logo
Палеха Загальне документознавство

Загальні та спеціальні функції документа

Першочергова функція документа полягає в переданні ним визначеної соціальної інформації. Приміром, текстовий, ізографічний чи музичний документ може нести істину, добро, красу, але й разом з тим і негативну інформацію: відмову, розчарування, смуток тощо.

Уперше питання про соціальну інформацію, яку містить документ, було поставлене науковцями ще в 20-30-ті роки минулого століття. Пізніше, найбільш глибоко сутність цього поняття розкрили у своїх працях A.B. Соколов та Ю.М. Столяров [28,33].

Соціальна роль документа виявляється, перш за все, у його призначенні. Документ може призначатись для всіх членів суспільства, тобто мати масове призначення, або ж стосуватися окремих соціальних груп, спеціалістів, тобто бути спеціалізованим. Соціальне призначення документа виявляється через його безпосередні функції.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством лише за тієї умови, якщо він виконує необхідні суспільству функції. Отже, функція документа - це його суспільна роль, мета й завдання.

Оскільки документ виступає як поліфункціональний об'єкт, він виконує низку взаємопов'язаних соціальних функцій. Умовно їх поділяють на три групи: головні, загальні, спеціальні.

Головні функції - це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ із метою забезпечення потреб суспільства за допомогою документної інформації.

До загальних функцій документів відносяться:

інформативно-комунікативна

кумулятивна

регулятивно-комунікативна

культурна

Зазначені функції характерні для більшості документів, незалежно від їх типу та виду. Характеристика загальних функцій документа наведена в таблиці 2.10.

Таблиця 2.10. Загальні функції документів

№

Назва функції

Характерні ознаки

1.

Інформативно-комунікативна

Здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації. 3 нею пов'язані процеси, які охоплюють сутність таких складових спілкування, як передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї. Основним критерієм інформаційності документа є ємність та якість інформації, що міститься в ньому

2.

Регулятивно-комунікативна (соціальна)

Здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, за якої фізична особа має можливість упливати на згадані засоби шляхом визначення мотивів, мети, програми дій, прийняття рішень. Документ також сам може впливати на соціальні відносини залежно від призначення й ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати розвиток соціальних процесів, але й гальмувати їх

3.

Кумулятивна

Здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь

4.

Культурна

Здатність документа зберігати й передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково - технічний документ і ін.)

Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляються у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій, у свою чергу, можуть відноситись:

управлінська (регулятивна)

історичного джерела

пізнавальна (когнітивна)

обліку

правова

гедонічна

До спеціальних функцій можна також віднести: політичну, ідеологічну, художньо-естетичну, захисту інформації, грошового виразу, статистичну, джерельну, підтвердження авторського права тощо"

Кількість спеціальних функцій документа, як і можливих потреб суспільства, може бути досить значна, оскільки ці функції визначені суспільно-практичними цілями й завданнями, число яких не обмежене.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції. З часом питома вага тієї або іншої функції може змінюватися. Перераховані функції можна розділити на:

а) функції оперативного характеру, час дії яких обмежено (управлінська, правова, обліку);

б) функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела).

Так, наприклад, свідоцтво про середню освіту, або диплом про вищу освіту чи свідоцтво про підвищення кваліфікації виконують як постійно діючі функції, так і функції оперативного характеру: інформаційну, культурну, соціальну, правову та функцію історичного джерела тощо.

Характеристика спеціальних функцій документа наведена в таблиці 2.11.

Таблиця 2.11. Спеціальні функції документів

№

Назва функції

Характерні ознаки

1

2

3

1.

Управлінська (регулятивна)

Виконується документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, накази, протоколи, рішення, зведення, звіти і ін.). Ці документи відіграють визначену роль в інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні рівні прийняття й реалізації рішень керівництва

2.

Пізнавальна (когнітивна)

Здатність документа бути засобом отримання та передання знань із метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства; виявляється в забезпеченні загального й професійного процесу навчання (підручник, посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації, тобто навчальні документи), а також наукова діяльність (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, наукові документи)

3.

Правова

Здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів. Цією функцією володіють, у першу чергу, офіційні видання, історичні джерела;

- документи, що встановлюють, закріплюють чи змінюють правові норми й правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що спричиняють за собою юридичні наслідки;

- правові акти органів державної влади (закони, укази, ухвали й ін.), судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договори, документи, що посвідчують особу (паспорти, перепустки, посвідчення й т.д.), виправдувально-фінансові документи (прибуткові ордери, рахунково-платіжні відомості т.п.);

- документи, що на якийсь час набувають цієї функції, перебуваючи доказом якихось фактів у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі.

Загалом, будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово наділеним правовою функцією

4.

Історичного джерела

Здатність документа бути "зовнішньою пам'яттю" людини й суспільства в цілому, зберігати інформацію й передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція притаманна документам - пам'яткам (артефактам), які мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописна і книга, цінні та унікальні за змістом, формою та умовами існування в зовнішньому середовищі документи)

5.

Облікова

Дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язану з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їх аналізу й контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, плановій та звітній документації

б.

Гедонічна

Здатність документа бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, мистецькі видання, листівки, діафільми, магнітні фонограми тощо)

У цілому аналіз функцій текстових документів дозволяє виділити сукупні, кількісні та якісні їх характеристики.

Деякі функції становлять суть документа незалежно від волі й бажання автора, іншими документ наділяється свідомо, залежно від конкретних потреб. Зі зміною місця й ролі документа в інформаційному середовищі співвідношення між функціями змінюється, оперативна інформація перетворюється в ретроспективну.

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний документ) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенційні можливості.