Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
Проработав свыше 11 лет более чем с 50 компаниями, помогая им планировать и организовывать РМНП, я могу сказать, что мы многому научились и знаем, что нужно и что не нужно для получения максимальной отдачи от их использования.
Очень важно отметить, что проблемы перехода к использованию РМНП не сводятся только к проблемам, связанным с оборудованием. Разумеется, стоимость недвижимости и возможность ее снизить обычно играют важную стимулирующую роль при переходе к РМНП. Но необходимо учитывать множество других факторов и использовать большой объем знаний для максимально эффективного использования этих рабочих мест. К ним могут и должны быть отнесены информационные технологии, средства связи, управления, людские ресурсы, продуктивность и эффективность персональной деятельности, смена менеджеров, выполняемые операции и пр. Клиент, приступающий к созданию и освоению РМНП, для составления предварительного плана связанных с этим мероприятий нередко оказывается вынужденным создавать «рабочие группы» из представителей разных профессий.
В начале важно определить, чем заняты ваши сотрудники и как они работают, затем соотнести эти данные с вашими планами по оснащению офиса. Мы сотрудничали с тремя партнерами: д-ром Франклином Бекером из Корнеллского университета, компаниями Gensler и DEGW, специализирующимися как раз на такого рода вопросах и снабжающими клиентов детальной информацией о функциях, выполняемых персоналом, и об оборудовании РМНП, наилучшим образом подходящем для выполнения этих функций.
На основе богатого опыта работы с клиентами, осваивающими РМНП, мы пришли к выводу о необходимости выполнения ряда действий, которые должны быть осуществлены в ходе этого процесса. Они включают несколько тем, которые детально обсуждаются в оставшейся части этой главы:
• уточнение, осознание и обоснование целей компании;
• обеспечение правильного выбора мебели;
• определение роли руководства;
• акцентирование необходимости соответствующего оснащения для обустройства РМНП;
• ключевые элементы успешных изменений;
• моментальная и долгосрочная польза от внедрения программы ОПД;
• формирование согласованной структуры организации информации;
• выработка правил переезда;
• решение общих проблем, связанных с обеспечением эффективного использования РМНП.
Ставите ли вы перед собой цель работать без бумаг?
Уже более 10 лет мы слышим пророчества о работе в условиях безбумажного бизнеса. Эта идея провозглашалась множеством компаний, работающих в разных сферах, связанных с хранением и передачей информации. Подобно бесчековому обществу, обещанному в 1980-х гг. , безбумажный офис в обозримом будущем, вероятнее всего, останется мифом.
Мы полагаем, что сознательный переход к безбумажному обществу скорее следует рассматривать как медленную эволюцию, нежели как быстрый революционный скачок. Ясно, что для этого понадобятся годы, и поэтому сейчас, может быть, лучше строить представления об офисе обозримого будущего не как о безбумажном, а как о «продуманно бумажном».
Компания Alcoa в Питтсбурге, штат Пенсильвания, подошла к этой проблеме реалистично, определив отношение к бумагам в рамках концепции РМНП словом «paperwise», что означает «мудро использующий бумагу». Alcoa рассматривает этот процесс как эволюционный и постепенно продвигается по пути «мудрого использования бумаги», а не отказа от нее.
Несомненно, большинство из нас живет сейчас в двух мирах — молекулярном мире бумажных документов и в электронном мире компьютерных документов. Откровенно говоря, мы поддерживаем процесс перехода к «продуманно бумажному» офи-су, потому что манипулировать информацией в мире электроники гораздо проще, чем в мире бумаг.
Подумайте, в наше время большая часть информации разрабатывается и хранится с использованием электронных средств. Примите во внимание еще сканеры, и станет ясно, что можно хранить всю информацию на электронных носителях. Однако можно привести много доводов, подтверждающих преимущества бумаги, таких, например, как необходимость делать пометки и комментарии, перелистывать документы, распространять информацию между участниками совещаний, снабжать копиями материалов людей, не использующих электронную технику. С другой стороны, в долгосрочном хранении на бумажных носителях нуждаются, главным образом, правовые документы и документы, отражающие политику корпорации.
Как вы выбираете оборудование, наиболее подходящее для ваших нужд?
Аппаратное обеспечение + подходящее программное обеспечение = эффективная операционная среда.
Компании, как правило, тратят многие тысячи долларов, чтобы обеспечить каждого служащего необходимым РМНП. Но оборудование мало на что пригодно без эффективного программного обеспечения. Программа ОПД может рассматриваться как своего рода программное обеспечение, которое стимулирует вашу работу на высоком профессиональном уровне в условиях РМНП.
Применение принципов программы ОПД, изложенных в этой книге, позволит людям получить навыки, необходимые для повышения продуктивности и эффективности их труда в новых условиях работы, и добиться успехов в своем бизнесе.
На пути совершенствования организации работ и освоения электронного оборудования организации получают возможность решать проблему уменьшения физического объема и использования информации на бумажных носителях.
Успешное приспосабливание к альтернативному рабочему пространству связано как с изменением методов работы человека, так и с возможностями технологии. 4
Форма и функциональность
Само собой разумеется, нужно сделать рабочее пространство приятным и привлекательным. Однако иногда в представлениях тех, кто не работает на рабочих местах, берет верх тенденция к переоценке эстетической привлекательности (т. е. формы) в ущерб эффективности рабочего оборудования (т. е. функциональности).
Так, участник разработки дизайна большого офиса для одной из наших компаний высоких технологий, заботясь о впечатлении от готового проекта, перед съемками убедил своих коллег увеличить высоту основного рабочего стола на три дюйма, доведя ее до 32 дюймов, в результате чего стол оказался в офисе выше всех других. К сожалению, это привело к тому, что многим стало трудно работать за таким столом из-за болей в спине и необходимости по нескольку раз в день регулировать высоту стула. Это осложнило и переход от одного рабочего места к другому. Современные рабочие кресла рассчитаны на разных людей, но не на то, чтобы они меняли высоту сиденья по десятку раз в день.
Работая с другим клиентом, мы столкнулись с ситуацией, когда руководитель оказался перед выбором между высокими шкафами, которые позволяли каждому сотруднику иметь дополнительные полки для папок, и низкими, которые увеличивали обзор и позволяли сотрудникам видеть друг друга. Можно было принять любое из этих двух решений. Потребность сотрудников в дополнительных полках для их многочисленных папок должна была склонить к выбору функционального решения, позволяющего смонтировать высокие полки. Вместо этого, по решению руководства, которое само не должно было работать в этом помещении, были выбраны низкие панели. Теперь административный персонал ежедневно испытывает неудобства из-за недостатка места для хранения папок и необходимости перемещать их в пределах рабочего пространства. Способность людей сосредоточиться на работе и ее продуктивность в результате этого решения снизились.
После того как рассеется туман, окутывающий переход к РМНП, станет ясно, что самое важное, о чем нужно помнить при осуществлении этого перехода, это то, что многие люди должны проводить на этих местах много времени, выполняя серьезную работу. Чтобы эта работа стала успешной, необходимо найти оптимальное соотношение между тем, как это пространствовыглядит (его формой), и тем, насколько удобно в нем работать (его функциональностью).
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений