Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
Меня многому научил один человек, который очень долго работал в компании IBM. Он разъезжал по клиентам и ремонтировал их компьютеры. С ним часто работали молодые специалисты. Он был предметом их насмешек из-за своей своеобразной одежды и таких же привычек. Обычно он носил комбинезон с дюжиной карманов. Эти карманы были набиты всевозможными инструментами. Он устранял любую поломку, даже если вещь не подлежала ремонту. Если он замечал на полу каплю масла, то вытаскивал из кармана тряпку и сразу же вытирал масло. Воспользовавшись инструментом, он чистил его и клал в соответствующий карман. Если инструмент ломался, он брал из кармана форму заявки, заполнял ее и сразу заменял сломанное. Его коллеги были завалены работой и не успевали закончить ее вовремя, у него же к концу рабочего дня все было сделано, и он был готов уходить со службы раньше других. Такова была егоманера трудиться. Он сам ее выработал и делал все необходимое, чтобы система не давала сбоев.
Короче говоря, обеспечение рабочего процесса является его важной составной частью. Нужно помнить: каждая работа, выполнение каждого задания имеет начало, середину и конец. Начало работы должно включать в себя организационные мероприятия (планирование, подготовку, снабжение всем необходимым). Середина — действия, связанные с решением поставленной задачи. Наконец, выполнение работы должно завершаться действиями, направленными на обеспечение последующих работ, такими как «возврат всех вещей на место» и «приведение в порядок всего, с чем вы имели дело» (включая файлы, инструменты и т. п.).
Операции по обеспечению работ должны рассматриваться точно так же. Проще всего включить их в рабочий процесс в качестве плановых работ, столь же регулярных, как замена масла в двигателе автомобиля. Для того чтобы автомобиль был в порядке, необходимо довести привычку регулярно менять масло в двигателе до той же степени автоматизма, с которым вы садитесь |за руль, вставляете ключ зажигания в замок и включаете двигатель. Почему бы не считать и рабочие операции одинаково необходимыми?
Какую, к примеру, нужно провести работу, чтобы составить ответ на письмо постоянного клиента? Вы должны начать с файла, в котором содержится информация о клиенте, чтобы иметь под рукой данные о сотрудничестве вашей компании с ним. Вы сможете быстро, легко и аккуратно навести справки обо всех интересующих вас фактах. На основе материалов, полученных из первоисточника, вы сможете проверить написание имен. Вы должны иметь возможность говорить о датах, основанных на копиях его счетов или заказов. Вы должны были сохранить копии всех предшествующих писем, чтобы при необходимости можно было на них сослаться. Весьма вероятно, что это поможет вам выявить возможности, о существовании которых вы не подозревали.
Дело в том, что, обратившись к материалам, касающимся клиента, вы (и ваша компания) избавляетесь от риска проявить свою неинформированность. То, что вы узнаете, повлияет на текст письма и может значительно повысить его содержательность и убедительность.
Представим, что вы пишете письмо от руки. Написав письмо и подготовив его к отправке, что вы должны сделать с материалами, касающимися адресата? Вы должны потратить минуту-другую на приведение их в порядок. Расположите письма в хронологической последовательности, начиная с последнего. Ликвидируйте дубликаты писем. Если в папке есть незакрепленные визитные карточки, закрепите их, чтобы они не выпали и не потерялись. Или поместите их в визитницу. На это уйдет всего пара минут! И когда вы поставите файл на место, информация окажется в лучшем состоянии и будет актуальной. Это и есть обеспечение работ.
Такие операции можно выполнять и на компьютере. Занеся написанное письмо в директорию клиента, удалите из нее ненужные документы и скомпонуйте оставшуюся информацию. Один мой коллега нашел 1800 сообщений в чьей-то базе данных коллективного пользования. Никто не мог использовать эту информацию или разобраться в ней. Его клиент просто не занимался ее поддержанием (или, вероятнее всего, не удалял ненужную информацию) в ходе работы с ней. Проблема не в том, что на это не хватает времени. Проблема в том, чтобы сделать поддержание информации в рабочем состоянии частью рабочего процесса.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений