Выводы и рекомендации
1.Организуйте работу рационально. Продуманная организация работы позволит вам повысить ее эффективность и качество. Только вы можете определить, какие аспекты вашей работы заслуживают и требуют внимания. При рациональной организации всей своей работы вы сможете уделять этим аспектам больше времени. При этом вам поможет простое упорядочение неизбежных повседневных операций.
2.Проанализируйте, куда уходит ваше время. Это может оказаться полезным, если вы никогда не задумывались над тем, на что и как вы его тратите. Используйте записи, чтобы проследить, что вы делаете и сколько времени на это тратите. Вас поразит, как много времени уходит на рутинные операции и как мало его вы можете уделять собственно решению сложных задач. Только осознав, что делаете, вы сможете подумать над тем, как это нужно делать.
3. Не позволяйте незначительным задачам и незначительной информации заполнять ваше рабочее время. И то, и другое снижает продуктивность вашей работы. Выявите эти элементы в полном объеме. Поручайте эти задачи соответствующим сотрудникам. Сведите к минимуму затраты времени на такиерутинные операции, как обработка поступившей почты. Завершайте их скорее и переходите к основной работе.
4.Научитесь группировать виды деятельности. Лучше отвести на телефонные разговоры один или два определенных периода времени, чем позволять им постоянно отрывать вас от основной работы. Так же поступите с вашей почтой. Выделяйте ежедневно время для каждого вида работ или планируйте определенные виды работы на ближайшее будущее. Если вы станете группировать работы, не позволяя несущественным заданиям отвлекать ваше внимание в течение всего дня, то убедитесь, что сможете посвящать основным целям на 25% времени больше. Ответы на телефонные сообщения, работа с деловыми записками и обработка электронной почты — все это операции, которые должны быть сгруппированы.
5. Сделайте сейчас же и вовремя означает придерживаться принятого вами графика работы. Если в момент, когда вы работаете над отчетом, пришло сообщение по электронной почте, продолжайте работу над отчетом. Выделите 30 минут в день на обработку почты и занимайтесь этим только в это время. Не отрывайтесь от одной работы ради другой. В противном случае это может привести к тому, что первая останется невыполненной, как и вторая, прерванная появлением третьей.
6.Распишите время по задачам, и у вас будет меньше оснований для волнений. В этом случае вы будете просто последовательно решать эти задачи и двигаться дальше. Если вы отведете на задачу один час, вероятнее всего, в течение этого часа она будет решена. Если вы выделите на ту же задачу один день, вероятнее всего, на нее уйдет целый день.
7.Расписывайте еженедельно встречи один на один, посвященные рутинным вопросам, решение которых вы контролируете. Это позволит вам меньше отрываться от дел и регулярно общаться с сотрудниками по рабочим и личным вопросам. Создайте папку или файл для работы с каждым сотрудником и приучитесь помещать туда напоминания о вопросах, которые должны быть решены во время этих встреч. Ваши подчиненные должны иметь подобные файлы, предназначенные для подготовки вопросов, которые нужно решить на встречах с вами. Помните, что на этих встречах обсуждаются неприоритетные задачи, они могут ожидать решения в течение недели и не являются неотложными.
8. Сделайте копию Перечня условий успешного проведения совещаний (Приложение 1) и раздайте его тем, кого вы приглашаете на совещания. Если вы имеете доступ в Интернет, то можете получить электронную копию этой технологической карты бесплатно на сайте IBT (www. ibt-pep. com). Начните кампанию с председателем и другими участниками совещаний по применению наиболее подходящих усовершенствований.
9.Рассмотрите шаги, которые вы можете предпринять во избежание перерывов, и осуществите их на практике.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений