Выводы и рекомендации
1. Рассматривая обеспечение как один из наиболее важных и неотъемлемых элементов рабочего процесса, вы будете намногие годы иметь гарантию того, что создали прекрасно функционирующую систему. Сделайте поддержание системы неизменной нормой, практической основой вашей работы, гарантирующей, что усилия, потраченные вами на освоение программы ОПД, с лихвой окупятся в будущем.
2.Доведите выполнение операций по обеспечению работ до автоматизма, планируя их с той же неизменностью, как смену масла в автомобиле. Выявление не требующих раздумий ежедневных рутинных операций по поддержанию системы стоит того, чтобы на это потратить время и усилия. Ведь система, не имеющая обеспечения, вообще не сможет работать.
3.Задействуйте системы, которые будут оберегать вас от возврата к старым методам работы. Заведите такие порядки, которые обеспечат постоянное совершенствование ваших методов работы и помогут вам сделать его само сбой разумеющимся. Предусматривайте операции по обеспечению работ в вашем недельном плане.
4.Не забывайте рассматривать работу с точки зрения рабочих циклов. Каждая часть работы имеет начало, середину и конец. Начальная стадия включает в себя подготовку и обеспечение выполнения работы. На средней стадии работа выполняется. Завершающая стадия включает в себя мероприятия по обеспечению последующих работ, в том числе возврат на свои места всех использованных в ходе выполнения законченной работы вещей и приведения в порядок всего, с чем пришлось иметь дело, включая файлы, инструменты и т. п.
5.Появление компьютеров означает, что нужно содержать в порядке не только информацию на бумажных носителях. Теперь приходится иметь дело с компьютерными файлами и электронной почтой. Обслуживание жесткого диска предполагает регулярное резервное копирование данных во избежание их утраты в результате внезапных неполадок с электричеством.
6.Предусматривайте еженедельно время для осуществления контроля за долгосрочным потоком работ. Обязательно планируйте работы на предстоящую неделю и мероприятия по поддержанию системы в порядке. Своевременно обновляйте информацию. Проводите резервное копирование всех файлов с жесткого диска. Контролируйте снабжение необходимыми материалами. Периодически (раз в год, квартал или с другой периодичностью) проверяйте, обеспечиваются ли работы, и поддерживайте систему в рабочем состоянии.
7.Если выяснится, что вы тратите время на поддержание того, что вы используете достаточно редко, правомерен вопрос, стоит ли игра свеч. Если причина осуществления этой поддержки кажется вам недостаточно веской, задайтесь вопросом, почему все-таки вы ее оказываете. И, если решите, что можно обойтись без того, поддержку чего вы обеспечиваете, так и сделайте.
8.Будьте организованным в своей работе. Введите мероприятия по Обеспечению в свои планы, и вы добьетесь того, что ваши работы будут идти гладко от начала до конца. Планируйте, чтобы добиться успеха. Культивируйте в себе полезные привычки. Превратите обеспечение в безусловную привычку, и вы увидите, что это легкий шаг по пути к успеху.
9.Не успокаивайтесь на достигнутом. Настоящей целью должно быть постоянное совершенствование методов и условий выполнения всех ваших работ. Программа ОПД является инструментом и основой достижения этой цели.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений