Інформаційні потоки

Розглянемо формування та рух інформаційних потоків, на прикладі управлінської документації.

Спрямування потоків управлінської інформації від об'єктів вищого рівня до об'єктів нижчого рівня й навпаки - знизу вгору, відбиваючи зміст діяльності цих об'єктів відповідно до їх завдань та встановлених повноважень.

Низхідні потоки інформації за ступенем поширення можуть бути загальнодержавними чи територіальними. Наприклад, Універсал національної єдності, закони України, укази Президента України, постанови, рішення Верховної Ради та Кабінету Міністрів України мають загальнодержавне поширення, а розпорядження голови міської ради - тільки в межах міста).

У низхідних потоках управлінської інформації можна виділити частину інформації, призначену для всіх суб'єктів господарювання (наприклад, Державного комітету статистики України чи Міністерства фінансів України), або орієнтовану на тих, що функціонують у певній галузі чи сфері діяльності, наприклад, рішення колегії Міністерства освіти й науки України для навчальних закладів.

Існує чітка регламентація створення та розповсюдження управлінської інформації в державі, що зафіксована в нормативних документах (наприклад, Порядок розроблення та прийняття законів України й правозастосовної діяльності чи Порядок підготовки, подання та розгляду проектів постанов і розпоряджень та інших документів загальнодержавного значення Кабінетом Міністрів України).

Висхідні потоки інформації містять показники управління в межах самого соціального об'єкта. Вони свідчить про його ефективність, відображаючи таким чином зміст дій управління. Як база для оцінювання діяльності соціальних об'єктів, ця інформація водночас показує, наскільки ефективним є управління з боку вищих ланок, якого воно погребує коригування чи оновлення. У свою чергу, рівень керування вищих органів влади всіма низовими інфраструктурними ланками в державі також залежить від якості організації управління в цих низових установах.

Таким чином, більшу частину документаційного фонду будь-якої установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління.

Отже, в цілому зв'язок документа з інформацією можна подати таким чином:

а) документ є носієм соціальної (а не природної) інформації, оскільки він створюється людиною для використання в суспільстві;

б) документ передбачає наявність семантичної (смислової) інформації, що є наслідком інтелектуальної діяльності людини;

в) інформація розповсюджується дискретно, тобто у вигляді повідомлення, яке може являти собою окремий документ чи сукупність документів;

Сукупність підготовлених для ефективного використання членами суспільства документів з метою отримання оперативної інформації й створює його документний ресурс.