Поняття й принципи класифікації документів

Класифікування - це метод пізнання, у результаті якого створюється певний вид угруповання. Це розподіл будь-яких предметів, явищ, понять за якимись спільними ознаками з утворенням певної системи класів, підкласів (відділів, розрядів, груп тощо).

Класифікація - це схема класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об'єкта в системі, вказує на його властивості та відмінності від інших об'єктів, встановлює зв'язки між класами об'єктів.

Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками - характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - і є процесом їх класифікування.

Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів.

Класифікування документів - означає багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди.

Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об'єктів (документів) на підмножини - підпорядковані класифікаційні угруповання, у результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову.

Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену ємкість їх величина буде залежати від ступенів ділення й кількості об'єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2-3 та більше ступенів поділу.

Фасетний метод полягає в паралельному розділі множини об'єктів на незалежні класифікаційні угруповання. Використання фасетного методу пов'язано з розробкою фасетів (від фр. - грань, межа), тобто системи таблиць (блоків) ознак об'єктів класифікації.

Фасетна класифікація - перелік видів документів за найважливішою їх ознакою, що створюють певний блок. Це може бути ієрархічний ряд понять, об'єднаних змістовою єдністю [9].

Фасетів також може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні та штучні.

Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку та природного взаємозв'язку.

У штучних класифікаціях в основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені.