Почта и деловые записки
Работайте с деловыми записками, полученными от сотрудников по внутренней почте офиса, в определенное время дня, например, утром, перед началом обычных встреч и дел. В зависимости от характера вашей работы выделяйте от 30 до 60 минут на занятия со всеми бумагами, скопившимися в вашей входящей почте за день. Если у вас есть секретарь, просмотрев почту, передайте ее ему. Попросите его рассортировать поступившие материалы по разделам, используя принятую у вас систему распределения документов, чтобы облегчить вам дальнейшую работу с ними. После очистки почты от неизбежного мусора секретарь должен поместить ту часть поступивших материалов, с которыми вы намерены работать, в вашу корзинку, а ту часть материалов, с которой должны работать другие сотрудники, — в их корзинки. После этого вам не придется заниматься материалами, предназначенными для других сотрудников. Кроме того, на следующий день в числе ваших входящих материалов окажутся документы, работа с которыми предусмотрена по плану выполнения долгосрочных заданий.
Некоторые руководители приглашают к себе своих секретарей для совместного ознакомления с почтой. В этом случае секретарь собирает бумаги, записывает распоряжения и обычно помогает руководителю выполнить работу быстрее. Между прочим, я советую таким образом вводить новых секретарей в курс дела. Руководитель должен вслух произносить указания по каждой бумаге, чтобы секретарь начал понимать манеру работы своего начальника — что для него важно, что он хочет видеть, а что нет. Я думаю, что пара недель такого совместного рассмотрения бумаг стоит года совместной работы.
С секретарем вы работаете или нет, в любом случае не ограничивайтесь лишь сортировкой бумаг. Обрабатывайте каждый документ один за другим, отвечая, переадресовывая, читая и распределяя их по папкам. Если бумага относится к работе, которой вы будете заниматься позднее, в намеченное время, немедленно положите ее в папку рабочих материалов. Если бумага требует вашей реакции, действуйте сейчас оке. Если какую-то бумагу вам нужно обсудить с подчиненными или руководством и это не горит, поместите ее к вашим рабочим материалам в папку с именем того, с кем вы будете обсуждать этот вопрос. Если что-то нужно просто прочесть, прочтите сейчас же.
Старайтесь не делать исключений из этого правила. Это момент истины. Если бумага требует двух или трех часов работы, выделите для этого время и поместите бумагу в папку-календарь в соответствии с датой предполагаемого рассмотрения. Но большую часть работы сделайте сейчас же и опустошите ваш лоток от бумаг, которые в ней находятся. Некоторые могут оказаться не очень важными, но в любом случае покончите и с ними.
Кое-кто может сказать, что одного просмотра бумаг в день может оказаться недостаточно. С этим соглашусь и я, и 300 000 наших клиентов. Весьма важные проблемы возникают и в связи с телефонными звонками, визитами, электронной почтой. Поскольку очень многие люди не обрабатывают свои бумаги сразу, они не полагаются на них, когда дело касается срочных вопросов, требующих сиюминутного решения. Ежедневно полностью обрабатывая свою корреспонденцию, вы приятно удивите ваших коллег своей оперативностью!
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений