Зовнішня та внутрішня структура документа

Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.

Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.

Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.

Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.

Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.

Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.

Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:

- заголовок з найменуванням автора;

- найменування документа (окрім офіційних листів);

- текст з додатками;

- підписи;

- позначки тощо.

Видання може містити наступні елементи та частини:

- вихідні відомості;

- зміст;

- передмова;

- вступна стаття;

- основний текст;

- післямова;

- додатки.

Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.