Приложение 2 Причины потерь времени
Потери времени на совещаниях
♦ Неясна тема совещания.
♦ Неверный состав участников.
♦ Слишком много совещаний.
♦ Нет повестки дня.
♦ Плохо составлен или отсутствует протокол.
♦ Бесполезные беседы и дискуссии.
♦ Нет обратной связи.
♦ Не принимаются решения.
♦ Слабость или отсутствие учета.
♦ Плохой председатель.
♦ Совещание не начинается вовремя.
♦ Слишком много помех со стороны.
♦ Отклонения от повестки дня.
♦ Затягивается окончание.
♦ Затягивается обсуждение.
♦ Отсутствие регламента.
♦ Председатель плохо подготовился к совещанию.
♦ Участники плохо подготовились к совещанию.
♦ Совещание плохо структурировано.
♦ Пассивность или отсутствие обсуждения.
♦ Слишком большое расстояние и долгий путь до места проведения совещания.
Потери времени от телефонных разговоров
♦ Разговоры мешают окружающим.
♦ Беспорядочные разговоры.
♦ Стремление охватить слишком много вопросов.
♦ Неумение кратко излагать свои мысли.
♦ Неправильно выбранное время.
♦ Отсутствие приоритетов.
♦ Слабая работа секретаря.
Неумение распределить обязанности между подчиненными
♦ Ненадежность (т. е. боязнь ошибок исполнителей).
♦ Недоверие к другим.
♦ Чрезмерный контроль.
♦ Нечеткие директивы или отсутствие их.
♦ Возложение формальной ответственности без передачи соответствующих полномочий.
♦ Опасения, что коллеги могут выполнить работу лучше, чем вы.
♦ Вы предпочитаете сделать, а не распорядиться.
♦ Перегруженность сотрудников.
Нерешительность руководителя
♦ Дублирование функций.
♦ Неоднозначность распоряжений.
♦ Отсутствие самодисциплины.
♦ Непродуманные действия.
♦ Отсутствие описания функций.
♦ Неясность приоритетов.
Слабое взаимодействие с коллегами
♦ Недостаток понимания того, что коллеги нуждаются в информации.
♦ Языковые проблемы.
♦ Использование плохих источников информации.
♦ Нерациональное распределение времени.
♦ Неприятие новых идей.
♦ Затягивание ответов.
♦ Переизбыток информации.
♦ Переизбыток связей.
♦ Неясность связей.
♦ Плохое управление информацией.
♦ Плохое управление связями.
♦ Ненужная информация.
♦ Неуместная информация.
♦ Неполная информация.
Недостатки процесса принятия решений
♦ Нерешительностьмедлительность.
♦ Недоверчивость.
♦ Боязнь последствий ошибок.
♦ Нереальные сроки.
♦ Откладывание неприятных и сложных дел.
♦ Игнорирование последствий принимаемых решений.
♦ Слабость (стратегических) представлений.
♦ Слабое понимание задач, стоящих перед подразделением.
♦ Туманность целей.
Бессистемность в работе
♦ Отсутствие приоритетов.
♦ Слишком много одновременно решаемых задач.
♦ Отсутствие планирования.
♦ Все проблемы рассматриваются как одинаково важные.
♦ Недостаточность информации и ее задержка.
♦ Крупные задания и слишком короткие сроки.
♦ Недостаток времени на подготовительные операции.
♦ Перерывы в работе.
♦ Неспособность сказать: «Нет».
♦ Желание быть полезным, несмотря на занятость основной работой.
♦ Потребность ощутить свою значимость и во все вмешиваться.
♦ Нежелание проявить резкость по отношению к другим.
♦ Потребность участвовать во всем.
♦ Потребность в решении сложных задач и увлеченность новыми проектами.
♦ Неспособность доводить дело до конца.
♦ Неопределенность сроков окончания работ.
♦ Неуважение к чужому времени.
♦ Отсутствие понимания поставленных задач.
♦ Неспособность быстро найти нужные данные в неупорядоченном потоке информации.
♦ Стрессы.
♦ Недисциплинированность.
♦ Недостаточное время, уделяемое планированию.
♦ Отсутствие планирования.
♦ Дефицит времени.
♦ Перерывы в работе из-за неожиданных посетителей.
♦ Неумение избавиться от нежелательных посетителей.
♦ Постоянно открытые двери.
♦ Постоянный доступ персонала для согласования.
♦ Неумение вовремя завершить посещение.
♦ Неумение отказать клиенту.
♦ Чрезмерное количество рутинных дел и бумаг.
♦ Нежелание поручать подчиненным работу, которую, как вам кажется, вы сами можете сделать быстрее и лучше.
♦ Беспорядок на столе.
♦ Личная неорганизованность.
♦ Неумение поставить краткосрочные и долгосрочные цели.
Плохая работа компьютера
♦ Неисправность компьютера, отсутствие доступа к файлам.
♦ Медленная связь с Интернетом.
♦ Замедленная загрузка информации.
♦ Отсутствие программного обеспечения, необходимого для просмотра файлов, присоединенных к сообщениям электронной почты.
♦ Вы не можете найти нужную информацию в Интернете.
♦ Компьютер зависает, и информация утрачивается.
♦ Периферийные устройства (принтеры, модемы и т. п.) перестали работать.
♦ Компьютер сломался, и вы утратили свою информацию.
Систематизация причин потерь времени принадлежит «Time Manager International AS».
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений