Не пренебрегайте мелочами
Очень часто, стараясь сделать нашу работу более интенсивной, мы пренебрегаем простыми вещами. Пытаясь решить сложные проблемы, мы упускаем главное. А главное в организации работы в офисе — это вещи, с которыми люди сталкиваются каждый день, включая рабочий стол, степлер, ручки, клейкую ленту, скрепки, лампы, файлы и папки, стул, компьютер, компьютерные диски и многое другое. Нередко в офисах все этивеши содержатся в беспорядке: ножницы лежат не на месте, степлер заклинен, диспенсер для клейкой ленты пуст, бумаги разбросаны как попало. И мы еще хотим хорошо работать в таких условиях, не понимая, насколько беспорядок на рабочем месте мешает в повседневных делах!
Тривиально? Возможно, но в «The Wall Street Journal» были приведены данные о том, что работники офисов тратят в среднем шесть недель в году на поиски разных вещей в офисе! Вам это кажется невероятным? Но мой опыт подтверждает это.
Я как-то посетил крупного руководителя банка, под началом которого работали 2500 человек. Этот солидный бизнесмен сделал карьеру благодаря умению руководить и деловой сметке. Но он был очень перегружен и попросил меня помочь ему разобраться. Увидев груду бумаг на его столе, я поинтересовался, что это за бумаги. Он ответил, что для их обработки ему нужен дырокол, но он до сих пор не сходил за ним. Я мог бы спросить, почему он держит эти бумаги прямо перед собой, но решил преподать ему урок Сделайте это сейчас же и поэтому предложил сразу скрепить их. «Ладно», — сказал он и вышел из кабинета. Я вышел за ним следом, мы миновали его помощников, пересекли холл, открыли дверь, спустились на один лестничный пролет и вошли в подсобное помещение. Он взял дырокол, вернулся обратно в кабинет, проколол бумаги и сложил их в скоросшиватель. Каждый раз, когда ему нужен был дырокол, он проделывал этот путь. Я спросил: «Почему бы вам не завести собственный дырокол? » Он глянул на меня и сказал: «Что за прекрасная мысль! » Она ему просто не приходила в голову.
Однако важно не только сделать доступными веши, которыми вы часто пользуетесь. Взгляните на обстановку в вашем офисе как бы со стороны. Удачно ли расположен ваш стол? Не холодно ли вам зимой, не жарко ли летом? Удобен ли ваш стул?
Когда-то я внедрял программу ОПД в компании Philips Electronics. При посещении офиса одного из ее руководителей я заметил, что он испытывает неудобства и постоянно ерзает на стуле. Я поинтересовался, в чем дело, и он ответил: «Спина болит».
Я осмотрел его стул и увидел, что он сломан. «Почему вы не возьмете себе другой стул? » — спросил я.
Когда я пришел в следующий раз, у него был другой стул. Он сказал: «Поразительно. Я взял себе новый стул, и спина больше не болит. Благодаря новому стулу я стал лучше работать».
Другой человек, стол которого стоял напротив двери, значительно повысил продуктивность своей работы, поставив его лицом к окну. Дело в том, что дверь постоянно открывалась, и проходящие люди отвлекали его внимание. Встретившись с ним взглядом, они здоровались и подходили поболтать. В результате он был вынужден постоянно отрываться от дела. После того как он переставил стол и стул, посетители стали видеть вместо его лица противоположную стену и больше не отрывали его от работы.
Исследованию воздействия на людей окружающей обстановки посвящена особая наука. Несколько лет назад Digital Equipment Corporation (теперь это дочерняя компания Compaq Computer Corporation) разработала в Швеции концепцию офиса, назвав ее «Офис будущего». Во внимание были приняты все аспекты обстановки в офисе — планировка помещений, оснащение компьютерами и программным обеспечением, цвет стен, мебель для более удобного положения спины работника и т. д.
Compaq учла даже то, как культурные различия влияют на определение удобной обстановки. Например, в шведском «офисе будущего» обстановка напоминает типичный шведский загородный дом. Почему? Потому что шведы считают, что будут работать более продуктивно в обстановке загородного дома, чем в обстановке стандартного офиса.
Ведущие производители мебели, такие как Steelcase Inc. , фирмы, занимающиеся дизайном помещений, например Gensler, и консалтинговые фирмы, занимающиеся программным обеспечением, такие как Cap Gemini, открыли отделения, специализирующиеся на создании в офисах большей мобильности. В своем Институте технологии бизнеса мы тоже помимо простой помощи в улучшении организации и повышении продуктивности работы людей стали помогать им переходить от традиционной обстановки в офисе и стандартного оборудования к новому дизайну, облегчающему мобильность на рабочих местах и обеспечивающему успешную работу коллектива в целом.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений