Начните с вашего стола или рабочего места
Когда люди просят меня помочь организовать их работу и их жизнь, используя программу ОПД, первое, что я предлагаю, — очистить рабочий стол. Я просто подхожу к столу и разбираюсь со всеми бумагами, которыми он завален. Я беру первую бумагу и спрашиваю, что это такое. Мне говорят: «Ну, я собирался на это ответить». — «Хорошо», — говорю я. Потом человек, естественно, собирается сунуть эту бумагу куда-нибудь, но я его останавливаю: «Минутку! Почему вы ее отложили? »
Он смотрит на меня как на ненормального и отвечает: «Ну, я должен сделать это, вот и отложил, чтобы не забыть». — «Отлично, сделайте это сейчас же». — «Вы хотите, чтобы я сделал это сейчас! На это уйдет время». — «Ничего. Я пока посижу».
И он делает это. Обычно я смотрю на часы и говорю: «Сколько это заняло времени?» — «Минуту», — отвечает он, или «три минуты», или что-то в этом роде. «Вот видите! — говорю я. — Видите?» — «Да, — отвечает он, — это заняло совсем немного времени».
И я говорю: «Я надеялся, что вы это заметите».
Когда это происходит впервые, люди чувствуют себя неловко. Они делают это, но обычно еще не усваивают смысл происходящего, даже, несмотря на то, что мы уже говорили о нашей концепции и просили их придерживаться этого стиля работы. Онине понимают, что принцип Сделайте это сейчас же нужно соблюдать неуклонно и постоянно.
Даже если они помнят про Сделайте это сейчас же и убеждаются в полезности этого принципа с самого начала, они часто проявляют непоследовательность в его применении.
Это становится очевидным, когда я возвращаюсь к той же теме во время следующего визита. Обычно к моему приходу офис и рабочее место расчищены, и все бумаги аккуратно разложены по кучкам. Мой клиент очень гордится тем, что усвоил этот принцип. Вообще-то не так уж сложно поговорить о принципе Сделайте это сейчас же и даже убедить человека в его полезности. Но в большинстве своем люди только думают, что они придерживаются этого принципа, а на деле это частенько далеко не так. Только следуя ему постоянно и неуклонно, как это делаю я, вы начнете быстрее замечать те ситуации, когда дела неоправданно откладываются на потом, и те доводы, которые люди придумывают себе в оправдание того, почему они не могут или не должны действовать сейчас же.
Мой первый визит к одному клиенту был посвящен полной очистке стола. Мы поработали с каждой бумажкой, находившейся на столе, пока все, что должно было быть сделано, не было сделано. Мы поговорили о выполнении дел с первого раза — о выполнении их сейчас же, и это произвело на моего клиента такое впечатление, что он принял принцип Сделайте это сейчас же в качестве новой философии своей работы.
В следующий раз, едва я успел открыть дверь, он стал рассказывать мне, что принцип Сделайте это сейчас же — самая замечательная вещь из всего, с чем он имел дело в жизни, что это просто потрясающая вещь. Он был в восхищении от программы и изменений, которые она привнесла в его жизнь.
Затем я достал документы из лотка с бумагами, ожидающими рассмотрения. На первой оказался номер телефона. Я спросил: «Почему вы не звоните?»
Он слегка нахмурился. «Сейчас?» — спросил он.
И я сказал: «Да».
И что же? Он взял трубку и позвонил. К концу моего пребывания у него в кабинете мы разобрались с каждым листочком бумаги из его лотка для бумаг, ожидающих рассмотрения.
Почему я смог опустошить эту корзину, а он нет? Потому что его определение процесса «рассмотрения» отождествлялось с откладыванием на потом, и один мой урок из программы ОПД не изменил этого подхода.
Позвольте обратить ваше внимание вот на что. Сделайте это сейчас же значит делать это сейчас же постоянно и неуклонно, день за днем. Несвоевременное выполнение дел — вот что в первую очередь создает вам проблемы. Ваш лоток для бумаг, ожидающих рассмотрения, предназначен только для дел, которые вы не можете сделать сейчас, для дел, которые от вас сейчас не зависят. Например, вы должны звонить Мэри в понедельник, потому что именно в понедельник она возвратится из отпуска, а не потому, что понедельник кажется вам более подходящим для звонка днем. Именно это означает ожидать рассмотрения.
Стоит вам усвоить концепцию Сделайте это сейчас же и истинное значение понятия «рассмотрение», эти простые слова буквально в корне изменят ваш подход к работе и жизни. Вы обнаружите, что за то же время делаете гораздо больше, чем когда-либо раньше.
Откладывая работу на потом, вы крадете у себявремя.
Эдуард Янг
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений