение, на этой основе, сводок по всем подразделениям, отделам, секциям, и т.д., а также по предприятию в целом. Для расчета заработной платы сотрудников, имеющих валютный оклад, в целях защиты от инфляции предусмотрен режим перевода в рублевый эквивалент по курсу на заданную дату.

Модуль «Склад + Торговый дом» предназначен для ведения учета товаров в оптовой и розничной торговле и учета материалов на производстве. Для торговых организаций модуль предусматривает режимы подготовки заказов на закупку товаров, контроля поступления товаров от поставщиков, выписки счетов покупателям, контроля за поступлением денежных средств, формирования накладных, контроля за отгрузкой товара. При розничной торговле осуществляется программная связь с кассовыми аппаратами и ввод номенклатуры товара при помощи устройства считывания штриховых кодов. На завершающих стадиях торгового учета формируются разнообразные отчеты о реализации при одновременном контроле остатков товара на складах и в магазинах. На производственных предприятиях модуль контролирует выдачу материалов под отчет при параллельном учете этой информации в суммовом выражении. Модуль имеет справочник номенклатуры товаров и материалов, который можно представлять в наиболее удобном для пользователя виде.

В модуле «Учет контрактов» осуществляется контроль за выполнением договоров. Информация о взаимоотношениях данного предприятия со сторонними предприятиями и организациями, фиксируемая в различных модулях программы, автоматически передается в модуль «Учет контрактов» и может быть систематизирована по желанию пользователя и представлена в различных сводных ведомостях: договорах с поставщиками, договорах с заказчиками, задолженности по периодам времени, ведомость финансирования и др.

Модуль «Учет основных средств» предназначен для учета основных средств, нематериальных активов и МБП. В модуле автоматически начисляется амортизация, производится переоценка, формируются карточки учета, а также ведомости инвентаризации, амортизационных начислений и переоценки. Для автотранспорта принят режим начисления по автопробегу. Кроме того, реализуется учет капитальный вложений и параллельное списание НДС, спецналога и прочих издержек.

В модуле «Документы» происходит подготовка и печать любых, в том числе важнейших отчетных документов. Программа располагает книгой регистрации документов и, кроме того, может запоминать реквизиты предприятий и организаций и автоматически заносить их в подготавливаемые документы.

Стоимость полного набора модулей программного пакета «Суперменеджер» версии 5.0 составляет: для локального варианта - 1200 USD, для сетевого варианта – 2167 USD. Стоимость дополнительного модуля «Зарплата универсальная + Кадры» равна 1000 USD.

По своей структуре и возможностям во многом аналогичен «Суперменеджеру» программный продукт «Монолит» фирмы «Монолит-Инфо».

Комплекс «Монолит», который применяется на самых различных предприятиях в целях автоматизации бухгалтерского, финансового и бюджетного учета, состоит из 10 функционально завершенных модулей. Отличительной чертой программы является ведение учета и составление финансовой и управленческой отчетности в «параллельных» стандартах, в соответствии с российским законодательством и требованиями иностранных фирм (партнеров, инвесторов и др.). При обработке первичных документов и формировании показателей хозяйственных операции используется многовалютный режим, имеется автоматическая процедура переоценки валютных статей, расчета курсовых разниц, ведения аналитики по объектам валютного учета. Структура комплекса имеет вид, представленный на рис. 118.

Центром комплекса является модуль «Главная книга», в который сводится вся информация из других модулей системы.

Бухгалтерские проводки, характеризующие хозяйственные операции, вносятся в модули первичного учета. При этом в зависимости от объема документооборота и задач, решаемых данным модулем, пользователь выбирает способ и степень агрегирования проводок. Затем происходит передача проводки или пакета проводок на просмотр и редактирование в модуль «Интегратор» и, в случае подтверждения, экспорт в общий протокол проводок модуля «Главная книга». Проводки могут вноситься через модуль «Интегратор» не только из модулей первичного учета, но и посредством дискет, модема или по локальной сети. Существует возможность прямого внесения проводок в модуль «Главная книга», например, из других программных систем, что обеспечивает функциональную' независимость основного модуля от наличия и состояния модулей первичного учета.

Данные проводок, зафиксированные в общем потоке проводок модуля «Главная книга», составляют основу для автоматического формирования необходимой информации по синтетическому учету (оборотные балансы по всей совокупности или произвольной выборке строк плана счетов), отчетов о финансовых результатах деятельности и расчетах с государственными органами, являются базой проведения финансового анализа.

Рассмотрим характерные особенности и задачи, решаемые модулями первичного учета.

Модуль учета материальных запасов, стоимостного учета материалов и МБП предназначен для автоматизации ведения натурального и стоимостного учета, а также расчета и расценки нормативного расхода материалов на выпуск готовой продукции. В модуле происходит обработка первичных документов (приходных ордеров на склад, накладных на отпуск в производство, на внутреннее перемещение и отгрузку сторонним организациям, актов на списание и т.д.), организуется натуральный учет с помощью проведения «машинных» инвентаризаций и контроля за корректностью приходно-расходных операций. Формируются сводные ведомости по движению МБП в подотчете у материально-ответственных лиц. В модуле ведутся классификаторы материалов, организаций, подразделений, материально-ответственных лиц, единиц измерения, статей затрат и норм расхода материалов по видам выпускаемой продукции. Стоимостной учет включает расчет учетных цен приходуемых на складе партий материалов и МБП, автоматический расчет стоимости списанных за отчетный период материалов, формирование оборотно-сальдовых ведомостей в разрезе номенклатурных номеров материалов и МБП, агрегирование стоимости списанных материалов по аналитическим статьям затрат, расчет и расценку нормативного расхода на выпуск.

Рис. 118. Структура комплекса «Монолит»

Модуль «Учет основных средств» предназначен для автоматизации аналитического учета основных средств, капитальных вложений и нематериальных активов, расчета амортизационных отчислений. В модуле реализована система «инвентарных карточек», которые базируются на стандартных карточках ОС-6 и ОС-7 и дополнительном наборе характеристик для автоматизированного варианта описания объектов учета. Для ввода и редактирования значений ключевых реквизитов «инвентарных карточек» используются классификаторы: классы объектов, группы фондов и категории основных средств, шифры и нормы амортизационных отчислений и др. Модуль обеспечивает: 1) отслеживание всех изменений, происходящих с инвентарным объектом в течение всего цикла его использования на предприятии; 2) автоматическую переоценку основных средств и подготовку отчетности по переоценке; 3) аналитический учет по произвольному набору характеристик объектов; 4) формирование документов аналитического учета по наличию и движению объектов; 5) формирование оборотно-сальдовых ведомостей по любым аналитическим группировкам объектов; 6) ежемесячный расчет амортизационных отчислений; 7) автоматическое формирование бухгалтерских проводок, отражающих изменение характеристик объекта, начисление амортизации и ежемесячное списание налогов; 8) учет отношений аренды; 9) построение оборотно-сальдовых ведомостей по балансовым счетам 01, 02, 04, 05, 07, 08.

Модуль «Учет кассовых операций. Учет расчетов с подотчетными лицами» позволяет организовать, во-первых, учет движения денежных средств в кассе, автоматическое ведение кассовых книг и формирование аналитических отчетов по движению денежных средств в кассе, оборотных ведомостей по балансовому счету № 50 и журналу-ордеру № 1 и, во-вторых, учет движения денежных средств в подотчете, автоматическое формирование ведомости расчетов с подотчетными лицами и оборотных ведомостей по балансовому счету № 71 и журналу-ордеру № 7. Существует возможность расчета курсовых разниц по валютным средствам в кассе и в подотчете и автоматического формирования проводок по курсовым разницам. Модуль содержит интерфейс взаимосвязи с модулями: «Учет труда и заработной платы» (импорт расходных кассовых ордеров), «Товарооборот» и «Валютные расчеты» (экспорт /импорт кассовых документов).

Модуль «Учет труда и заработной платы» служит для автоматизации расчета заработной платы на предприятии, отчислений на социальное и медицинское страхование, в Пенсионный фонд, а также для аналитического учета заработной платы. Модуль позволяет произвести расчет повременной и различных видов сдельной зарплаты, доплат по видам льгот, надбавок и компенсаций, оплаты больничных листов и отпускных. Определяются суммы по видам отчислений и удержаний с физического лица и предприятия в целом. Отметим, что пользователь сам формирует список начислений и удержаний в процессе настройки и эксплуатации системы. Кроме того, в модуле формируется расчетно-платежная документация, в том числе авансовые и межрасчетные ведомости, платежные и расчетные ведомости, лицевые счета, а также типовые справки для представления в налоговую инспекцию. Проводится обобщение начислений и удержаний по шифрам производственных затрат, подразделениям, категориям работников, балансовым счетам. Реализуется сводный учет расчетов по заработной плате с формированием сводных проводок для экспорта в модуль «Главная книга».

Сложный интегрированный программный модуль «Товарооборот» предназначен для автоматизации решения взаимосвязанных задач коммерческих, сбытовых и бухгалтерских служб торговых и торгово-закупочных предприятий по учету движения товаров на складах, отгрузки и реализации товаров, а также по банковским и кассовым операциям, расчетам с поставщиками и покупателями.

Существуют три версии модуля «Товарооборот»: 1) версия «Склад», в которой поддерживаются только задачи учета движения товаров (продукции) на складе; 2) версия «Сбыт – Финансы – Расчеты», в которой цикл начинается с задачи учета отгрузки товаров (продукции); 3) полная версия «Склад – Сбьгг – Финансы – Расчеты», в которой поддерживается решение задач всего цикла учета движения товарно-материальных ценностей.

Работа модуля «Учет и калькуляция производственной себестоимости. Учет себестоимости реализованной продукции» основана на агрегировании данных всех перечисленных ранее модулей. Для проведения автоматизированных расчетов по калькулированию производственных затратно партиям выпуска и формирования аналитической информации о структуре себестоимости необходима предварительная настройка системы с помощью классификаторов: статей производственных затрат (субсчета к счету 20), объектов калькулирования (видов выпускаемой продукции), статей калькуляции (по структуре объектов калькулирования), методов распределения («по коэффициентам», «по нормативам», «по фактическим данным»), связей для каждой статьи затрат, коэффициентов распределения. В модуле осуществляется калькулирование и учет стоимости месячных партий произведенной продукции (с ведением базы данных о динамике стоимости в разрезе заданного пользователем списка статей калькуляции), автоматическое формирование данных бухгалтерских проводок о списании стоимости на выпуск готовой продукции (в разрезах статей затрат, статей калькуляции и видов продукции), расчет себестоимости отгруженной за отчетный период продукции по процедуре первой партии (FIFO) или по средневзвешенным ценам (AVERAGE), автоматическое формирование данных бухгалтерских проводок о списании стоимости отгруженной продукции (по видам продукции и направлениям расхода), построение оборотно-сальдовых ведомостей по балансовым счетам № 20 и № 40 и по их субсчетам. Обеспечивается экспорт проводок в модуль «Главная книга».

Модуль «Валютные расчеты» ориентирован на международные стандарты учета (GAAP, IASC и др.) и предназначен для автоматизации банковских и кассовых операций, расчетов с покупателями, поставщиками, дебиторами и кредиторами, учет выполнения контрактов с применением иностранной валюты, а также для целей валютного пересчета различных параметров стоимостного учета. Модуль обеспечивает: отражение хозяйственных операций в различных валютах; описание и ведение нескольких систем валютных курсов (ЦБР, ММВБ, внутрифирменные курсы и т.д.) для автоматического преобразования сумм при записи хозяйственных операций; автоматическую переоценку валютных остатков денежных средств на балансовых счетах (50, 52, 55, 56, 57), расчетов (60, 61,62, 64, 76), кредитов и займов (90, 92, 93, 94, 95) на конец отчетного периода и формирование соответствующих проводок по курсовым разницам; формирование аналитических отчетов о расчетах с организациями, об эффективности контрактов (сделок), а также построение стандартных бухгалтерских журналов и оборотных ведомостей. Средства модуля позволяют формировать отчеты для зарубежного инвестора по западному образцу: Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности (Accounts Payable / Accounts Receivable Report), Книга продаж (Sale Ledger), Отчет о поступлении денежных средств (Bank & Cash Deposits reports) и др.

Функциональная завершенность всех рассматриваемых модулей позволяет использовать комплекс «Монолит» для самого широкого круга предприятий. Так, небольшим фирмам с участием иностранных инвесторов целесообразно применять в целях автоматизации бухгалтерского учета основной модуль «Главная книга», а также модули «Валютные расчеты» и «Учет труда и заработной платы». Учет на государственных производственных предприятиях должен базироваться на модулях: «Главная книга», «Учет основных средств», «Учет материальных запасов», «Учет труда и заработной платы», «Учет и калькуляция производственной себестоимости». Для торговых и торгово-закупочных предприятий наибольший интерес представляет модуль «Товарооборот», дополненный «Главной книгой» и «Валютными расчетами». Для крупных предприятий, ведущих разнообразную деятельность, рекомендуется полный набор модулей комплекса «Монолит».

