Выводы и рекомендации
1.Определите тип РМНП, пригодных для вас и вашей организации.
2.Прочтите великолепное пособие по вопросу принятия решений: книгу д-ра Франклина Бекера и Фрица Стила «Модель рабочего места».
3.Досконально разберитесь в тех особенностях вашего рабочего места, из-за которых возможна потеря информации, важной для вашей организации.
4.Проанализируйте процесс организации информации и осуществите необходимые изменения, чтобы уменьшить потери времени на поиск нужной информации.
5. Пользователи ноутбуков должны установить эффективный порядок копирования информации, чтобы всегда можно было восстановить утерянные файлы. Решите, как часто выдолжны обновлять информацию в вашем компьютере, какой автономный или сетевой процесс хранения информации вы будете использовать и как часто следует производить, резервное копирование. Последнее должно осуществляться не реже раза в неделю.
6.Уменьшение объема бумаг требует планирования. Определите задачи и организуйте обучение по рационализации применения бумаги. Обеспечьте себе внешнюю и внутреннюю поддержку.
7.Существует множество поставщиков мебели с широким диапазоном цен. Займитесь поисками поставщика, который, по вашему мнению, разбирается в различных вариантах РМНП и способен составить ясное представление о стоящих перед вами задачах. С этими людьми вам придется провести больше времени, чем хотелось бы. Убедитесь в том, что им можно полностью доверять и с ними стоит сотрудничать.
8.Существует множество фирм, занимающихся проектированием офисов, работающих в широком диапазоне цен за предоставляемые услуги. Поищите фирму, которая разбирается в различных вариантах РМНП и способна составить ясное представление о стоящих перед вами задачах.
9.Внимательно изучите предложенные вам планы, чтобы убедиться в правильном соотношении между формой и функциональными характеристиками. Опросите людей, которым предстоит работать в офисе, и проанализируйте их оценки предлагаемых проектных предложений.
10.Привлеките руководство. Добейтесь действенной поддержки и участия в процессе осуществления изменения всего персонала сверху донизу.
11.Согласуйте пожелания служащих и задачи корпорации. Отслеживайте потребности служащих и держите их в курсе разработок, касающихся РМНП.
12.В любом деле, большом и малом, нужно быть одинаково на высоте. Обеспечьте подготовку персонала, работу с ним при переходе к использованию РМНП и по окончании их освоения, чтобы убедиться в том, что этот процесс окончательно завершен.
13.Организуйте свою информацию на бумажных и электронных носителях таким образом, чтобы можно было легко найти любой документ (см. вторую главу).
14.Если вы работаете преимущественно дома, планируйте свое рабочее время и уведомляйте об этом членов своей семьи, друзей и коллег.
15.Планируйте и записывайте в своем календаре, когда вы собираетесь работать в офисе своей организации.
16.Работа в домашнем офисе требует создания условий, обеспечивающих эффективное выполнение работы. Если вы намерены работать дома, оцените пригодность помещения и его оборудования, а также распорядок в семье, недостатки этой обстановки и меры для создания условий, обеспечивающих возможность продуктивно работать.
17.Продумывайте предстоящие встречи и командировки, распределяйте время, чтобы эффективно спланировать их.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений