3. Системи документування та їх еволюція Основні поняття

Документування - це процес створення документа.

Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" подає визначення документування управлінської інформації як "створювання службових документів, змістом яких е управлінська інформація" [2].

До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства:

змістового (соціальна інформація)

знакового (семіотична інформація)

матеріально-конструктивного (технологічного)

З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення.

Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:

- системи графічного запису;

- системи механічного запису;

- фотографічні;

- електромагнітні;

- оптичні;

- магнітооптичні;

- електростатичні;

- електронні.

Інформація на носії фіксується за допомогою певної "кодової" системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука - семіотика (від грец.- знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.

Знак - це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.

Аналізуючи будь-який документ за будь-якою класифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.

Процес документування за таких умов може бути представлений в такій формі (схема 1.1):

Схема 1.1. Складові процесу документування

Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.

Детальний аналіз способів, засобів та форм документування подано далі.