logo
Палеха Загальне документознавство

10. Види структур документа та його реквізити Характеристика видів документів відповідно до структури

Структура документа - це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи.

Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об'єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов.

Доки зберігається структура, доти й зберігається система в цілому. Руйнування чи перетворення структури документа може призвести до істотної перебудови чи його загибелі.

Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.

Характеристика видів документів відповідно до структури подана в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури

№

Назва виду

Загальна характеристика

1.

Простий документ

Окремий завершений витвір, цілісність якого визначається його змістом та логічністю викладу, зафіксований на окремій (єдиній) одиниці матеріального носія; повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (службовий лист, заява, автобіографія тощо)

2.

Складний документ

Завершений витвір, який складається з двох або більше частин, що об'єднані однією загальною темою, проблемою, метою або його автором, Й зафіксований на кількох матеріальних носіях

3.

Монодокумент

Документ, що містить один твір (монографія, підручник, карта, листівка)

4.

Полідокумент

Документ, що містить кілька творів (багатотомне видання, періодичне видання, видання, що продовжується). Як правило, має нумерацію або датування й видається в однотипному оформленні

Поділ документів на прості та складні, моно - й полідокументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватись на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках тощо.

Структура документа - це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Оскільки, офіційний документ мусить відповідати певним вимогам й бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зразок - необхідні відомості про документ, які слугують його основою.