14. Системи документації офіційного походження Загальні поняття

Система документації офіційного походження - це сукупність службових документів, що необхідні для вирішення управлінських та інших питань функціонування установи.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості та показники так і вторинну інформацію, яка надходить за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинної.

Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково-дослідної, та проектно-конструкторської діяльності, які дають нове розуміння відомих ідей і фактів. До цієї групи відносяться первинно-облікові та звітно-статистичні документи.

Вторинні документи - це в більшості оглядові, аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

До систем документації офіційного походження відносимо, перш за все, економічну (господарську), наукову, навчальну, законодавчу, судову, нотаріальну, військово-оборонну, громадсько-політичну, цивільно-реєстраційну документацію, а також документацію систем охорони здоров'я, культури, туризму та іншу базову документацію.

Також до системи документації офіційного походження належить великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної, які, як правило, протягом багатьох років, залишаючись незмінними, виконують відповідні функції. За оцінкою експертів, в управлінській сфері нині існує більше сорока функціональних систем документації.

Кожна установа, підприємство, корпорація, окреме господарство має свій певний набір функціональних підсистем документації й видів документів, сукупність яких складає її документаційний фонд. У корпоративній системі документації може бути об'єднано ряд функціональних систем, які, в цьому випадку, стають її підсистемами.

У кінцевому рахунку вся наявна сукупність систем документації офіційного походження, як спеціальної так і масової, являє собою величезну загальнодержавну систему документації.

Розвиток загальнодержавної системи документації сьогодні відбувається в двох напрямах:

- за рахунок подальшої диференціації системи, виділення й розвитку нових самостійних систем документації (підприємницької, податкової тощо);

- за рахунок інтеграції різних видів документації, що відносяться до окремих систем, та їх пристосування до комплексної обробки за умов активного впровадження нових інформаційних технологій. Чим довше розвивається суспільство, тим більше стає різновидів документації за функціональною ознакою.