Цель планирования
Целью процесса планирования является получение ясного представления — ясной мысленной картины — того, что нужно делать. Ясность является необходимым условием эффективности плана, иначе вы не сможете осмысленно работать. В своей книге «Management of Time» («Управление временем») (Prentice-Hall, Inc. , 1959) Джеймс Т. Маккай пишет:
Ваши представления управляют вашими действиями. Если у вас нет картины происходящего, если вы не можете разобраться в том, что происходит, вы не действуете. Если картина происходящего туманна и запутанна, вы колеблетесь. Если же эта картина ясна и определенна, вы действуете уверенно и эффективно.
Правильное планирование позволяет вам получить отчетливую картину. Планирование, не дающее такой картины, не достигает своей цели, а, по сути, не является планированием.
Работая по программе ОПД с большими группами, мы, как правило, начинаем — обычно в комнате для заседаний — с ориентировки каждого из сидящих вокруг стола. Я часто спрашиваю: «У кого из вас есть ежедневный план работы? » Примерно половина присутствующих поднимает руки. Остальные даже не привыкли составлять план на каждый день. Очень часто оказывается, что они не желают даже записывать дела на каждый день, потому что прежде у них не получалось работать с таким планом. Случалось ли вам начинать день со списком дел, а к концу работы обнаружить, что вы не выполнили ни одного из них? Если да, то вы знаете, какие чувства испытывает человек в этом положении. На него давит перечень невыполненных дел и мучает сознание невыполненного долга. Вы можете не выполнить то, что было намечено, по нескольким причинам. Первая из них — вы запланировали слишком много дел. Вы могли также не предусмотреть чего-то, что заняло слишком много времени. Список дел мог быть слишком обобщенным. Правильное планирование позволяет успешно справиться с этими и многими другими проблемами, которые могут превратить дневной план из полезного рабочего инструмента в нечто, вызывающее сплошное разочарование. Что же такое правильное планирование?
Рассмотрим для примера процесс съемки фильма. Он осуществляется в три стадии: подготовка, собственно киносъемка и обработка отснятого материала. Из этих трех стадий самой длительной бывает стадия подготовки. Сценарий является лишь отправной точкой. Более важным планирующим документом на этой стадии считается раскадровка — детальная художественная разработка каждой отдельной сцены, которая должна сниматься.
Представьте себе лист бумаги, заполненный только пустыми прямоугольниками; иногда они выглядят как телевизионный экран. Эти прямоугольники обрамляют каждую сцену. Контурные зарисовки расположения артистов представляют сцену в каждом кадре фильма: сколько персонажей и каких в каждой сцене; что они говорят; снимается ли кадр крупным планом или панорамой; какое потребуется освещение; как совершаются переходы от одного кадра к другому; комбинация кадров в сцене. Все это части более крупного элемента — собственно кинофильма.
Почему на раскадровку уходит так много усилий? Потому что самой дорогой операцией в кинопроизводстве является собственно съемка. В ходе съемки с парой сотен актеров и членов съемочной команды вам вряд ли захочется терять время и силы, не говоря уже о деньгах, решая вопрос, где кому надо стоять и что делать. Именно поэтому подготовке придается такое большое значение. Поскольку в фильм вкладываются миллионы долларов, вы просто не можете позволить себе зря тратить время и деньги и вынуждены заранее тщательно планировать и готовить съемки.
В киноиндустрии необходимость планирования самоочевидна и применяемая техника планирования достигла очень высокого уровня. Однако в бизнесе и в промышленности формальное планирование, в особенности планирование повседневной деятельности, не получило такого развития.
Обратитесь мысленно к вашей компании, и вы увидите, что У большинства людей, с которыми вы изо дня в день работаете, нет никакого плана работы. Мы встречаем массу людей, появляющихся на работе даже без намека на предварительный план с намерением просто отработать как придется восемь или более часов. Если описать их поведение в терминах киносъемки, то каждый день их рабочей недели — это неумение распорядиться на съемочной площадке, расставить артистов и незнание, что с ними делать при включенной камере.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений