Реорганизация и технология
Как уже отмечалось, две самые распространенные жалобы, которые приходится слышать, это сетования на то, что, во-первых, слишком много времени уходит на совещания и, во-вторых, невозможно окончить работу в срок, если соисполнители не выполняют вовремя свою часть работы. Немногие из ранее предлагавшихся решений этих двух старых проблем приводили к желаемым результатам. Поэтому эти два аспекта работы всегда были первоочередными кандидатами на реорганизацию.
Представьте себе сокращение времени, уходящего на совещания, на 75%.
Представьте себе, что люди, выполняющие свою часть работы параллельно с вами, работают в таком режиме, что вам не приходится ждать их результатов, необходимых для выполнения вашей части работы.
Технология работы в офисе должна давать возможность избавиться от этих двух очень трудных, имеющих глубокие корни проблем. Сейчас имеется групповое программное обеспечение и системы управления базами данных, которые позволяют соисполнителям осуществлять такой обмен информацией, для которого раньше было необходимо личное общение. Каждый может передавать свою и получать чужую информацию через сеть персональных компьютеров, что резко снижает необходимость личного общения и связанные с этим потери времени.
Я не утверждаю, что нужно совсем отказаться от личного общения. В этом нет необходимости, да это и нежелательно. Личные контакты остаются очень важным элементом рабочего процесса. Однако возможность сократить излишнюю продолжительность этих контактов за счет использования новых, более эффективных (и более удобных) способов обмена информацией позволяет нейтрализовать главные причины потери времени.
Другим преимуществом использования группового программного обеспечения и компьютерных сетей является возможность осуществлять обмен информацией с другими людьми в любое время, не ожидая назначаемых совещаний и встреч и не связываясь с ними по телефону.
Большая часть проблем календарного контроля и задержек, с которыми вы сталкиваетесь в ходе выполнения работ, связана с тем, как организовано взаимодействие в коллективе. В книге «Реорганизация корпорации» Хаммер и Чампи акцентируют внимание на необходимости ограничения бюрократических процедур и недостатков в организации работ.
Чаще всего работа представляет собой последовательность взаимосвязанных операций. После выполнения некоторой ее частивам, как одному из исполнителей, для того чтобы перейти к следующему этапу, могут понадобиться результаты работы кого-то из соисполнителей. Даже если вы работаете по параллельным планам, преодоление этих проблем связано с определенными трудностями. Как отмечают Хаммер и Чампи, параллельная работа связывает в рамках одной общей схемы многих одновременно работающих людей. «Обычно, — пишут Хаммер и Чампи, — результаты выполнения разных разделов работы не стыкуются друг с другом, потому что, даже если все группы работают на основе единого плана, изменения — часто весьма полезные — вносятся по ходу работы без согласования с другими группами соисполнителей. Поэтому может случиться так, что придется все начинать с нуля». Эта проблема может быть решена только на основе такой технологии, которая позволяет параллельно работающим соисполнителям знать о ходе работ друг друга. В рамках такой технологии любые изменения, осуществленные одной группой исполнителей работы, должны немедленно становиться известными другим исполнителям.
Мой опыт приобщения тысяч людей к программе ОПД свидетельствует о том, что большинство склонно к постепенному совершенствованию процессов выполнения рабочих операций. Они больше приспособлены к освоению пошаговых изменений и усовершенствований в принятых ранее методах работы. Но для достижения на основе применения программы ОПД впечатляющих результатов чаще всего необходим радикальный пересмотр укоренившихся взглядов на рабочий процесс. Такой подход почти всегда зависит от характера используемой технологии. Наибольших успехов при использовании программы ОПД добиваются те, кто придает первостепенное значение планированию и организации своей работы. Для успешного применения программы ОПД необходимо достижение высокого уровня планирования и организации всех выполняемых вами рабочих операций.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений