Документно-комунікаційна система

Комунікація - це процес обміну інформацією.

Термін "комунікація" походить від латинського слова, яке означає "спільне" або "розділене між усіма". Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбувається.

Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її суб'єкта, тобто комунікаційний процес можливий лише за умови існування соціуму, отже, носить соціальний характер.

Відповідно до закону документаційного супроводу соціальних комунікацій, запропонованого Ю.М.Столяровим, "кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо" [32].

В окремих актах комунікацій може реалізуватись управлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) та інші функції документа.

Документна комунікація - це комунікація, опосередкована між документами в соціумі та побудована на їх обміні між двома або більше споживачами інформації. У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюзі "відправник - канал - одержувач".

Документна комунікація має свою модель, яка показана на схемі 2.3.

Схема 2.3 Модель документної комунікації.

Комунікант - відправник документної інформації.

Комунікат - канал передачі інформації (архів, бібліотека, усна розмова, традиційна пошта, електронні засоби зв'язку тощо).

Реципієнт - одержувач документної інформації.

Кодування - певні мови, якими представлено зміст документа.

Декодування - розшифрування коду, що може вимірюватись у процентному співвідношенні від 0 до 100%.

Зазначена модель має місце у випадку безпосередньої взаємодії між учасниками комунікаційного процесу. У реальній дійсності документно-інформаційна комунікація має більш складні форми й включає цілий ряд посередницьких структур.

Функціонування процесу документної комунікації забезпечується документно-комунікаційною системою, що являє собою підсистему соціальної комунікації і е потужною системою передачі соціальної інформації.

Основні цілі документно-комунікаційної системи (ДКС) зведені в таблицю 2.13.

Таблиця 2.13 Основні цілі документно-комунікаційної системи

Для досягнення вищезазначених цілей потрібно вирішити цілий ряд завдань щодо вдосконалення документно-комунікаційної системи, починаючи від усуспільнення інформації й закінчуючи розповсюдженням уже створених документів у режимах постійного сповіщення чи довідкового обслуговування.

Перелік завдань, що можуть стояти перед документно-комунікаційною системою зведено в таблицю 2.14.

Таблиця 2.14 Завдання документно-комунікаційної системи

До документно-комунікаційної системи, як зазначає проф. Ю.М. Столяров, входять інститути документної комунікації:

генералізаційні

транзитні

термінальні

Склад інститутів документної комунікації може виглядати так, як це зображено на схемі 2.4.

Схема 2.4 Документно-комунікаційна система

Організаційна інфраструктура документної комунікації може мати виробничі та невиробничі компоненти, відтворені на схемі 2.5.

Схема 2.5 Компоненти організаційної інфраструктури документної комунікації

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документної комунікації, як зазначає А.А.Соляник, знижує ефективність та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери [31].

Елементарний процес створення документно-комунікаційної системи показано на схемі 2.6.

Схема 2.6 Процес створення документно-комунікаційної системи

Так, для того, щоб отримати суспільне визнання своїх досягнень шляхом їх публікації, комунікант може підготувати рукопис, який по каналу неопублікованих документів надходить до розгляду в службу усуспільнення, наприклад, в редакційну колегію. Якщо зміст рукопису визнається редакційною колегією можливим для усуспільнення, комунікант набуває статусу елементу - соціальної комунікаційної системи (автор, відправник інформації, генератор ідеї). Якщо рукопис відхиляється, то його повертають автору або ж відправляють до фонду архівних документів.

Можна також певну інформацію про свої досягнення розмістити, за згодою керівника, на сайті своєї організації для користувачів мережі Інтернет. В обох випадках суспільно визнані документи будуть циркулювати у свідомості суспільства, доводячи інформацію комуніканта до відома реципієнтів.