Технология синхронизации документов

Ученый, инженер, предприниматель – все они могут работать над документами не только в офисе, но и дома, в дороге, на даче и т.д., в результате чего появляются разные версии одного и того же документа. Для того, чтобы сохранить и согласовать эти версии между собой, в системе Windows 98 предусмотрен специальный рабочий инструмент – папка «Портфель» (My Briefcase).

Пользователь, желающий создать портфель, должен открыть окно папки «Мой компьютер» и выполнить команду «Файл» (File) / «Создать» (Create) / «Портфель» (My Briefcase). При первом запуске портфеля на экране появляется окно мастера создания портфеля (Windows Briefcase Wizard) [78].

Все файлы и папки, с которыми пользователь работает на разных компьютерах, следует выделить и скопировать в портфель рассмотренными ранее методами копирования или применением специальной команды «Файл» (File) / «Отправить» (Send To) / «Портфель» (My Briefcase). При использовании копирования методом перетаскивания файлов правой кнопкой мыши следует применять команду «Создать синхронную копию» (Make Sync Copy). Портфель содержит базу данных, которая после копирования запоминает имя файла (папки), размер, тип документа, где находится оригинал, дату и время внесения последних изменений.

Как видим, меню окна «Портфель» (Briefcase) содержит пять пунктов: «Файл» (File), «Правка» (Edit), «Вид» (View), «Переход» (Go), «Избранное» (Favorites), «Портфель» (Briefcase), «Помощь» (Help).

Пользователь, который не закончил работу над документом в офисе и собирается продолжить ее дома, копирует файлы в портфель, а затем перетаскивает мышью значок портфеля с рабочего стола в окно гибкого диска 3,5" (А). Таким образом, портфель копируется на гибкий диск. Дома пользователь копирует значок портфеля с гибкого диска на рабочий стол домашнего компьютера и работает с файлами. При этом в записях базы данных портфеля, касающихся состояния файлов, вместо строки «Последняя версия» (Up-to-date) появится «Требует обновления» (Needs updating).

Вернувшись в офис, пользователь вставляет гибкую дискету в дисковод и дважды щелкает значок портфеля. Затем выполняется команда «Портфель» (My Briefcase) / «Обновить все» (Update All). На экране появится окно диалога «Обновление портфеля», в котором необходимо нажать кнопку «Обновить», после чего происходит автоматическое обновление старых версий файлов.

Если необходимо сохранить старые версии некоторых файлов, то пользователь может провести выборочное обновление: выделить мышью обновляемые файлы, выполнить команду «Портфель» (My Briefcase) / «Обновить выделенные объекты» (Update Selection), нажать кнопку «Обновить» в появившемся диалоговом окне и подтвердить замену файла. Если необходимо сохранить как оригинал, так и измененную копию файла в портфеле как разные документы, то в окне «Портфель» выполняется команда «Файл» (File) / «Свойства» (Properties). На экране появляется диалоговое окно «Свойства» (Properties). Открыв вкладку «Обновление», пользователь получает сведения о файле, находящемся в портфеле, и о последней версии файла-оригинала. В результате можно выбрать одну из трех альтернатив: «Обновить» (Refresh), «Отделить от оригинала» (Split From Original), «Найти оригинал» (Search Original). Для сохранения оригинала и измененной копии выбирается пункт «Отделить от оригинала» (Split From Original). После выбора пункта «Отделить от оригинала» (Split From Original) пользователь имеет возможность подтвердить отделение от оригинала в соответствующем диалоге.

Пользователь может создать не только один Портфель, а любое их количество. Если на компьютере оказалась потеряна последняя системная папка «Портфель», то пользователю снова приходится запустить мастер создания портфеля (Windows Briefcase Wizard). В том случае, если хотя бы один портфель сохранился, из окна папки или Проводника Windows (Windows Explorer) выбирается меню «Файл» (File), подменю «Создать» (New), пункт «Портфель» (Briefcase). С помощью окна папки или Проводника Windows (Windows Explorer) можно создать Портфель в любом понравившемся месте, за исключением системных папок «Мой компьютер» (My Computer), «Панель управления» (Control Panel), «Корзина» (Recycle Bin).