Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации

Предлагаемые рекомендации (см. также рис. 2. 7) помогут повысить эффективность вашей системы хранения информации.

• Используйте подвесные файлы. В подвесных файлах удобно хранить папки, в них удобнее помещать документы. Расположенные в ящиках подвесные файлы позволяют хранить по нескольку прочных папок, содержащих информацию по одной теме.

• Маркируйте файлы разборчиво, крупными буквами. Это облегчает поиск информации.

• Располагайте на одной линии метки разделов и подразделов. Это облегчает просмотр файлов. Разделы в целях облегчения поиска можно маркировать цветными наклейками. (Сначала убедитесь в необходимости и полезности этого шага. Одна секретарша рассказала мне, что потратила целый день на раскрашивание меток массивов информации для своего начальника, а он оказался дальтоником.)

• Сделайте индексы для больших файлов справочного характера. Это облегчает поиск документов в отсутствие секретаря, препятствует дублированию информации и координирует ее совместное использование.