Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
1. Использование электронных календарей. С тех пор как начал работать, я принимаю участие в ежегодном ритуале — выборе календаря. Мои колебания всегда касались вопросов, связанных с выбором размера и формата календаря, который я покупал на предстоящий год.
Я пользовался маленькими календарями, помещавшимися в кармане пиджака, и большими календарями, которые помещались только в портфеле. Я выбирал календари с упором на дневной, недельный или месячный формат. У каждого из этих форматов есть свои преимущества. Дневной позволяет планировать день по минутам и предоставляет достаточно места, чтобы записать все дневные дела. Недельный позволяет окинуть взглядом рабочую неделю и осуществлять краткосрочное планирование, предоставляя место для необходимых записей. Месячный дает возможность иметь перед глазами общий перечень предстоящих дел и эффективно планировать работу по месяцам, хотя и предоставляет очень ограниченное пространство для записей.
Даже Стивен Кови в своей завоевавшей широкую популярность книге «Seven Habits of Highly Effective People» («Семь привычек преуспевающих людей») посвящает несколько страниц оценке разных типов календарей.
С использованием электронного календаря проблема выбора между дневным, недельным или месячным форматами снимается. Электронный календарь, позволяющий нажатием кнопки менять дневной, недельный и месячный форматы, наилучшим образом подходит для РМНП. Он предоставляет неограниченное пространство для занесения записей о встречах с другими людьми и для напоминаний о необходимости выполнить ваши собственные дела. Вы можете использовать сколько угодно места для внесения в компьютер разного рода напоминаний, дел, контрольных сроков, мыслей и пометок. Подробнее об использовании и преимуществах электронного календаря смотрите в четвертой главе.
2. Использование персональных электронных органайзеров или электронных записных книжек. Персональные электронные органайзеры или электронные записные книжки — это маленькие, умещающиеся на ладони устройства (Palm Pilot3 — хорошее название, не правда ли?), которые, по существу, выполняют все функции электронного календаря.
Главным достоинством этих миниатюрных устройств является возможность обмена информацией между ними и персональными или портативными компьютерами. Кроме того, возможен обмен информацией между самими устройствами путем копирования через инфракрасный порт.
Персональные электронные органайзеры — это как раз то, что нужно для оснащения РМНП. Мы приветствуем и поощряем переход к использованию мобильных электронных средств.
3. Административный бумагооборот и сокращение вспомогательного персонала: Сделайте это сейчас же! Разумеется, и вас, и ваше окружение одолевает работа с бумагами. Глаза бы на них не смотрели! Никто не любит копаться в бумагах, и все же с этим приходится мириться.
Во-первых, система административного обеспечения развивалась годами. Когда мы начинали работать с американскими компаниями в конце 1980-х гг. , практически каждый руководитель, начиная с вице-президента и выше, имел секретаря. В начале 1990-х гг. мы заметили, что один секретарь, как правило, обслуживал двух руководителей. Сейчас компании продолжают искать пути снижения накладных расходов, и нередко один секретарь обслуживает четырех управленцев.
Во-вторых, использование компьютеров привело к изменению методов и характера управленческих работ. Недавно нашим клиентом была крупная компания, относящаяся к индустрии сервиса. Один руководитель (с проседью в волосах) имел помощника, который составлял для него отчеты о затратах. Его коллега (без седины) составляла такие же отчеты самостоятельно на компьютере. Вы скажете, что это разные стили работы, но обратите внимание на направление изменения подхода к работе! Сегодня многие руководители и управленцы сами пишут свои письма и используют вспомогательный персонал только для редактирования и распечатки окончательной версии, для рассылки документов — разительный контраст с временами, когда подобного рода бумаги диктовали машинистке или стенографистке.
В-третьих, мы настоятельно рекомендуем всегда следовать правилу Сначала сделайте самое неприятное. Большинство из нас старается отложить неприятные дела на потом и не возвращаться к ним, пока нас окончательно не припрет. Мы стараемся заполнить время делами, которые любим делать, чтобы оттянуть выполнение дел, которые нам неприятны. Это самый неэффективный подход к делу, приводящий к ненужным стрессам.
Спросите себя в начале дня: «Что самое противное я должен сделать прямо сейчас? » — и сделайте это в первую очередь. Задайте себе тот же вопрос за час или два перед окончанием рабочего дня и поступите так же! Это лучший способ избавиться от работы с бумагами и других неприятных дел.
4. Организация и обслуживание бумажной и электронной информации. В условиях использования РМНП управление информацией приобретает первостепенное значение. В других разделах этой книги описана организация хранения информации, обеспечивающая быстрый доступ к ней. Это не мелочь; в свой календарь вы должны заносить пометы, чтобы свести воедино бумажную и электронную информацию.
После того как вы привели свою информацию в систему, позволяющую в любой момент найти любой документ, необходимо обеспечить поддержание ее в рабочем состоянии. Рациональное размещение информации в рамках принятой системы и своевременное удаление информации, потерявшей актуальность, имеет большое значение для организации работы в быстро изменяющемся современном мире.
Информация — это носитель знаний. Если наша информация несовершенна, таковы же знания, которые мы получаем на основе этой информации. Постоянное инвестирование в процесс ее упорядочения является ключевым условием для формирования заслуживающей доверия информационной системы.
Мы рекомендуем предусмотреть в вашем календаре регулярные промежутки времени — месячные, квартальные, полугодовые и годовые — для поддержания и внесения усовершенствований в организацию вашей информации на бумажных и электронных носителях.
5. Необходимость хранить, поддерживать и использовать больше информации на электронных носителях. Можно с уверенностью предполагать, что на РМНП мы будем пребывать в постоянно меняющихся реальных условиях. Поэтому нам удобнее хранить нужную для работы информацию в портативном электронном формате.
Многие говорят, что пользуются бумагами из опасения, что они не смогут быстро найти нужную информацию в компьютере. Следуя организационным принципам программы ОПД, основанным на своевременности и предсказуемости доступа к данным, связанным в рамках определенной структуры, вы легко сможете найти нужную информацию на электронных носителях вашего компьютера.
6. Распечатывать бумаги не для хранения, а для использования. Не распечатывайте информацию, содержащуюся в вашем компьютере, в целях ее хранения. Я могу назвать множество веских оснований для распечатки, в большинстве своем связанных с распространением ее в группе, необходимостью читать много страниц и сравнивать информацию, находящуюся на разных страницах. Все это действительно оказывается хорошим поводом для переноса информации на бумагу. Однако хранить горы распечаток в течение длительного времени нет необходимости, поскольку все нужные сведения остаются в электронном формате.
Одна из наших клиенток решила посчитать стоимость хранящейся понапрасну бумаги. Она проводила совещание, на котором собрались около 10 человек. Для лучшего ознакомления группы с информацией она распечатала множество копий писем и отчетов и раздала их членам группы. По окончании встречи она объяснила каждому, как эта информация может быть найдена в их компьютерной сети. Потом она сказала каждому, что они могут оставить на месте все бумаги, которые, по их мнению, им не понадобятся. Свыше 80% бумаг из тех, которые она распечатала, остались в помещении, в котором проходила встреча, и были выброшены в мусорное ведро.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений