Повысьте эффективность совещаний
Изучение персонала наших клиентов показывает, что совещания сотрудники считают самым бесполезным делом, когда из-за плохой подготовки и нерационального проведения большая часть их времени тратится понапрасну.
Очень важно установить в компании правило вести протоколы совещаний. Но это довольно трудно осуществить. Программа ОПД направлена на совершенствование тех аспектов деятельности, которые вы можете контролировать. Характер совещаний часто зависит от других людей, включая начальство! Изменение поведения других несравненно более сложная задача, чем изменение своего поведения. Несмотря на это, мы разработали несколько правил, позволяющих повысить эффективность совещаний. Вот они:
1. Определите цель совещания. В одной из компаний, которая была нашим клиентом, совещания руководства плохо посещались; некоторые участники не приходили вовремя, другие вообще отсутствовали. Создавалось впечатление, что эти совещания никому не нужны.
Руководство никогда не обсуждало и не определяло цель регулярно проводившихся совещаний. Для того чтобы повыситьэффективность этих совещаний, мы уточнили с участниками, что их целью является «совершенствование управления и работы отдела». Когда руководство с нашей помощью стало четко формулировать конкретные вопросы, выносимые на обсуждение, эти совещания стали рассматриваться как самые важные из проводимых в отделе, и посещаемость немедленно выросла.
2. Тщательно подготовьте совещание. В другой компании руководство вдвое сократило время проведения совещаний за счет ясного обозначения целей и определения той информации, которую должен представить каждый участник, чтобы совещание прошло продуктивно. В результате оказалось, что большая часть информации, которую участники сообщали и обсуждали в ходе еженедельных совещаний, просто не нужна другим участникам, и от нее отказались. Полезная информация распространялась по внутренней информационной сети компании перед совещанием, так что каждый имел возможность с ней ознакомиться и на самом совещании время можно было посвятить собственно обсуждению проблем и способов их решения.
3. Обеспечьте порядок в ходе совещания. Все мы бывали на совещаниях, на которых председатель не знал, что делать, пускал обсуждение на самотек, и люди без толку перекрикивали друг друга. От таких совещаний мало пользы. Председатель должен вести совещание, придерживаться повестки дня, руководить обсуждением и добиваться того, чтобы цель совещания была достигнута.
4. Проявляйте решительность. В результате совещания должно быть принято решение и намечены конкретные действия. Каждое решение должно определять:
• что должно быть сделано;
• кем это должно быть сделано;
• когда это должно быть сделано.
Предупреждение. Часто оказывается, что ответ на первый вопрос неясен, а на последний вообще нет ответа.
5. Раздавайте протокол сразу и добивайтесь выполнения решений. В одной из компаний записи совещаний руководства появлялись через три — пять дней после проведения совещания и участники не всегда узнавали в текстах решения, которые были на этих совещаниях приняты. Руководитель этого офиса, который председательствовал на совещаниях, готовил протоколы и временами менял решения и вносил поправки, заставляющие участников спрашивать, зачем вообще проводилось совещание. После нашей работы с этим коллективом секретарь стал с помощью портативного компьютера вести протокол совещаний и раздавать его участникам по окончании совещаний. Участники получили возможность ознакомиться с протоколом и предложить внести в него необходимые поправки немедленно в конце совещания.
О путях повышения эффективности совещаний см. Приложение 1: «Перечень условий успешного проведения совещаний».
Но даже проработав этот вопрос до конца, вы можете попасть в абсурдную ситуацию, противоречащую всякой логике. Один из моих клиентов попросил меня помочь ему собрать сотрудников его отдела у него дома в подходящее время. «Зачем это? » — спросил я. «Понимаете, у нас очень много дел, у меня есть офисы в Германии, Англии и Соединенных Штатах, в которых я должен бывать. Штат занимается двумя объединениями, и мы собираемся перебираться в другое место. — Вдобавок он заметил: — И у меня отведено 50 часов в неделю на совещания». Пятьдесят часов! Ведь это же превышает полную рабочую неделю! Для того чтобы от этих совещаний могла быть какая-то польза, их необходимо тщательно подготовить, а некоторые просто отменить.
- Оптимизация Персональной Деятельности Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше
- Содержание
- Предисловие
- От автора
- Введение:Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
- Источник проблемы
- Как мы справляемся?
- Обратимся к деталям
- Пора восполнять пробелы
- Глава первая:Сделайте это сейчас же!
- Обзор первой главы
- В чем сила опд
- Начните с вашего стола или рабочего места
- Не откладывайте в долгий ящик
- Не все можно и нужно делать сейчас же
- Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
- Превратите принципСделайте это сейчас же в свой рабочий навык
- Качество
- Дисциплина
- Выводы и рекомендации
- Глава вторая:Организуйте это сейчас же!
- Обзор второй главы
- О воспитании солдат
- Долой беспорядок!
- Откуда берется беспорядок?
- Кому нужен беспорядок?
- С глаз долой?
- Не пренебрегайте мелочами
- Начните с главного
- Оснащение вашего офиса
- Следите за новинками офисного оборудования
- Размещение бумаг на вашем рабочем месте
- Рабочие материалы
- Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
- Организация рабочих материалов
- Архивные материалы
- Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
- Систематизация и маркировка
- Электронные файлы
- С чего начать: операционная система
- Создайте резервную копию своего жесткого диска
- Имена файлов в компьютере
- Компьютер должен сам отыскивать документы
- Работа с электронной почтой
- Компьютер и факс
- Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
- Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
- Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
- Организация других средств
- Выводы и рекомендации
- Глава третья: Делайте это регулярно
- Обзор третьей главы
- Расписывайте свое время
- Электронный график затрат времени
- Борьба с переизбытком информации
- Содержимое корзины для входящей информации
- Группируйте рутинные операции
- Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
- Закон Паркинсона и распределение времени
- Отрезки времени
- Выделение времени на телефонные переговоры
- Электронная почта
- Рациональное использование электронной почты
- Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
- Способы оптимизации работы с электронной почтой
- Почта и деловые записки
- Использование Интернета
- Поиск в Интернете
- Еженедельные беседы один на один
- Повысьте эффективность совещаний
- Перестаньте отвлекаться
- Стоит ли соблюдать эти правила?
- «Ловушки» и метод «проб и ошибок»
- Выводы и рекомендации
- Глава четвертая:Планируйте сейчас же!
- Обзор четвертой главы
- Цель планирования
- Принципы планирования
- Обозначьте приоритеты в управлении
- Распределение времени
- Программа опд и процесс планирования
- Планирование на день
- Планирование на неделю
- Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
- Планирование работ по теме
- Шаг за шагом приводят к цели
- Критерии необходимости составления плана работ по теме
- Разработка технологической карты
- Планирование с использованием компьютера
- Стратегическое планирование
- Личные цели
- Личные ценности
- Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
- Выводы и рекомендации
- Глава пятая: Контроль за ходом исполнения работ
- Обзор пятой главы
- Настойчивость
- Перестаньте запоминать
- Постоянные заботы и время
- Формируйте эффективные системы контроля
- Бумажный контроль
- Календарные системы
- Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
- Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
- Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
- Рабочие группы
- Групповое программное обеспечение
- Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
- Исключения из правила
- Дублируйте свои информационные системы
- Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
- Выводы и рекомендации
- Глава шестая:Делайте хорошо сразу!
- Обзор шестой главы
- Корни программы опд
- Программа опд — практическое средство повышения качества работы
- Изучение потребностей клиентов
- Эталонное тестирование
- Превентивный подход
- Неуклонное совершенствование
- Постепенность изменений
- Программа опд и реорганизация
- Реорганизация и технология
- Выводы и рекомендации
- Глава седьмая: Менеджер, решающий вопросы на месте
- Обзор седьмой главы
- Управление, приближенное к исполнителю
- Пример управления на рабочем месте исполнителя
- Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
- Личное общение
- Метод календарного контроля
- Выдача заданий подчиненным
- Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
- Концентрируйте внимание на рабочем процессе
- Создание рабочих групп
- Не засиживайтесь за рабочим столом
- Начните с самого себя
- Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
- Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
- Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
- Выводы и рекомендации
- Глава восьмая: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!
- Обзор восьмой главы
- Изменение условий работы в офисе
- Что представляет собой рмнп?
- Изучите литературу о рмнп
- Намеревается ли ваша компания организовать рмнп?
- Роль руководства в успешном переходе к использованию рмнп
- Оборудование, необходимое для перехода к использованию рмнп
- Программа опд и переход к использованию рмнп
- Программа опд в процессе перехода к рмнп
- Рациональная структура информации — залог успеха
- Молекулы или электроны? Одно из двух
- Работа в мире рмнп
- Эффективность управления и обеспечения
- Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на рмнп Индивидуальные проблемы
- Проблемы взаимодействия в коллективе
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем рмнп
- Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем рмнп
- Рмнп в мобильном офисе
- Выводы и рекомендации
- Глава девятая: Займитесь обеспечением сейчас же!
- Обзор девятой главы
- Энтропия
- Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
- Облегчайте себе жизнь
- Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
- Обеспечение и принципСделайте это сейчас же
- Сделайте обеспечение работ привычкой
- 21 — Дневное испытание
- Обеспечение и разъезды
- Превентивное обеспечение
- Обеспечение и постоянный прогресс
- Периодическое наведение порядка на рабочем месте
- Минимум обеспечения
- Если все летит в трубу
- Выводы и рекомендации
- Эпилог: Станьте хозяином своих привычек
- Приложение 1 Перечень условий успешного проведения совещаний
- Приложение 2 Причины потерь времени
- Приложение 3
- Список сокращений