Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Несмотря на компьютерную революцию на рубеже XX и XXI веков, документация в том числе бумажная, остается важным носителем информации для выработки на его основе управленческого решения, а так же фактическим подтверждением распоряжений и указаний официальных лиц (руководителей предприятия, государственных органов). Это лишний раз доказывает важность изучения документирования как существенной составной части системы управления предприятием.

На территории Российской Федерации понятие документирования регламентируется законом «Об информации, информатизации и защите информации», принятым Государственной Думой 25 января 1995 года [127]. В нем оговариваются также вопросы юридической силы электронных документов (статья 5, «Документирование информации»).

Во-первых, документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Во-вторых, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В третьих, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

В четвертых, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Итак, цель документирования – придание информации юридической силы. Это происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя – юридическое или физическое лицо, наличии подписи ответственного должностного лица-изготовителя на самом документе, даты изготовления и внесения изменений.

Задокументированная информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована для создания производной информации даже для коммерческого распространения при условии ссылки на источник информации.

С другой стороны, все предприятия обязаны представлять документированную информацию государственным органам. Перечень документированной информации, представляемой в обязательном порядке, утверждает Правительство Российской Федерации. Порядок и условия обязательного представления информации, содержащей государственную тайну, и конфиденциальной информации устанавливаются и осуществляются в соответствии с законодательством об этих категориях информации.

Если учет и хранение могут осуществлять собственник информации, владелец информации, назначенный собственником, любое юридическое или физическое лицо, заключившее с собственником или владельцем договор о хранении информации, то регистрация и учет информационных ресурсов осуществляется Комитетом при Президенте Российской Федерации по политике информатизации. Порядок учета информации, сроки хранения информации в государственных информационных ресурсах устанавливаются законом. Порядок накопления, хранения и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней определяются органами государственной власти, ответственными за определенные вид и массивы информации, в соответствии с их компетенцией.

Делопроизводство и документооборот – основные процессы, обеспечивающие информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления государственными или частными структурами. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является обеспечение оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности. Такие задачи могут быть решены благодаря созданию базы информационной поддержки принятия управленческих решений, сокращению сроков рассмотрения служебных записок и прочих обращений сотрудников, сокращению сроков ответа на обращения, более быстрого создания распорядительных актов, а также повышения ответственности за их исполнение, создания банка нормативно-правовой и законодательной информации для принятия управленческих решений, принятия единых принципов регистрации и учета документов.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать возможности: создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов, контроля исполнения распоряжений. Создание электронной службы протоколов означает создание сервера банка документов в целях обеспечения оперативного доступа сотрудников к актуальным документам.

Защита документационных систем осуществляется в соответствии с принципами, изложенными в разделе «Защита информации».(Глава 5)