Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
Ясно, что работа в офисе, использующем РМНП, это не то же самое, что работа во времена пресловутого Дилберта. Мы быстро осознаем все, что происходит вокруг нас. Множество взаимосвязанных внешних обстоятельств понуждает нас менять наши правила поведения. В числе значимых проблем я хотел бы отметить следующие.
1. Питание. Звуки и запахи отвлекают и мешают работать. Для обеда или закуски существуют кафе или другие общественные места. Кроме того, нет ничего плохого в том, что мы делаем перерыв в работе и обедаем.
2. Люди, которые ведут себя шумно. Если в офисе, в котором используются РМНП, вы спросите через всю комнату: «Как тебе понравилась вчерашняя игра? » — вас услышит каждый. Приватные беседы лучше проводить в обозначенных табличкой «Свободно» комнатах для переговоров, обычно расположенных вокруг помещений, в которых находятся рабочие места. Если окружающие мешают работать, вы и другие участники рабочего процесса Сделайте это сейчас же должны объяснить это крикунам. Они неплохие люди. Просто они не ведают, что творят.
3. Перерывы. Обычно РМНП находятся в помещениях, доступ к которым всегда открыт. Нужно понимать, что праздно вертеться около человека, сидящего за клавиатурой и готовящего предложения для клиента, значит мешать ему. Большинство перерывов в работе можно отложить до подходящего времени, предусмотренного принятым распорядком дня. Коллективная работа требует умения полностью использовать РМНП.
4. Телефоны с громкой связью. Телефон с громкой связью по вполне понятным причинам создает проблемы в открытом пространстве офиса, использующего РМНП. Такой телефон лучше устанавливать в закрытых помещениях для переговоров и использовать, если есть необходимость освободить руки или обеспечить участие в беседе нескольких человек.
5. Соблюдение новых правил. Использование РМНП часто требует изменить методы работы. Перечень согласованных правил работы, связанных с совместным использованием РМНП, должен быть помещен на видных местах в разных помещениях офиса.
Мы считаем, что для окончательного установления рабочего режима в офисе, перешедшем к использованию РМНП, нужно около шести месяцев.
6. Пребывание в рабочих помещениях гостиничного типа. Если ваш офис, использующий РМНП, располагается в гостинице, очень важно ваше пребывание на своем, выделенном вам месте в рабочее время. В этом случае вы будете на хорошем счету у сервисных служб, которые, обычно используя электронные средства, резервируют для вас помещение, направляют к вам посетителей и телефонные звонки. Если вас нет на месте, вас не застанут посетители и до вас вовремя не дойдет информация. Разумеется, если вы займете не свое место, это создаст сильные помехи тому, для кого оно предназначено. Как и в любой системе заказов, чем раньше вы сделаете свой заказ, тем больше у вас шансов получить помещение, которое вам подходит.
7. Возврат радиотелефонов и прочего оборудования в центральный офис. Источники питания радиотелефонов имеют ограниченный срок службы. Если вы покидаете офис, вам приходится время от времени возвращать ваши радиотелефоны для подзарядки. В некоторых случаях возвращение радиотелефонов в центральный офис нужно для восстановления скорости воспроизведения звукозаписи.
Разумеется, все устройства коллективного пользования в конце концов должны быть возвращены в центральный офис, чтобы их при необходимости могли получить другие сотрудники.
8. Специальные принадлежности, необходимые для рабочих пунктов, расположенных в гостинице. На РМНП, расположенных в гостинице, можно хранить ограниченное количество бумаги, ручек, скрепок и прочих принадлежностей. Если нужных вам принадлежностей нет на ваших рабочих местах, я предлагаю использовать подобранные по размеру раздвижные подвесные папки в ящиках для хранения бумаг и туда же поместить необходимые канцелярские принадлежности, чтобы облегчить себе доступ к ним, когда вы оказываетесь в офисе.
9. Таблички с надписью «Не беспокоить». Мне часто говорили, что в рабочих пунктах, в которых расположены РМНП, иногда вывешиваются таблички с надписью «Не беспокоить», но на них никто не обращает внимания.
Вряд ли на такие таблички когда-нибудь будут обращать внимание. Дело в том, что надпись «Не беспокоить» не содержит достаточной информации. Из нее не ясно, можно ли прервать ваши занятия или нет.
Представьте себе, что ваша сотрудница должна ответить на вопрос клиента, встреча с которым назначена на 14 часов, и вы единственный, кто может дать ответ на этот вопрос. Сейчас 9 часов 30 минут, а вы вывесили табличку с надписью «Прошу не беспокоить до 10 часов». Вероятнее всего, ваша коллега решит, что она может подождать и задать вам вопрос после 10 часов. С другой стороны, если вы вывесили табличку с надписью «Прошу не беспокоить до 15 часов», вероятнее всего, она примет решение помешать вам и задать вопрос раньше.
Таблички с надписью, содержащей просьбу не беспокоить с указанием времени, в течение которого вы хотели бы, чтобывам не мешали, предоставляют людям больше информации для принятия правильного решения и сократят, хотя и не исключат, нежелательные перерывы в вашей работе.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений