«Ловушки» и метод «проб и ошибок»
Одной из проблем, с которыми люди сталкиваются в начальный период обучения нашим методам работы, является неправильный выбор времени для выполнения определенных операций. Вы можете выбрать время для ежедневных телефонных переговоров с 16. 00, а потом выяснится, что, находясь на западном побережье, вы не можете связаться в это время с кем-либо, находящимся восточнее Денвера. Значит, логичнее выбрать промежуток времени между 8. 00 и 9. 00, чтобы иметь возможность созваниваться с восточным побережьем. Почему бы не заняться этим до того, как вы займетесь, например, входящими документами из вашего лотка?
Или вы можете решить отвечать на почту и деловые записки раз в день обязательно с 10. 00. Как назло, на это время окажется назначено совещание с персоналом или по причинам, известным только ей самой, почтовая служба изменит свой график и начнет доставлять вам почту к 15. 00. Весьма вероятно, и это выяснится через день, ваш новый график по какой-то причине оказался непригодным. А коль скоро это так, вы начинаете думать, что придерживаться его вообще невозможно, и отказываетесь от него, вместо того чтобы продумать, что произошло, и постараться приспособить свое расписание к сложившимся обстоятельствам. Возможно, лучше заниматься с деловыми записками с 11. 45 до 12. 15 или даже до 12. 30, поскольку вы в любом случае редко выходите из кабинета обедать раньше этого времени, а работу с дневной почтой выполнять между 15. 30 и 16. 00. Я хочу сказать, что вы можете испробовать несколько вариантов в поисках наиболее удобного графика вашей работы.
Попытка не пытка, и в поисках лучших методов выполнения работы естественны ошибки. Например, вполне возможно, вам придется общаться с людьми во время выполнения тех операций, о которых мы говорим. Если ваша работа связана с обслуживанием клиентов, то вы не можете отключить свой телефон. Или ваша работа может быть связана с посещениями клиентов, и вы никогда не знаете, когда к вам заявится клиент. Разумеется, если он к вам уже пришел, вы должны уделить ему некоторое время.
У одного моего клиента было пять сотрудников, которые имели дело с 3000 клиентов и общались с ними главным образом с помощью телефона или факса. Но каждый день они могли ожидать, по крайней мере 10 клиентов, пришедших без предварительной договоренности к своим финансовым представителям. Визиты не были деловыми и в той или иной степени приводили к потере времени. Служащие старались проявлять внимание к клиентам и хорошо обслуживать их, но непредвиденные посещения нарушали график работы. Это продолжалось годами и казалось неизменным до тех пор, пока работа в отделе не была организована таким образом, что каждый представитель стал принимать клиентов без предварительной договоренности раз в неделю в специально отведенный для этого приемный день и получил возможность спокойно заниматься своим делом оставшиеся четыре дня. Я не могу сказать, какие другие решения были до этого испробованы, но этот достаточно простой и удобный способ прекрасно сработал.
Когда вы попытаетесь использовать некоторые из этих принципов в своей практике, то тоже столкнетесь с необходимостью применения метода «проб и ошибок». Вам придется проявитьупорство. Решая проблему, вам придется искать не просто решение, а решение, которое больше всего подходит вам.
Все мы знаем, как трудно преодолевать привычки и годами сложившийся уклад. Привычное поведение не удается изменить с первой попытки. Ваши первые 14 попыток могут оказаться неудачными. Но на 15-й попытке что-то случится и все станет на свои места. Даже если вы приобрели новую привычку, это вовсе не обязательно означает, что делать неприятные и скучные дела легче. Каждый раз, когда я встаю в 5. 30, чтобы сделать утреннюю пробежку, я делаю это через силу. Но привычка помогает мне преодолевать себя. Если бы эти пробежки не вошли в привычку, мне было бы еще труднее и я, может быть, вообще отказался бы от них.
Пусть режим и простые привычки облегчат вашу жизнь.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений