Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний

Подготовка совещания

1. Необходимость проведения совещания ясна.

2. Обеспечено присутствие нужных участников.

3. Помещение для совещания зарезервировано.

4. Нужные материалы подготовлены и доступны участникам.

5. Приглашения на совещание разосланы вовремя.

6. В тексте приглашения указаны:

♦ цель совещания;

♦ повестка дня;

♦ место проведения совещания;

♦ время начала и окончания совещания;

♦ подготовка, которую должны провести участники.

Председатель

1. Проводит совещание.

2. Следит за соблюдением регламента.

3. Побуждает участников к обсуждению.

4. Предоставляет слово участникам.

5. Препятствует отклонениям от темы обсуждения.

6. Подводит итоги совещания.

7. Обеспечивает принятие решения (кто? что? когда?).

Секретарь

1. Ведет протокол.

2. Фиксирует, кто, что и когда должен сделать в соответствии с принятыми решениями.

3. Распространяет копии протокола среди участников совещания.

Участники совещания

1. Приходят на совещание вовремя.

2. Выслушивают и стараются понять других участников.

3. Не прерывают выступающих.

4. Способствуют установлению открытой творческой атмосферы.

5. Выступают ясно, по-деловому и по существу.

6. Участвуют в распределении документации.