Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
Расширение сферы применения имеющихся календарей или переход к использованию более сложных календарных систем — это просто совершенствование традиционных методов календарного контроля. Если же вы хотите добиться более радикальной перестройки своей работы на основе современной технологии, вам нужно подумать о появившихся на рынке многочисленных электронных системах.
Технология быстро развивается в соответствии с растущими потребностями современного делового человека. Сейчас появились карманные электронные календарные системы, которые не больше и не тяжелее, чем органайзеры или другие бумажные календари-блокноты, позволяющие фиксировать огромные объемы информации. Теперь портативные компьютерные системы стали обладать такими же возможностями, какие десять лет назад ассоциировались с настольными компьютерами.
При удобстве размеров эти системы имеют некоторые недостатки. У карманных электронных органайзеров неудобная клавиатура, с которой трудно работать. Но даже это не останавливает их приверженцев, которые используют для ввода информации и запросов узкие, похожие на перо приспособления. Это свидетельствует о росте популярности этих карманных компьютеров и позволяет надеяться, что в будущем они по качеству (и популярности) превзойдут бумажные системы.
Между тем мы в ИТБ разработали программное обеспечение для персонального компьютера, реализующее планирующие и отслеживающие системы, описанные в этой книге. Это обеспечение, называемое PEP Planner, предоставляет пользователю средства для самоорганизации и способствует решению проблем, с которыми сталкивается большинство людей, старающихся спланировать свою работу. Использование компьютера и программы PEP Planner помогает вам следить за всеми делами, которые вам нужно сделать, позволяя концентрировать внимание на самой работе и сберечь нервы, избавляя от необходимости помнить о сроках.
Раньше обучение пользованию программным обеспечением часто оказывалось довольно сложным делом. Освоить программное обеспечение PEP Planner очень легко. Вместо скучных и зачастую длительных усилий, связанных с планированием на бумаге, PEP Planner позволяет использовать ваш компьютер для быстрой записи планируемых операций и последующей проверки выполнения этих планов с помощью нескольких нажатий клавиш. Вы можете в любой момент увидеть, что нужно делать по каждому разделу вашей работы. И вам очень легко переделать, добавить, удалить любые записи и любые планы, не переписывая их заново, как это приходится делать при работе на бумаге.
Вы можете также заносить любые напоминания на любые даты — в нужное время они появятся перед вами. Вы можете держать часто используемую информацию буквально под рукой, быть всегда в курсе встреч и совещаний, надежно сохранять на диске любые файлы. Для облегчения поиска и вызова информации PEP Planner позволяет получить доступ к данным посредством простого запроса, будь то календарь, журнал, годовой план, информация по сотрудникам, материалы, ожидающие рассмотрения, информация по темам работ, адресная книга и т. п.
Системы, подобные PEP Planner, берут на себя значительную часть работы по планированию, автоматически группируя операции и ключевые слова. Вместо мучительного поиска тех или иных материалов в файлах по долгосрочным работам компьютер сам найдет любую нужную информацию, стоит вам напечатать наименование работы или фамилию клиента, для которого она выполняется.
Я настоятельно рекомендую вам использовать для отслеживания своей работы и самоорганизации PEP Planner или весьма удобное программное приложение по управлению персональной информацией (PIM).
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений