17.2. Унификация и стандартизация документов
Вторая группа стандартов – стандарты унификации и стандартизации документов. Эти стандарты основаны на стандартах первой группы.
Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации, что ведет к единообразию в наименованиях показателей и единиц измерения, терминов и т.п.
Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для организации деятельности какого-либо объекта, управления им. УСД делятся на:
– межотраслевые (используемые на всех предприятиях страны),
– отраслевые (применяются на предприятиях одной отрасли),
– локального уровня (используемые на конкретных предприятиях и в организациях).
На межотраслевом уровне разработаны и используются следующие виды УДС:
– стандарты и технические условия;
– проектно-конструкторская и техническая документация;
– проектная документация по капитальному строительству;
– плановая документация;
– статистическая отчетность;
– первичная учетная документация;
– финансовая первичная и отчетная документация;
– бухгалтерская документация бюджетных организация и объединений;
– организационно-распорядительная документация;
– документация по материально-техническому снабжению;
– документация по ценообразованию и торговле.
Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:
– документы должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ИС;
– документация должна содержать полную информацию, необходимую для организации деятельности бизнес-системы, управления ею;
– ориентация на использование средств вычислительной техники для сбора и обработки данных, формирования документов и передачи информации;
– обеспечение информационной совместимости ИС различных уровней;
– все документы, входящие в состав УСД, все реквизиты в них должны быть закодированы с использованием международных, общероссийский или локальных классификаторов.
При построении УСД решаются следующие задачи:
– унификация всей системы документации,
– построение новых форм документов,
– разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.
Унификация всей системы документации предполагает выявление и анализ полного состава документации, составление перечня документов по всем функциональным подсистемам, выявление их характеристик (периодичность составления, тип задач, количество показателей, частота использования, «адресат»); исключение из первичных документов производных показателей, а также показателей, многократно вводимых в ИС; введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса), единых единиц измерения на основе используемых классификаторов различных уровней; проведение классификации и кодирования документов и их реквизитного состава; уточнение и построение единых форм документов.
При проектировании системы документации определяется состав первичных и результатных показателей, их разбиение по формам документов; осуществляется выбор типа формы документа и способ занесения информации в него, проектируются формы документов.
При проектировании форм первичных документов необходимо учитывать следующие принципы:
– исключение дублирования показателей в документе;
– выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений при формировании документа (однозначных и многозначных реквизитов);
– выделение справочных группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
– логичность построения (отражение иерархии понятий, признаков, показателей);
– согласование последовательности реквизитов документа с экранными формами и размещением информации в файлах (с учетом требований защиты информации).
Процесс разработки документов выполняется в следующей стандартной последовательности:
1) определение полного реквизитного состава каждого документа;
2) классификация реквизитов (однозначные/многозначные, справочные/группировочные и т.п.);
3) установление логической соподчиненности реквизитов;
4) выбор формы документа и построение ее (наиболее удобный способ – на основе таблиц);
5) размещение реквизитов в форме;
6) редактирование шапки документа и т.п.
Результатные показатели рассчитываются при выполнении вычислений, связанных с автоматизацией типовых операций в бизнес-системе. Результатный документ должен удовлетворять следующим требованием:
– полнота информации (включение первичных и результатных показателей);
– количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (т.е. ключей сортировки);
– достоверность и возможность своевременного предоставления;
– хорошая читаемость (логичность построения форм, хорошо отредактированные шапки в шаблонах);
– отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.
Основными принципами построения результатных документов являются:
– Выделение в документе трех зон: заголовочной (размещаются однозначные реквизиты, включающие группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке), содержательной (включает группу многозначных реквизитов, справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований), оформительной (располагаются, как правило, подписи должностных лиц).
– Выделение группировочных реквизитов и их размещение во второй зоне в порядке убывания старшинства.
– Выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в которой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований – к результатам, а для результатов – в порядке возрастания старшинства итогов);
– Возможность переноса реквизитов второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на новые страницы (заголовки таблиц не переносятся, переносятся только номера колонок).
Построение результатного документа можно выполнить в следующей последовательности:
1) определение полного реквизитного состава документа;
2) классификация реквизитов-признаков на справочные и группировочные, реквизитов оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;
3) проектирование формы документа на основе одной или нескольких таблиц в содержательной части;
4) размещение реквизитов в соответствии с их логической соподчиненностью.
При формировании больших таблиц, не вмещающихся на одну страницу стандартного формата, допускается вынос итоговых колонок в итоговые строки или перенос невместившихся колонок на следующий лист с продолжением их нумерации (бумажная копия документа затем склеивается из нескольких листов).
Электронные формы документов должны соответствовать разработанным «бумажным» формам с учетом особенностей размещения информации на экране, повышения эффективности ее обработки (ускорения ввода, минимизации ошибок и т.п.), а также требований ее защиты.
- Основы информатики и информационных технологий
- Оглавление
- Глава 8. Сети и сетевые технологии 112
- Глава 9. Ащита информации 129
- Предисловие
- Раздел 1. Введение в информатику
- Глава 1. Информатика и предмет ее исследования
- Глава 2. Понятие информации
- 2.1. Определение и свойства информации
- 2.2. Особенности экономической информации
- Глава 3. Роль информации в управлении
- 3.1. Одноконтурная схема управления экономическими системами
- 3.2. Информация и информационные системы в управлении
- Глава 4. Кодирование и представление информации
- 4.1. Основные определения
- 4.2. Связь между системами счисления
- 4.3. Системы счисления, используемые в эвм
- 4.4. Внутреннее представление данных в памяти компьютера
- 4.4.1. Представление чисел
- 4.4.2. Представление текстовых данных
- 4.4.3. Представление мультимедийной информации
- 4.5. Представление данных во внешней памяти компьютера
- Глава 5. Основы алгоритмизации
- 5.1. Определение и свойства алгоритмов
- 5.2. Основные этапы и методы разработки алгоритмов
- 5.3. Основные способы описания алгоритмов
- Раздел 2. Основы информационных технологий
- Глава 6. Аппаратное обеспечение вычислительных систем
- 6.1. Понятие архитектуры и принципы устройства вычислительных систем
- 6.2. Устройство персонального компьютера
- 6.2.1. Конфигурация персонального компьютера
- 6.2.2. Характеристики процессора
- 6.2.3. Организация памяти персонального компьютера
- 6.2.4. Устройства ввода/вывода
- 6.2.5. Внешние запоминающие устройства
- 6.3. Тенденции совершенствования архитектуры
- Глава 7. Программное обеспечение
- 7.1. Понятие программы
- 7.2. Классификация программного обеспечения
- 7.3. Системное программное обеспечение
- 7.3.1. Операционные системы
- Определение и функции операционных систем
- Классификация операционных систем
- Функция управления процессами
- Управление основными ресурсами
- Управление данными. Файловая система
- Управление внешними устройствами и организация ввода/вывода
- Интерфейс с пользователем
- 7.3.2. Операционные оболочки
- 7.3.3. Средства контроля и диагностики
- 7.3.4. Системы программирования
- 7.4. Системы управления базами данных
- 7.4.1. Основные понятия
- 7.4.2. Реляционный подход к управлению бд
- «Магазины»
- «Владельцы»
- «Магазины-Владельцы»
- «Поставки»
- «Товар»
- «Поставки»
- 7.4.3. Назначение и классификация субд
- 7.4.4. Средства описания и манипулирования данными в субд
- 7.4.5. Объектно-ориентированные субд
- 7.4.6. Категории пользователей
- 7.5. Прикладное программное обеспечение
- Глава 8. Сети и сетевые технологии
- 8.1. Определение, назначение и классификация сетей
- 8.2. Способы передачи информации, коммутация и маршрутизация в сетях
- 8.3. Организация взаимодействия в сетях
- 8.4. Топология сетей и методы доступа
- 8.5. Глобальная сеть Internet
- 8.5.1. Идентификация компьютеров в сети
- 8.5.2. Услуги Internet
- 8.5.3. Всемирная паутина World Wide Web
- 8.5.4. Электронная почта
- 8.5.5. Навигационные средства для Internet
- 8.6. Корпоративные сети на основе технологий Internet
- Глава 9. Защита информации
- 9.1. Информация как продукт
- 9.2. Концепция защищенной вс
- 9.2.1. Основные понятия
- 9.2.2. Этапы разработки системы защиты
- 9.2.3. Общая классификация вторжений и характеристика угроз
- 9.2.4. Система защиты
- 9.2.5. Защита объектов на регистрационном уровне и контроль доступа
- 9.3. Криптографические средства защиты информации
- 9.3.1. Основные понятия
- 9.3.2. Криптографические протоколы
- 9.3.3. Электронно-цифровые подписи и открытые сделки
- 9.3.4. Использование криптографической защиты в программных продуктах
- 9.3.5. Условия и ограничения использования криптографической защиты
- 9.4. Программные закладки и вирусы
- 9.5. Хакеры и проблема безопасности информационных систем
- 9.6. Защита информации от потери в результате сбоев
- 9.7. Правовая защита информации и программного обеспечения
- Глава 10. Интегрированные пакеты прикладных программ офисного назначения
- 10.1. Общая характеристика офисных пакетов
- 10.2. Основы редактирования текстовых документов
- 10.3. Использование электронных таблиц
- 10.4. Системы электронного перевода
- 10.5. Системы оптического распознавания текстов
- 10.6. Интеграция систем распознавания текстов, компьютерного перевода и офисных пакетов
- 10.7. Электронные презентации
- 10.8. Графические редакторы
- 10.9. Правовые системы
- 10.10. Учетные системы
- Глава 11. Системы аналитической обработки данных и искусственного интеллекта
- 11.1. Средства анализа данных математических пакетов
- 11.2. Введение в системы искусственного интеллекта
- 11.2.1. Основы экспертных систем
- 11.2.2. Представление и использование нечетких знаний
- 11.2.3. Нейронные системы и сети
- 11.2.4. Системы извлечения знаний
- 11.2.5. Инструментальные средства создания интеллектуальных приложений
- Раздел 3. Современные информационные технологии в экономике и управлении
- Глава 12. Основные понятия
- Глава 13. Эволюция информационных технологий
- Глава 14. Классификация информационных систем
- Глава 15. Корпоративные системы
- 15.1. Типовые технические решения
- 15.2. Корпоративные информационные порталы
- 15.3. Серверы BizTalk как основа средств интеграции информационных систем
- Глава 16. Методы и средства разработки информационных систем
- 16.1. Жизненный цикл информационных систем
- 16.1.1. Процессы жизненного цикла ис
- 16.1.2. Модели жизненного цикла
- 16.2. Методы и средства структурного анализа
- 16.3. Объектно-ориентированный подход к разработке информационных систем
- 16.4. Компонентно-ориентированные средства разработки ис
- Глава 17. Стандарты создания информационных систем
- 17.1. Стандарты кодирования и представления информации
- 17.1.1. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации
- 17.1.2. Нормативная база системы классификации и кодирования
- 17.2. Унификация и стандартизация документов
- 17.3. Поддержка стандартов управления бизнес-системами
- 17.3.1. Информационные технологии и реинжиниринг
- 17.3.2 Описание стандарта mrp II
- Стратегическое планирование
- Бизнес-планирование
- Планирование объемов продаж и производства
- Планирование ресурсов
- Главный план-график производства
- Общее планирование мощностей
- Mrp, или планирование потребностей в материалах
- Crp, или планирование потребностей в мощностях
- Drp, или планирование потребностей в распределении
- Глава 18. Основы электронной коммерции
- 18.1. Этапы развития электронной коммерции
- 18.2. Секторы рынка электронной коммерции
- 18.3. Инструментарий электронной коммерции
- 18.4. Электронные платежные системы
- Глава 19. Введение в мобильный бизнес
- 19.1. Возможности мобильного бизнеса
- 19.2. Обзор существующих технологий мобильного бизнеса
- 19.2.1. Терминальные устройства
- 19.2.2. Современные технологии построения цифровых каналов связи
- 19.2.3. Стандарты мобильного Internet
- 19.2.4. Проблемы мобильного Internet
- 19.2.5. Операционные системы для мобильных устройств
- 19.2.6. Средства разработки приложений мобильного бизнеса
- Библиографический список