Распределение времени

Распределение времени может рассматриваться как искусство наилучшего его использования. Коль скоро вы определили, что надо делать и как лучше это сделать (управление задачами), вам нужно оптимизировать использование времени, отведенного на выполнение работ. Планируя свой день, неделю, месяц, год, вы определяете работы, которые должны быть выполнены в течение этих промежутков времени. Правильный подход к распределению времени включает в себя несколько элементов.

• Определение рутинных операций и установление графика их исполнения (для ежедневных операций, подобных обработке электронной почты; для еженедельных операций, подобных встречам с подчиненными; для ежемесячных операций по завершению месячной отчетности и т. п.).

• Определение режима общения в рабочее время. Когда вам нужно работать непрерывно, не отвлекаясь от выполняемой работы?

• Учет ваших биоритмов при составлении графика выполнения творческих операций. В какое время дня вы наиболее энергичны (приспособлены к работе, требующей творческого подхода)? Когда наименее энергичны (пригодны для выполнения операций, требующих меньшей концентрации ума, например для сортировки бумаг по папкам)?

• Выделение времени для краткосрочного и перспективного планирования. Планирование работ на день может занимать несколько минут, планирование работ на неделю или месяц может потребовать около часа, а для составления годового плана может понадобиться несколько дней.

• Создание удобной для вас системы календарного планирования — на бумаге для вашего личного пользования или на компьютере, что удобно вашим коллегам, которые при необходимости могут внести в нее дополнения. Чем больше ваше планирование времени связано с другими людьми, тем точнее вам нужно расписывать график своих действий. Ведет ли секретарь график ваших встреч? Насколько хорошо ему известны ваши предпочтения относительно планируемых встреч, свободного времени, рутинных работ и т. п.? Тип используемого вами календаря, позволяющий фиксировать график работы по дням, неделям, месяцам, определяет ваше восприятие времени.

• Наконец, важнейшим элементом управления временем является защита вашего времени! Рекомендации о том, как избегать тех, кто отнимает его понапрасну, вы найдете в Приложении 2.