Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
Эффективный домашний офис предоставляет благоприятные условия для формирования, хранения и поиска информации, необходимой для успешной работы (рис. 8. 3). Ниже перечислены условия эффективной работы в таком офисе.
1. Соответствующее рабочее пространство. Это обязательное условие. Нельзя работать в столовой или за кухонным столом. В небольшой квартире рабочее место может быть расположено в огороженном пространстве, например за ширмами. Домашний офис может занимать и часть комнаты в небольшом доме. А в большом доме, разумеется, под него можно отвести отдельную комнату.
Предостережение. В литературе встречается утверждение, что рабочее пространство домашнего офиса может быть расположено в нише холла. Если это возможно, остерегайтесь выбирать место, находящееся на проходе. Мы на собственном опыте убедились в том, как важно иметь возможность не отвлекаться и сосредоточиться при работе с информацией. Хождение членов семьи, даже собаки, создает ненужные помехи для работы.
2. Нужна высококачественная мебель. Это не значит, что вы должны потратить уйму денег. Нужно купить мебель, предназначенную для работы дома, новую или подержанную, но хорошего качества. Почти в каждом городе есть магазины, продающие подержанную офисную мебель, которую распродали офисы, модернизировавшие свое оборудование или прекратившие существование. Покупайте качественные вещи. Помните, что ящики для бумаг вам придется открывать и закрывать тысячи раз в течение года и вам совсем не нужно, чтобы они начали разваливаться.
3. Купите себе удобное кресло. Складной стул или стул из столовой не годится для повседневной работы в домашнем офисе. Если вы не можете себе позволить ничего больше, купите отличное рабочее кресло. Поскольку вам придется проводить в нем много времени, это значительно повысит эффективность вашей работы.
4. Освещение, блики и отсвечивание. Это играет важную роль в формировании обстановки в офисе. Вы должны не пожалеть времени на принятие решений, касающихся расположения источников света в вашем домашнем офисе, чтобы добиться нужной освещенности на рабочем месте и тем самым снизить утомляемость во время работы.
5. Звуки могут отвлекать от работы или, напротив, помогать сконцентрироваться. Все мы по-разному реагируем на звук, и эти различия необходимо учитывать при принятии решений, касающихся домашнего офиса. Помогает ли вам музыкальный фон сконцентрироваться? Как реагируете вы или ваши клиенты на собачий лай или болтовню детей, играющих на площадке за домом?
6. Температура в помещении. Любой фактор, влияющий на комфортность помещения, оказывает воздействие и на продуктивность работы. Поэтому нужно обратить внимание на доступ солнечных лучей в помещение, систему отопления и кондиционирования, близость рабочего места к окнам и наличие сквозняков.
7. Планирование рабочего времени. Офис там, где вы. Поэтому вы должны уметь сосредоточиться на работе и вести себя по-деловому. Мне кажется, что лучше установить определенные часы для работы. Все мои домочадцы знают часы моей работы и, хотя я работаю в соседней комнате, мне в это время не мешают и не отвлекают от дела без веских причин.
Если мне хочется заняться семейными делами во время работы, я стараюсь распределить время так, как если бы я работал в офисе компании. Я анализирую, что мне предстоит сделать, отслеживаю ход работ по календарю, обедаю в одно и то же время и ежедневно делаю пробежки по утрам перед работой, независимо от того, насколько тяжелым будет день. Я убежден, что мне удается успешно выполнять свою работу, уделять внимание семье и заканчивать работу вовремя благодаря тому, что я всегда придерживаюсь своих планов и графиков работы.
8. Необходимая помощь. Работая на РМНП в домашних условиях, нужно выявить все возможности получить необходимую помощь в работе или отремонтировать разные вещи. У меня есть список под названием «Помощь и ремонт», в котором по темам записаны телефонные номера всех людей и организаций, к которым я могу обратиться по этим вопросам. У меня есть консультант по компьютеру, который может в случае необходимости проконсультировать меня по телефону или прийти ко мне домой и починить компьютер или привести в порядок программное обеспечение. У меня есть свой постоянный мастер по ремонту принтера, который приезжает по вызову менее чем через два часа после звонка.
В моем списке есть номера телефонов пунктов помощи, связанной со всем моим программным обеспечением и всеми электронными средствами. Если вы работаете в обычном офисе компании, вам также нужно иметь номера телефонов всех пунктов помощи, имеющихся в вашей организации.
9. Работа на дому и проблема одиночества. Работая дома, человек не должен оставаться в одиночестве. Я часто устраиваю встречи за обедом и приглашаю людей в свой домашний офис.
К тому же при наличии РМНП домашний офис отнюдь не всегда свидетельствует об отсутствии корпоративного офиса. Планируйте проводить часть рабочей недели в общем офисе. Оптимальное соотношение времени, проведенного в домашнем офисе, и времени, проведенного в офисе компании, — 4к1; по меньшей мере один день в неделю работайте в общем офисе. По утверждениям наших клиентов, лучше варьировать дни недели, отведенные для посещения корпоративного офиса.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений