logo
DEK

19.Основні етапи підготовки презентації

Перш ніж підготувати презентацію, треба чітко сформулювати мету презентації, з якої випливають такі параметри як: кількість слухачів; інформація про обізнаність слухачів; тривалість презентації; вибір засобів інформування; приміщення.

Підготовка презентації потребує досить багато часу. Тут діє правило Фауста: на кожну хвилину доповіді необхідно 30 хвилин попередньої підготовки.

Основні етапи підготовки презентації

Етап підготовки презентації

Зміст етапу

Частка часу на підготовку, %

Попереднє рішення

Формулювання мети презентації, визначення характеру, складу і стану аудиторії (кола слухачів), вибір засобів інформування

10

Концепція

Розроблення головної ідеї презентації, збирання матеріалів, планування і розроблення доповіді (вступу, основної частини і висновків), структуризація

30

Реалізація

Вибір і розроблення варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів — візуалізація доповіді (підготовка плакатів, плівок/фолій, комп’ютерна графіка)

40

Особиста підготовка

Пробна репетиція, підготовка інформаційної техніки, розроблення стратегії дискусії, підготовка до відповідей на запитання аудиторії

20

Презентації дуже схожі на інтерв’ю і ділові зустрічі, але на відміну від них — це події більш масового характеру, вони не орієнтовані на емоційні аспекти або на персональні проблеми.

Усвідомлення мети презентації допомагає визначити її форму, зміст і стиль, а також рівень взаємодії аудиторії з презентатором. Головна ідея повинна бути пов’язана з об’єктом презентації. Треба розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії, а об’єкт презентації — так само цікавим для присутніх, як і для фірми. Варто спробувати сформулювати головну ідею презентації одним реченням.

Якщо ж ви говорите з величезною аудиторією незнайомих вам людей, а сама презентація є дуже важливою, то ви повинні встановити більш формальну атмосферу. Формальність досягається й встановленням дистанції (як психологічної, так і фізичної) між презентатором та аудиторією.

Відповіді на запитання — дуже важливий етап презентації. Він показує, чи зрозуміла аудиторія ідеї презентатора. Період відповідей на запитання — фінальний у презентації, водночас він є і своєрідною перевіркою оратора. Але не варто його боятися, часто це найприємніша частина виступу.