Бумажный контроль
Поскольку обилие бумаг является одной из главных помех в работе, давайте обсудим, как с этим бороться. Вы знаете, что лучше убрать бумаги со стола и доставать их для работы в нужный момент. Вы можете делать это, используя систему папок или файлов с материалами, касающимися долгосрочных работ, которая предоставляет вам информацию о том, что вы запланировали сделать по дням месяца (от 1 до 31) и по месяцам (от 1 до 12).
Как отмечалось во второй главе, нужно просто занести пометку в календарь и потом выделить время на выполнение работы. Поместите документ, с которым вы намерены работать, в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, на место, соответствующее дате его выполнения, и тогда вы неизбежно наткнетесь на него в нужный момент. Поместите в эту же папку бумаги, для дальнейшей работы с которыми приходится дожидаться поступления дополнительной информации. Например, если вы отослали письмо клиенту и ожидаете ответа через неделю, положите копию письма в соответствующее этой дате место в папке. Через неделю вы наткнетесь на нее и, если ответ не будет получен, снова обратитесь к клиенту. Если же ответ придет вовремя, его содержание определит ваши последующие действия. В любом случае вы получите напоминание о необходимости довести дело до конца.
Один умный и преуспевающий человек руководил средних размеров банком, используя такую систему напоминаний. Материалы располагались по дням месяца от 1 до 31 и по месяцам от 1 до 12. Это давало ему возможность последовательно отслеживать весь процесс управления банком. Он фиксировал поручения и задания сотрудникам банка, записывал дела, которые нужно было сделать, и использовал систему хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, до того момента, когда, как он полагал, намеченная работа может быть своевременно и качественно выполнена. В соответствующий день он натыкался на напоминание и выполнял намеченное.
Журнал
Чтобы избавиться от разбросанных по столу клочков бумаги с записями мелких дел, их следует заносить в единый журналили блокнот. Такой журнал является полезным средством для запоминания разрозненных, случайных и неоконченных повседневных дел. Его можно использовать, если вы вдруг вспомнили о чем-то, что нужно сделать, и хотите записать это для памяти. Коллеги, проходя мимо, могут попросить вас записать что-нибудь и напомнить им; в журнале всегда найдется место для чьей-либо просьбы, и одновременно его можно использовать как средство контроля за временем работ.
Я советую использовать большой блокнот или общую тетрадь размером 15x24 см. Не пользуйтесь тетрадями со спиралями, чтобы страницы не могли легко отрываться. Оформите его как ежедневник для занесения намечаемых к выполнению дел. Каждой записи будет соответствовать определенная дата. Делайте записи крупным почерком и отделяйте их друг от друга чертой, чтобы разные задачи не сливались. После выполнения задачи вычеркивайте соответствующую запись (см. рис. 5. 1). Таким образом, вы всегда будете знать, что уже сделано и что еще осталось сделать.
Я знаю менеджера, который именно так вел свои деловые записи. Все, что нужно было запомнить, он записывал в журнал и всегда носил его с собой.
Простое использование журнала для фиксации дел, которые нужно выполнить, может стать хорошим помощником, особенно для секретарей. Почти все профессиональные секретари, с кем мне пришлось работать, вели такой журнал.
Пока вы его используете для записи всех предстоящих дел, он должен всегда лежать открытым на вашем столе. Иначе не исключена возможность, что вы станете подходить к нему только для записи отдельных важных дел и не выработаете у себя привычку пользоваться им постоянно.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений