Технологии обработки экономической информации на основе табличного процессораExcel2000

Электронные таблицы Excel предназначены для упорядочения и обработки различных типов данных. Excel позволяет:

• проводить сложные вычисления, как с использованием оригинальных расчетных формул, так и с применением стандартных математических, статистических, финансовых и иных функций;

• осуществлять табличную обработку данных и представлять результаты расчетов в виде графиков и диаграмм;

• планировать и распределять ресурсы;

• составлять статистические сводки и калькуляции, проводить аналитические финансовые расчеты.

Как и такстовой процессор Word, электронные таблицы постоянно улучшались. К примеру, Excel 97 введена возможность работы с таблицами больших размеров, в одну ячейку можно внести 32000 символов вместо 255, как было предусмотрено в версии Excel 95, а количество строк на листе возросло с 16 384 до 65 536. Среди других нововведений в версии Excel 97: функция автоматического определения типовых ошибок, упрощенная работа с формулами, большое количество предлагаемых вариантов диаграмм. При изучении Excel следует учитывать системное подобие Excel и текстового процессора Word.

Запуск процессора Excel можно выполнить следующими способами:

• нажать кнопку «Пуск» (Start), выбрать в главном меню пункт «Программы» (Programs) и далее Microsoft Excel;

• нажать кнопку «Пуск» (Start), выполнить команду «Программы» (Programs) / «Проводник» и далее, открыв в левой части окна папку Microsoft Office, дважды щелкнуть значок Microsoft Excel в правой части окна;

• установить указатель мыши на значок Microsoft Excel и, щелкнув правой кнопкой мыши, вызвать контекстное меню. Выбрать в меню команду «Создать ярлык», перетащить ярлык мышью на рабочий стол и использовать для запуска Excel двойным щелчком левой кнопки мыши;

• вызвать файл, написанный ранее с применением процессора Excel. Процедура окончания работы, сохранения и закрытия файла полностью совпадает с описанной ранее для текстового процессора Word.

После загрузки на экране появляется рабочее окно MS Excel (рис. 82).

Рис. 82. Рабочее окно MS Excel 2000

В верхней части окна находится строка заголовка, в которой приведено название активного приложения (Microsoft Excel), слева находится кнопка оконного меню, справа – кнопки управления размерами окна процессора.

Ниже строки заголовка можно увидеть строку Главного меню, в которой слева расположена кнопка оконного меню документа, справа – кнопки управления размерами окна документа и перечислены основные пункты Главного меню «Файл» (File), «Правка» (Edit), «Вид» (View), «Вставка» (Insert), «Формат» (Format), «Сервис» (Tools), «Данные» (Data), «Окно» (Window), «Помощь» (Help).

Ниже строки Главного меню расположена область кнопок-команд со значками, которая формируется пользователем с помощью выбора панелей инструментов по команде «Вид» (View) / «Панели инструментов» (Toolbars). На рис. 58 представлены две панели инструментов: «Стандартная» (Standart) и «Форматирование» (Formatting).

За областью кнопок-команд расположена строка формул, в которой находятся (слева направо): поле «Имя» для записи имени текущей ячейки таблицы, кнопка «Отмена», кнопка «Ввод» и поле отображения записи чисел или формул в ячейке.

Далее находится важнейший элемент окна – рабочая таблица, которая состоит из клеток (ячеек), образуемых пересечением столбцов и строк. Текущая ячейка обведена рамкой. Адрес каждой ячейки включает набор столбца и строки (А2, В6, D3 и т.д.). Заголовки 256 столбцов обозначены одной или двумя буквами латинского алфавита (А, В, С.....Z, АА, АВ, ... , IV) и расположены вдоль верхней границы рабочей таблицы, а заголовки 65 536 строк обозначены числами (1, 2, 3, ... и т.д.) и расположены вдоль левой границы рабочей таблицы. Вдоль правой границы рабочей таблицы расположена вертикальная полоса прокрутки и маркер разделения окна по горизонтали. На пересечении заголовков столбцов и строк, в верхнем левом углу рабочей таблицы находится кнопка выделения листа.

В нижней части рабочей таблицы находится строка с ярлычками листов (Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 и т.д.), которые образуют рабочую книгу (workbook). Переход по листам и вызов текущего листа для выполнения работы можно осуществить левой кнопкой мыши. Обычно рабочая книга содержит: листы таблиц, диаграмм, макросов, окон диалога и модулей с текстом программ на языке Visual Basic for Applications. Файл рабочей книги имеет расширение *.xls, файл шаблона -рабочей области – *.xlw, для макросов – *.xla.

В рассматриваемой нижней строке расположены четыре кнопки прокрутки (слева направо): переход к первому листу, к предыдущему листу, к следующему листу, к последнему листу. Справа от ярлыков листов находятся: маркер разделения ярлыков, горизонтальная полоса прокрутки и маркер разделения окна по вертикали.

Последний элемент рабочего окна программы Excel – строка состояний, в которой отображается (слева направо): индикатор режима ввода символов в ячейку слово «Ввод» (Enter), индикатор перехода на верхний регистр «Caps», индикатор включения клавиши «NumLock», индикатор включения режима замены «OVR».

На первом этапе работы в Excel необходимо создать новую рабочую книгу. Для этого выполняется команда «Файл» (File) / «Создать» (New). В появившемся на экране диалоговом окне можно активизировать вкладку «Решения» и выбрать имя шаблона, например, «Авансовый отчет» (рис. 83). В поле «Просмотр» (Preview) показывается вид документа при использовании данного шаблона, а если шаблоны не установлены выдается предложение их установить.

Рис. 83. Окно диалога «Создать»

Если имеется запись документа, то нет необходимости создавать рабочую книгу, а достаточно открыть файл, указав его имя в диалоговом окне, доступ к которому осуществляется командой «Файл» (File) / «Открыть» (Open) или нажатием кнопки «Открыть» панели инструментов «Стандартная».

Для сохранения файла нажимается кнопка «Сохранить» панели инструментов «Стандартная» или выполняется команда «Файл» (File) / «Сохранить как» (Save as). Во втором случае в окне «Сохранить как» (Save as) можно задать параметры сохранения: при нажатии кнопки «Сервис» и, далее, «Общие параметры» (Option) на экране появляется диалоговое окно (рис. 84).

Рис. 84. Окно диалога «Параметры сохранения»

При установке флажка в позицию «Всегда создавать резервную копию» (Always create backup) при каждом сохранении документа будет создаваться резервная копия документа с расширением *.bak. В поле «пароль для открытия файла» (Password to open) можно задать пароль открытия файла, содержащий не более 15 символов. Ввод пароля в поле «пароль разрешения записи» (Password to modify) не создает постороннему лицу препятствий в открытии файла, но устанавливает запрет на запись каких-либо изменений в файле под тем же именем. Флажок в позиции «рекомендовать доступ только для чтения» (Read-only recommended) позволяет открыть файл только для чтения без возможности внесения изменений.

Для начала работы по вводу информации в ячейки рабочей таблицы необходимо уяснить правила перемещения между ячейками.

При перемещении по рабочей таблице указатель мыши имеет вид значка «+». Выбранная для внесения информации ячейка выделяется щелчком левой кнопки мыши. Кроме того, перемещение по ячейкам и выделение осуществляется стрелками управления курсором. Для перехода по листу на большие расстояния применяют полосы прокрутки.

При внесении чисел в выделенную ячейку, пользователь может применять цифры от 0 до 9 и специальные символы: (,), $, %, +, –, /. Число, заносимое пользователем в ячейку, автоматически дублируется в строке формул (рис. 85) и запоминается с адресом ячейки.

Отметим, что запись вещественных чисел, содержащих десятичные знаки после запятой, осуществляется в Excel через запятую, а не точку. Для внесения текста используются буквы и символы. Ввод цифр в качестве текстовых констант начинается с апострофа (например '256). Если текст не помещается в одну ячейку, он будет сдвинут в соседние ячейки, а потом перейдет на следующую строку.

Записать набранную информацию с адресом текущей ячейки и перейти к следующей ячейке, пользователь может тремя способами:

• нажатием клавиши [Enter] или [Tab];

• нажатием клавиши управления курсором;

• щелчком левой кнопки мыши по другой ячейке.

Для редактирования информации, занесенной в ячейку, необходимо выделить ячейку, задать режим редактирования двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием клавиши [F2] и внести исправление в ячейке или строке формул. При одинарном щелчке левой кнопки мыши изменения можно вносить только в строке формул.

Рис. 85. Ввод информации в ячейки рабочей таблицы

Начальным этапом проведения различных операций с данными является

1) выделение диапазона ячеек (две ячейки или более), которое осуществляется для смежных ячеек:

• перемещением мыши с нажатой левой кнопкой;

• указанием мыши на первую выделяемую ячейку, нажатием клавиши [Shift], указанием мышью на последнюю ячейку;

• нажатием и удержанием клавиши [Shift] и расширением зоны выделения клавишами управления курсора;

для несмежных ячеек выделением первой ячейки (или диапазона), нажатием и удержанием клавиши [Ctrl], выделением остальных ячеек (рис. 86);

Рис. 86. Выделение несмежных ячеек

2) выделение строк и столбцов – осуществляется установкой знака и щелчком левой кнопки мыши по заголовку строки и столбца;

3) выделение листа – происходит при нажатии кнопки выделения листа в верхнем левом углу рабочей таблицы, на пересечении заголовков таблиц и строк;

4) одновременное выделение нескольких листов – достигается щелчком мыши по ярлыку первого листа, нажатием и удержанием клавиши [Shift], щелчком мыши по ярлычку последнего листа. Выделение несмежных листов осуществляется через клавишу [Ctrl].

Рис. 87. «Контекстное меню»

Основными текущими операциями редактирования являются удаление, вставка, перемещение, копирование ячеек, столбцов и строк.

Для удаления ячеек, столбцов или строк необходимо выполнить команду «Правка» (Edit) / «Удаление» (Delete). В появившемся на экране диалоговом окне в группе «Удалить» (Delete) переключатель устанавливается в одно из положений, которые позволяют задать объект удаления: «Ячейки со сдвигом влево», «Ячейки со сдвигом вправо», «Строку» (Entire row), «Столбец» (Entire column).

Для вставки предварительно необходимо выделить блок ячеек, столбец или строку. Тем самым задается исходный объект, по отношению к которому определяется направление вставки. Далее выполняется команда «Вставка» (Insert) / «Ячейки» (Cells) и на экране появляется диалоговое окно «Добавление ячеек» (Insert), в котором предлагается выбрать один из вариантов вставки.

Перемещение выделенной ячейки или диапазона ячеек можно осуществить тремя способами:

• выполняется команда «Правка» (Edit) / «Вырезать» (Cut), в результате вокруг выделенной ячейки или диапазона ячеек появится бегущая пунктирная линия. Указывается новая ячейка или ячейка, которая станет верхним левым углом перемещаемого диапазона. Выполняется команда «Правка» (Edit) / «Вставить» (Paste);

• нажимается кнопка «Вырезать» (Cut) на панели инструментов «Стандартная», указывается верхняя левая угловая ячейка нового местоположения диапазона и нажимается кнопка «Вставить» (Paste);

• указатель мыши устанавливается на рамку выделенного диапазона ячеек и принимает форму стрелки. Нажимается левая кнопка мыши, удерживая которую, пользователь перетаскивает выделенный диапазон на новое место.

При выполнении операций можно использовать контекстное меню, которое появляется на экране при нажатии правой кнопки мыши.

Копирование выполняется во многом аналогично перемещению. Отличие состоит в том, что на первом этапе операции:

• при пользовании меню «Правка» (Edit) выполняется команда «Копировать» (Сору);

• при использовании кнопок-команд панели инструментов «Стандартная» нажимается кнопка «Копировать» (Сору).

К важнейшим операциям форматирования относится форматирование ячеек, которое осуществляется в диалоговом окне «Формат ячеек» (Format cells). Вызов окна выполняется двумя способами:

• командой «Формат» (Formal) / «Ячейки» (Cells);

• посредством контекстного меню, выводимого на экран щелчком правой кнопки мыши по выделенной ячейке.

Активизировав вкладку «Число» (Number) (рис. 88), пользователь получает возможность выбрать формат представления чисел в списке «Числовые форматы» (Category): формат «Общий» (General) используется для записи числовых и текстовых значений произвольного типа, с помощью форматов «Денежный» (Currency) и «Финансовый» (Accounting) удобно отображать значение стоимостных показателей, а формат «Числовой» (Number) является универсальным средством представления чисел любого вида. В поле «Число десятичных знаков» (Decimal places) задается количество знаков после запятой. А в поле «Отрицательные числа» (Negative numbers) выбирается способ записи отрицательных чисел. Установка флажка в позиции «Разделитель групп разрядов» (Use 1000 separator) позволяет выделить группы разрядов в числах.

Рис. 88. Окно Аналога «Формат ячеек» с активной вкладкой «Число»

Активизировав вкладку «Выравнивание» (Alignment) окна «Формат ячеек» (Format cells) (рис. 89), пользователь может провести горизонтальное и вертикальное выравнивание символов в ячейках, выполнить надписи под углом.

В поле с раскрывающимся списком «По горизонтали» (Horizontal) по умолчанию установлено положение «По значению» (General), но пользователь может выбрать выравнивание: «По левому краю» (Left); «По правому краю» (Right); «По центру» (Center); «С заполнением» (Fill), при котором однократно введенный символ полностью заполняет ячейку; «По центру выделения», обеспечивающее центрирование в текущей ячейке и в выделенном диапазоне ячеек. В поле «По вертикали» (Vertical) выбираются элементы: «По верхнему краю» (Тор), «По центру» (Center) и др. Установив флажок в позиции «Переносить по словам» (Wrap text), пользователь получает возможность размещать текст в ячейке в несколько строк, также можно объединить несколько ячеек (рис. 89). В группе «Ориентация» (Orientation) можно задать режим расположения текста под углом к горизонтали, отметив мышью вариант с поворотом и установив угол в поле «Градусов» (Degrees).

Рис. 89. Окно диалога «Формат ячеек» с активной вкладкой «Выравнивание»

Завершив ввод и редактирование исходных данных, а также операции форматирования, пользователь получает возможность провести вычисления. На первом этапе необходимо занести формулы в ячейки рабочей таблицы.

Формула в Excel начинается со знака равенства «=», за которым следует набор величин, операторов и функций. Величины, используемые в формулах, носят название аргументов. Операторы, используемые для обозначения основных операций, подразделяются на четыре группы:

• арифметические операторы, применяемые при работе с числами (+, -, /, *, %, ^). Результатом арифметической операции является число;

• логические операторы сравнения (=, >, <, >=, <=, < >). Результатом выполнения логической операции является логическое значение: истина, ложь;

• текстовый оператор (& – амперсант) используется для объединения последовательностей символов в одну последовательность символов;

• адресные операторы (диапазон (двоеточие), объединение (запятая), пересечение (пробел)), используются при ссылках на ячейки.

Вычисления с помощью арифметических операторов можно проводить четырьмя способами. В качестве примера предлагаем операцию суммирования долей составных элементов структуры себестоимости продукции (рис. 90).

Рис. 90. Суммирование данных

1 способ. В ячейку Е10 введем знак равенства и запишем формулу со ссылкой на адреса ячеек, содержащих исходные данные. Между адресами ячеек ставится арифметический оператор «+». Получим:

=В3+В4+В5+В6+В7+В8+В9+В10

После нажатия клавиши [Enter] в ячейке В11 появится число 100.

2 способ. В ячейку В11 введем знак равенства «=», щелкнем мышью по ячейке ВЗ, адрес которой также отобразится в ячейке В11. Поставим с клавиатуры знак суммы «+» и щелкнем мышью по ячейке В10, адрес которой также отобразится в ячейке В11. Проделаем аналогичную операцию с остальными ячейками. После нажатия клавиши [Enter] получим число 100. Таким образом, данный способ позволяет не вводить в формулы адреса ячеек с клавиатуры, а ссылаться на адреса, что ускоряет процесс вычислений.

В формуле можно ссылаться не только на отдельные ячейки, но и на диапазон ячеек. В нашем примере запись диапазонов в формуле выглядагг следующим образом:

=СУММ(ВЗ:В10)

В целом, возможны записи:

=СУММ(В:В) – задается суммирование по всему столбцу В;

=СУММ(ВЗ:С 10) – суммирование по всем ячейкам диапазона от ВЗ до С10;

=СУММ(10:10) – суммирование по всем ячейкам 10 строки.

3 способ. Если в заголовке столбца отмечается ячейка В11 и нажимается кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Стандартная». В ячейке В11 появляется формула суммирования всех ячеек столбца В, т.е. = СУММ(ВЗ:С 10). Пользователю остается нажать клавишу [Enter]. Если необходимо провести автосуммированне данных, расположенных в ячейке одной строки, курсор устанавливается справа от последней ячейки.

4 способ. Двойное нажатие кнопки «Автосумма» на панели инструментов «Стандартная» обеспечит суммирование числовых данных всех ячеек строки или столбца до первой пустой ячейки.

Ячейки, с которыми проводятся операции, совсем не обязательно должны находиться рядом друг с другом. В формуле, внесенной в ячейку в любом месте рабочей таблицы, можно ссылаться на ячейку и диапазоны ячеек. Например, запись формулы для расчета произведения в ячейке В11 может иметь вид

=В11*0,4

В данном случае ссылка сделана на ячейку В11. При изменении значений в ячейке В10 происходит автоматический пересчет произведения в ячейке В11. В случае, если часть формулы, представленная адресом другой ячейки, например В10, не меняется в зависимости от местоположения формулы рабочей таблицы, ее называют абсолютной ссылкой на ячейку. Абсолютная ссылка содержит не только имя столбца и номер строки, но и символ доллара (S), например, $В$10. Для ссылки в формуле на диапазон ячеек используется двоеточие. Возможны ссылки на ячейки, находящиеся в других книгах и приложениях, на других листах. Для, так называемых, внешних ссылок на ячейки, находящиеся в других рабочих книгах, применяют квадратные скобки. Имя листа отделяется от имени ячейки восклицательным знаком. Например, абсолютная ссылка на ячейку В10, находящуюся на втором листе третьей рабочей книги имеет вид:

[Book 3] Sheet 2! $B$10

Для проведения многократных вычислений можно использовать операцию копирования формул, которая осуществляется следующими способами:

• с помощью меню «Правка» (Edit), то есть: выделение ячейки с формулой, выполнение команды «Правка» (Edit) / «Копировать» (Сору), выделение ячейки копирования и выполнение команды «Правка» (Edit) / «Вставить» (Insert);

• с помощью мыши. Например, в таблице расчета динамики коэффициента автономии предприятия (рис. 91), в ячейках диапазонов С4:С7 и D4:D7 приведены исходные данные, а результаты однотипных расчетов, полученные делением (C4/D4, C5/D5 и т.д.), содержатся в ячейках диапазона Е4:Е7.

Рис. 91. Многократные вычисления с помощью мыши

Пользователь может не вводить формулу деления в каждую ячейку диапазона Е4:Е7. Достаточно записать первую формулу в ячейку Е4, то есть: =C4/D4, и нажать клавишу [Enter]. В ячейке Е4 появится результат 1,05. Далее, снова выделяется ячейка Е4, указатель мыши устанавливается на маркер заполнения (маленький черный квадратик в правом нижнем углу выделенной ячейки), нажимается левая кнопка мыши и рамка растягивается на три ячейки вниз. В указанных ячейках появятся результаты вычислений. Аналогичный эффект достигается в том случае, если после расчета результата в ячейке Е4 пользователь выделяет весь диапазон ячеек Е4:Е7 и выполняет команду «Правка» (Edit) / «Заполнить» (Fill) / «Bran» (Down).

Значительно ускоряет процесс вычислений использование в Excel стандартных функций. Аргументы функций, в качестве которых могут выступать числа, текст, логические величины, массивы, адреса ячеек и т.д., записываются в парные скобки и разделяются точкой с запятой. Функция может являться единственной или составной частью формулы, а также аргументом другой функции. В последнем случае функция носит название вложенной. MS Excel допускает семь уровней вложения функций.

При использовании в вычислениях стандартной функции, ее необходимо вставить в формулу одним из трех способов:

• нажать кнопку «Вставка функций» (Paste function) на панели инструментов «Стандартная»;

• нажать комбинацию клавиш [Shift] и [F3];

• выполнить команду «Вставка» (Insert) / «Функция» (Function).

На экране появляется диалоговое окно «Вставка функций» (Paste function) (рис. 92).

В окне представлены два списка. Список «Категория» (Function category) содержит обобщенные классы функций:

• Функции управления базами данных и списками.

• Функции даты и времени.

• Финансовые функции.

• Информационные функции.

• Логические функции.

• Функции просмотра и ссылок.

• Математические и тригонометрические функции.

• Статистические функции.

• Текстовые функции.

Рис. 92. Окно диалога «Вставка функций»

Выбор категории позволяет увидеть в списке «Функция» (Function name) конкретные применяемые функции. На рис. 92 пользователем осуществлен выбор категории «Финансовые функции», а конкретной функцией является «ДОБ» (расчет амортизации имущества). Двойным щелчком мыши по имени функции «ДОБ», пользователь вызывает на экран окно (рис. 93), в котором проводятся вычисления.

Рис. 93. Окно вычислений «ДОБ»

Выполнив и оформив расчеты, пользователь должен распечатать документ. Предварительно выполняются настройки в диалоговом окне «Параметры страницы» (Page setup) (рис. 94), которое вызывается одноименной командой из меню «Файл» (File).

Рис. 94. Окно диалога «Параметры страницы»

В настоящий момент активизирована вкладка «Страница» (Page). В группе «Масштаб» (Scaling) установка переключателя в положение «установить» (Adjust) позволяет выбрать масштаб в % от величины листа или выделенной области, а положение переключателя «Разместить ...» (Fit to ...) обеспечивает задание количества страниц для размещения листа или выделенной области в ширину и в высоту.

В поле с раскрывающимся списком «Размер бумага» (Page size) выбирается формат листа (по умолчанию А4 210x297 мм). В поле «Качество печати» (Print quality) задается разрешение печати в точках на дюйм (dpi). В поле «Номер первой страницы» (First page number) при элементе «Авто» (Auto) на первой странице проставляется номер 1, но пользователь может ввести произвольный номер.

Активизировав вкладку «Поля» (Margins) (рис. 95), пользователь может установить правый (Right), левый (Left), верхний (Тор) и нижний (Bottom) отступы от края бумаги.

Рис. 95. Окно «Параметры страницы» с активной вкладкой «Поля»

В группе «Центрировать на странице» (Center on page) при установке флажков в позиции «Горизонтально» (Horizontally) и «Вертикально» (Vertically) происходит центрирование при распечатке относительно верхнего и нижнего поля, правого и левого поля.

Вкладка «Колонтитулы» (Header / Footer) (рис. 96) позволяет создать верхний и нижний колонтитулы.

По умолчанию в качестве верхнего колонтитула задается название текущего листа «Лист 1» (Sheet 1), а в качестве нижнего колонтитула – номер текущей страницы «Страница 1» (Page 1). Для создания верхнего колонтитула необходимо выбрать одну из строк в списке «Верхний колонтитул» (Header) и нажать кнопку «Создать верхний колонтитул» (Custom header). Колонтитул будет скопирован в диалоговое окно «Верхний колонтитул» (Header) (см. рис. 96).

В окне расположены семь кнопок редактирования и форматирования и три поля установки колонтитула: «Слева» (Left section), «В центре» (Center section), «Справа» (Right section). Работа с колонтитулами начинается с выбора мышью одного из полей установки. Далее, щелчком мыши активизируется одна из семи кнопок, например, вторая слева, которая задает номер страницы. Затем номер щелчком мыши помещается в правое поле установки. Аналогично, в любом поле может быть задано общее количество страниц (третья кнопка слева), текущая дата (четвертая кнопка слева) и т.д.

Рис. 96. Окно «Параметры страницы» с активной вкладкой «Колонтитулы»

Рис. 97. Окно диалога «Верхний колонтитул»

Активизировав вкладку «Лист» (Sheet), пользователь получает доступ к диалоговому окну (рис. 98). В поле «Выводить на печать диапазон» (Print area) можно внести диапазон ячеек для печати. Для несмежных диапазонов предусмотрена печать на разных страницах.

В процессе печати нередко требуется выводить одни и те же строки или столбцы на каждой странице, использовав их в качестве заголовка. Для установки режима печати одинаковых строк и столбцов применяют поле группы «Печатать на каждой странице» (Print titles):

• для повторения печати строки указывают мышью на поле «Сквозные строки» (Rows to repeat at top), временно свертывают диалоговое окно кнопкой справа от поля, выделяют в рабочей таблице ячейки и восстанавливают диалоговое окно.

• для повторения печати столбцов аналогичные операции осуществляются в поле «Сквозные столбцы» (Columns to repeat at left).

В группе «Печать» (Print) можно выбрать режим печати с сеткой рабочей таблицы (установка флажка в позицию «Сетка» (Gridlines)), а также оптимизацию печати для черно-белых принтеров (Флажок в позиции «Черно-белая» (Black & White)) и сокращение времени печати (флажок в позиции «Черновая» (Draft quality)).

И, наконец, в диалоговом окне имеется переключатель «Последовательность вывода страниц» (Page order), задающий два метода печати данных, не помещающихся на одну страницу – «Вниз, затем вправо» (Down, then over) и «Вправо, затем вниз» (Over, then down).

Для печати документа выполняется команда «Файл» (File) / «Печать» (Print) и на экране появляется диалоговое окно «Печать» (Print), аналогичное окну для печати документов текстового процессора Word. Отличие окна для печати электронных таблиц Excel состоит в создании дополнительной группы «Вывести на печать» (Print what) с полями печати: «Выделенного диапазона» (Selection), «Выделенных листов» (Active sheets), «Всей книги» (Entire workbook). Кроме того, предусматривается масштабирование рабочего листа и просмотр с помощью кнопки «Просмотр» (Preview).

Рис. 98. Окно «Параметры страницы» с активной вкладкой «Лист»

В качестве примера использования электронных таблиц Excel можно привести расчёт минимально необходимой видеопамяти при соответствующем разрешении (пикселей), количестве оттенков цветов (в форме разрядности – бит). Сводная таблица (табл. 30) была рассчитана с помощью Excel следующим образом.

Умножив первый и второй столбец, получим отображаемое количество точек на экране. Для того, чтобы отобразить в каждой из них требуемое количество оттенков цветов, умножаем полученное количество точек на столбец 3 (переводим оттенки в биты). Делим результат на столбец 4 – для перевода в байты и получаем столбец 5. Для более привычного представления информации в столбце 7 переходим к Мбайтам, разделив результат столбца 5 на константу столбца 6, так как в 1 Мбайте 1048576 байт (столбец 6). Можно было бы также представить результат в Кбайтах, поделив данные столбца 5 на 1024 – количество байт в килобайте.

Таблица 30