Технологии использования систем управления базами данных (субд) Базы данных в экономических системах

На ранних этапах развития компьютерной техники любая прикладная программа сопровождалась набором специфических данных, что увеличивало ее размер и замедляло работу. В период системного развития ЭВМ, с середины 70-х гг. положение стало существенно улучшаться.

Согласно системному подходу, задачи, решаемые на ЭВМ, имеют какую-либо общую цель. Для достижения этой цели необходим определенный набор первичных данных. Образуясь по мере функционирования или развития предметной области, эти данные представляют собой бесполезную информационную совокупность, формируемую из обрывочных сведений, в которых не установлена внутренняя структура и характер взаимосвязей. Однако, в случае применения методологии объединения первичных данных на общих правилах описания, хранения и обработки, они превращаются в систематизированные и структурированные информационные массивы описания предметной области – базы данных (БД).

Базы данных представляют собой качественно новый этап в организации данных. До возникновения технологии баз данных преобладал позадачный подход. При нем приходилось, как говорилось выше, каждый раз повторять операции ввода и вывода информации, потому что каждая программа использовала свои данные, изолированные от других задач.

Действительно, при решении вопросов экономики и управления предприятием значительно меньше времени будет затрачено на ввод требуемой информации единожды. Любая информация, к примеру о сотрудниках предприятия, может быть сформирована один раз и быть доступной для всех информационных подсистем (кадровый учет, планирование, финансовое управление и многие другие). Наряду со снижением трудоемкости возникает другое преимущество использования баз данных – возможность независимости сбора и актуализации данных. Актуализация данных – обновление собранных данных на определенную дату. Данное преимущество обосновывается тремя подходами. Во-первых, появляется возможность разновременной актуализации без опасения по поводу возникновения глобальных ошибок. Во-вторых, появляется возможность модернизировать пакеты прикладных программ, работающие с базой данных, не нарушая функционирование самой базы и программ других подразделений. В третьих, возможность отделения базы данных от прикладных программ позволяет ускорить внедрение или модернизацию средств информационных технологий при разделении работы между группами внедрения или поддержки.

Процедуры актуализации занимают важное место в программном обеспечении баз данных. Если система является совокупностью баз данных отдельных пользователей, то актуализация возлагается на них, и соответствующие программные механизмы применять нет необходимости. В случае, когда база данных используется для системных применений, используется система актуализации. Административное и программное обеспечение последней возлагается на администратора.

Административное обеспечение представляет собой должностные инструкции о порядке ввода информации, сроках, формах актуализации, ответственных за это лицах. При больших размерах базы данных администрируются ее отдельные составные части.

Впервые базы данных появились в справочных системах. Различают фактографические и документальные автоматизированные информационные системы на основе баз данных.

Фактографические системы используют форматированные записи. Форматированной записью может быть даже листок по учету кадров. Определенную трудность здесь представляет полная формализация раздела «прежняя работа». Для этого потребовался бы полный классификатор предприятий и организаций.

Документальные системы отличаются от фактографических возможностью поиска документов по содержанию. Для упрощения поиска применяются ключевые слова, которые по мнению создателя конкретного документа способны наиболее полно его охарактеризовать. Такие ключевые слова образуют словарь дескрипторов.