И, наконец, для крупных корпораций, учет работы которых чрезмерно трудоемок и ведется несколькими бухгалтерскими подразделениями, требуются еще более мощные сетевые бухгалтерские системы.

Сетевой многофункциональный деловой и бухгалтерский комплекс «Гепард» версии 2.5 фирмы «Эйс» способен осуществлять комплексную автоматизацию деятельности фирм, имеющих развитую структуру. В настоящее время с комплексом «Гепард» работают более 200 крупных и средних российских фирм. В состав комплекса входят следующие модули: общая бухгалтерия, финансовый анализ, касса, банк, платёжные поручения, взаимозачёты, товарный склад, отдел продаж, анализ товарного склада, книга закупок, книга продаж, материалы, МБП, расчёт себестоимости импортных контрактов, управление ценами, клиенты и счета, магазин, консигнация, консолидация фирм, основные средства, система автоматизированного создания проводок по товарному складу, материалам и МБП, подотчётные лица, зарплата, отдел кадров, бюро пропусков, делопроизводство, бизнес-организатор, система электронного документооборота. Модульный принцип построения комплекса важен потому, что разнохарактерные фирмы нуждаются в различном наборе средств автоматизации учёта. Поэтому после установки модулей, обеспечивающих автоматизацию базовой системы учёта, каждая фирма выбирает дополнительные модули, соответствующие специфике её деятельности. Как правило, производственным фирмам необходим больший набор модулей, чем торговым фирмам.

В целом, программный комплекс «Гепард» обеспечивает:

• комплексный охват деятельности фирмы;

• отслеживание движения товара или материала в течение всего пути, с момента его закупки до реализации;

• учёт товаров и материалов no-партийно и по-операционно;

• получение оперативной информации о состоянии подразделении фирмы, о взаимоотношениях с поставщиками и покупателями;

• организацию различных видов торговой деятельности;

• проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;

• ведение независимого учёта по нескольким фирмам с возможностью объединения отчётов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;

• ведение многовалютного учёта;

• представление данных в российском или международном стандарте;

• возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление её в удобном виде (печатная форма, таблица, экспорт в файл и т.д.);

• максимально возможную гибкость в настройке и распределении прав доступа;

• работу в различных сетях с большими базами данных (500 тыс. записей и более);

• максимальную открытость с возможностью экспорта данных в Excel, Lotus 1-2-3 и другие популярные форматы;

• возможность стыковки интеграции с другими программными продуктами.

Комплекс «Гепард» характеризуется высокой надёжностью и скоростью работы в сети, быстродействием при работе с большими объёмами данных. С технической точки зрения «Гепард» поддерживает сети с протоколом IPX/SPX – Windows 3.11, Windows 95, Windows NT, Novell NetWare, Lantastic и др., допускает использование различных типов принтеров (матричные, лазерные, струйные). Стоимость комплекса зависит от набора модулей (более 30) и колеблется от 500 до 12500 USD. Наиболее популярный комплект для торговой фирмы стоит 2000-3000 USD, a для производственной фирмы 6000-7000 USD.

На рынке бухгалтерских программ постоянно появляются новинки. Одна из известных российских фирм-производителей, обслуживающая в настоящее время более 250 тыс. только официальных клиентов «1C», начала в марте 1998 года бета-тестирование нового класса продуктов, ориентированных на создание корпоративных учетно-управленческих систем – «1C: Предприятий» (версия 7.5) для функционально-процедурного расширения SQL [105].

Компания «Ланкс» дополнила пакет «Суперменеджер» новым модулем бюджетирования и финансового планирования. Кроме того, компанией создана новая программа автоматизации торговли по системе многоуровневого маркетинга ПП MLM, которая позволяет учитывать не только объем продаж, но и вклад консультантов в расширение торговой сети.

На рынке появились и новые фирмы, которые предлагают интересные и перспективные программные продукты. Так, фирма «Информпроект+» разработала систему комплексной автоматизации предприятия (корпорации) «Топаз» [17].

В связи с намечаемым переводом российского бухгалтерского учета на систему западных стандартов на рынке проявляют активность фирмы, продвигающие западные программные продукты: компания Вааn (система Вааn), «Импакт-Софт» (система Navision Financial), «Колумбус» (система Concord), «Экзакт Холдинг Б. В.» (система Exact Software).